會務服務管理制度一、總則（一）目的為了規范公司會務服務工作，提高會務服務質量和效率，確保各類會議的順利召開，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部組織召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東會、管理層會議、部門會議、員工大會等。（三）基本原則1.高效原則：以快速、準確的服務，保障會議按時、有序進行。2.專業原則：會務服務人員應具備專業的知識和技能，提供優質、規范的服務。3.細致原則：注重細節，從會議籌備到結束，確保各項服務無差錯。4.保密原則：對會議涉及的機密信息嚴格保密，不得泄露。二、會務服務職責分工（一）會務服務團隊1.團隊組成：由資深會務主管、會務專員、技術支持人員、后勤保障人員等組成。2.職責分工會務主管全面負責會務服務團隊的管理和協調工作。制定會務服務計劃和流程，并監督執行。與會議組織者溝通，了解會議需求，確保服務符合要求。對重大會議進行現場指揮，及時解決突發問題。會務專員根據會議安排，負責會議場地的布置、設備調試等工作。會議期間，提供茶水、咖啡等飲品服務，做好會議記錄等輔助工作。協助與會人員解決臨時需求，維護會議秩序。技術支持人員負責會議所需的音響、燈光、投影儀等設備的安裝、調試和維護。確保會議期間設備正常運行，及時處理技術故障。后勤保障人員負責會議場地的清潔衛生、餐飲安排等后勤保障工作。準備會議所需的文具、文件袋等物品。協助會務專員進行會議場地的布置和清理。（二）會議組織者1.負責提出會議需求，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程等。2.與會務服務團隊溝通會議細節，確保服務方案符合要求。3.對會議效果進行評估，提出改進建議。三、會議籌備（一）會議需求溝通1.會議組織者提前[X]個工作日將會議需求以書面形式提交給會務服務團隊。2.會務服務團隊接到需求后，及時與會議組織者溝通，確認會議的各項細節，如有疑問及時反饋。（二）場地安排1.根據會議規模和性質，選擇合適的會議場地。2.提前檢查場地的設施設備，確保其正常運行。3.按照會議要求進行場地布置，包括桌椅擺放、橫幅懸掛、資料擺放等。（三）設備準備1.根據會議需要，準備好音響、燈光、投影儀、麥克風等設備。2.提前調試設備，確保其性能良好，畫面清晰、聲音正常。3.準備好備用設備，以防萬一。（四）資料準備1.根據會議議程，準備好相關的文件、資料、發言稿等。2.將資料分類整理，裝入文件袋，并標明會議名稱、參會人員等信息。3.在會議開始前，將資料發放到參會人員手中。（五）餐飲安排1.根據會議時間和參會人數，確定餐飲標準和形式。2.選擇合適的餐飲供應商，提前預訂餐飲。3.在會議期間，按時提供餐飲服務，確保食品衛生和質量。（六）人員培訓1.對會務服務人員進行培訓，使其熟悉會議流程和服務要求。2.培訓內容包括服務禮儀、溝通技巧、設備操作等。3.定期組織培訓，不斷提高會務服務人員的業務水平。四、會議服務（一）會前服務1.提前[X]分鐘到達會議場地，進行最后的準備工作。2.檢查設備運行情況，確保會議按時開始。3.在會議室門口迎接參會人員，引導其就座，并提供茶水、咖啡等飲品。（二）會中服務1.會議期間，保持會議室的安靜和整潔，及時清理垃圾。2.關注會議進程，根據需要提供文具、文件等物品。3.協助會議組織者進行會議記錄，如有需要及時提供技術支持。4.注意觀察參會人員的需求，及時提供幫助。（三）會后服務1.會議結束后，引導參會人員有序離開會議室。2.清理會議場地，整理桌椅，關閉設備電源。3.對會議設備進行檢查和維護，如有損壞及時報修。4.將會議資料收集整理，交回會議組織者。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.會務專員負責會議記錄工作，記錄內容應準確、完整。2.記錄會議的時間、地點、參會人員、議程、發言內容、決議等。3.采用電子記錄和紙質記錄相結合的方式，確保記錄的準確性和可追溯性。（二）會議紀要1.會議結束后，會務專員應及時整理會議紀要。2.會議紀要應突出會議的重點內容和決議，語言簡潔明了。3.會議紀要經會議組織者審核后，發送給參會人員和相關部門。六、會議保密管理（一）保密要求1.會務服務人員應對會議涉及的機密信息嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.會議期間，嚴禁在會議場地內使用手機等電子設備進行拍照、錄音、錄像等行為。3.對會議資料和文件要妥善保管，不得隨意丟棄或外傳。（二）保密措施1.對會議場地進行保密管理，設置門禁系統，限制無關人員進入。2.在會議資料上標明保密標識，提醒參會人員注意保密。3.對會議記錄和紀要進行加密存儲，只有授權人員才能訪問。七、會議評估與改進（一）評估方式1.會議結束后，會議組織者應對會議服務進行評估，填寫評估表。2.評估內容包括服務質量、設備運行情況、會議效果等方面。3.參會人員也可對會議服務提出意見和建議。（二）改進措施1.會務服務團隊根據評估結果和意見建議，分析存在的問題和不足。2.制定改進措施，明確責任人和時間節點，及時進行整改。3.定期對改進措施的執行情況進行檢查和評估，不斷提高會務服務質量。八、費用管理（一）費用預算1.會務服務團隊根據會議需求，編制會務服務費用預算。2.費用預算包括場地租賃、設備租賃、餐飲、文具、資料等費用。3.費用預算經會議組織者審核后，報公司領導審批。（二）費用報銷1.會務服務結束后，會務服務團隊應及時整理費用報銷憑證。2.費用報銷憑證應包括發票、合同、清單等，確保其真實、合法、有效。3.按照公司財務制度的規定，辦理費用報銷手續。九、應急處理（一）應急預案制定1.針對可能出現的突發情況，如設備故障、人員突發疾病等，制定應急預案。2.應急預案應明確應急處理流程、責任人和聯系方式。（二）應急處理措施1.發生突發情況時，會務服務人員應立即按照應急預案進行處理