優化公章管理制度一、總則（一）目的為加強公司公章的管理，規范公章使用流程，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位。（三）定義1.公章：指公司正式對外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同專用章、財務專用章等。2.用章部門：指因工作需要申請使用公章的公司內部部門。3.用章人：指負責具體辦理公章使用手續的公司員工。二、公章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.公司公章由辦公室統一負責刻制，并報公司法定代表人批準。2.合同專用章、財務專用章等其他印章由相關部門提出申請，經公司法定代表人批準后，由辦公室負責刻制。3.刻制公章需選擇具有資質的正規印章制作單位，確保公章的質量和安全性。（二）啟用1.新刻制的公章啟用前，辦公室應將印模留存一份，并在公司內部進行公示。2.公章啟用時，需填寫《公章啟用申請表》，經公司法定代表人簽字確認后，由辦公室負責啟用。（三）廢止1.公章因磨損、遺失、損壞等原因需要廢止時，由辦公室提出申請，經公司法定代表人批準后，予以廢止。2.廢止的公章應及時上繳公司辦公室，并進行登記備案。3.對廢止的公章應進行妥善保管，嚴禁私自銷毀。三、公章的保管（一）保管責任1.公司公章由辦公室指定專人負責保管，保管人應具備責任心強、工作認真等條件。2.合同專用章由合同管理部門指定專人負責保管，財務專用章由財務部門指定專人負責保管。3.其他印章由使用部門指定專人負責保管。（二）保管要求1.公章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防潮、防火等設施。2.保管人應妥善保管公章，不得擅自將公章轉借他人或帶出公司使用。3.公章使用完畢后，保管人應及時將公章存放回原處，并做好相關記錄。四、公章的使用（一）使用原則1.嚴格按照規定的用途和程序使用公章，不得擅自改變公章的用途。2.使用公章必須經過審批，未經批準不得使用。3.使用公章應確保文件內容真實、合法、有效，不得在空白紙張、合同等文件上加蓋公章。（二）使用流程1.申請：用章部門填寫《公章使用申請表》，詳細注明用章事由、用章文件名稱、用章份數、用章時間等信息，并由部門負責人簽字確認。2.審批：一般性文件用章，由部門負責人審批后，報分管領導審批。重要文件、合同等用章，需經部門負責人、分管領導、公司法定代表人審批。涉及財務、人事等敏感信息的文件用章，還需相關部門負責人審批。3.用章：經審批同意后，用章人持《公章使用申請表》到公章保管人處辦理用章手續。保管人應對用章文件進行認真審核，確認無誤后，在用章位置加蓋公章，并做好蓋章登記記錄。4.登記：用章完畢后，用章人應及時將《公章使用申請表》交回辦公室存檔，辦公室應對用章情況進行定期統計和分析。（三）特殊情況用章1.因工作緊急需要當場加蓋公章的，用章人可先電話請示相關領導同意后，先行加蓋公章，但事后必須及時補辦審批手續。2.異地辦理業務需要加蓋公章的，可通過傳真、掃描等方式將用章文件發送給公章保管人，經審批同意后，由保管人在文件上加蓋公章，并將蓋章后的文件傳真或郵寄給用章人。五、公章使用的監督與檢查（一）監督職責1.公司辦公室負責對公章使用情況進行監督檢查，定期對公章保管、使用等情況進行抽查。2.審計部門負責對公章使用的合規性進行審計監督，對發現的問題及時提出整改意見。（二）檢查內容1.公章保管是否安全，是否存在遺失、損壞等情況。2.用章是否按照規定的程序進行審批，審批手續是否齊全。3.用章文件內容是否真實、合法、有效，是否存在擅自改變公章用途等違規行為。4.蓋章登記記錄是否完整、準確，是否及時存檔。（三）違規處理1.對于違反本制度規定使用公章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規使用公章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。3.構成犯罪的，依法追究刑事責任。六、附則（一）解釋權本制度由公司辦公室負責解釋。（二）修訂本制度如