會(huì)所庫(kù)存管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)會(huì)所庫(kù)存管理，確保庫(kù)存物資的安全、完整，合理控制庫(kù)存水平，提高物資使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于會(huì)所內(nèi)各類物資的庫(kù)存管理，包括但不限于食品飲料、客房用品、辦公用品、清潔用品、設(shè)備備件等。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：確保庫(kù)存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，賬實(shí)相符。及時(shí)性原則：及時(shí)記錄物資的出入庫(kù)情況，保證庫(kù)存信息的實(shí)時(shí)更新。安全性原則：采取有效措施保障庫(kù)存物資的安全，防止損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。經(jīng)濟(jì)性原則：合理控制庫(kù)存水平，避免積壓或缺貨，降低庫(kù)存成本。二、庫(kù)存管理職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)會(huì)所運(yùn)營(yíng)需求，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)問(wèn)題，如退換貨、質(zhì)量糾紛等。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)庫(kù)存物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管、盤(pán)點(diǎn)等工作。按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和條件，妥善保管庫(kù)存物資，確保物資質(zhì)量不受損。定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理庫(kù)存差異。根據(jù)庫(kù)存情況，及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)反饋物資短缺或積壓信息，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。3.使用部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，提出物資領(lǐng)用申請(qǐng)，明確領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。合理使用領(lǐng)用的物資，避免浪費(fèi)和濫用，提高物資使用效率。協(xié)助倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好庫(kù)存物資的盤(pán)點(diǎn)工作，提供相關(guān)物資使用情況的信息。4.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)制定庫(kù)存物資的核算方法，建立健全庫(kù)存物資賬目，進(jìn)行準(zhǔn)確的賬務(wù)處理。定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)，監(jiān)督庫(kù)存管理情況，確保庫(kù)存物資的價(jià)值準(zhǔn)確反映在財(cái)務(wù)報(bào)表中。根據(jù)庫(kù)存管理部門(mén)提供的盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，進(jìn)行庫(kù)存物資的盈虧核算，并及時(shí)調(diào)整賬務(wù)。三、庫(kù)存物資的采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃的制定各使用部門(mén)應(yīng)于每月末根據(jù)下月的業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)物資需求申請(qǐng)表，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)對(duì)各使用部門(mén)提交的物資需求申請(qǐng)表進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫(kù)存實(shí)際情況，確定下月的采購(gòu)需求，并編制采購(gòu)計(jì)劃草案。采購(gòu)計(jì)劃草案經(jīng)采購(gòu)部門(mén)審核后，報(bào)會(huì)所管理層審批。管理層根據(jù)會(huì)所的財(cái)務(wù)預(yù)算、經(jīng)營(yíng)狀況等因素，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和確定，最終形成正式的采購(gòu)計(jì)劃。2.供應(yīng)商的選擇與管理采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、交易情況等。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或淘汰。3.采購(gòu)合同的簽訂采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。4.采購(gòu)訂單的執(zhí)行與跟蹤采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，并跟蹤訂單的執(zhí)行情況。采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題等情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施，如催貨、換貨、退貨等，并向管理層匯報(bào)。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)在收到采購(gòu)物資后，應(yīng)按照規(guī)定的驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量等不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決。四、庫(kù)存物資的驗(yàn)收與入庫(kù)管理1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面。對(duì)于食品飲料等有保質(zhì)期要求的物資，應(yīng)檢查其生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息，確保物資在保質(zhì)期內(nèi)。對(duì)于設(shè)備備件等物資，應(yīng)進(jìn)行功能測(cè)試，確保其性能符合要求。2.驗(yàn)收程序采購(gòu)物資到貨前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地等。物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)驗(yàn)收人員應(yīng)首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單的一致性，包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行逐一檢查，如發(fā)現(xiàn)物資存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)驗(yàn)收不合格報(bào)告，并注明問(wèn)題的詳細(xì)情況。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。3.入庫(kù)手續(xù)辦理倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，對(duì)驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)人員應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并填寫(xiě)入庫(kù)單，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期、存放位置等信息。入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，作為庫(kù)存物資保管的依據(jù)；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，作為記賬的憑證；一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)，作為采購(gòu)業(yè)務(wù)結(jié)算的參考。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將入庫(kù)物資的信息錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。五、庫(kù)存物資的存儲(chǔ)與保管管理1.存儲(chǔ)方式倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、特點(diǎn)、用途等因素，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如分類存儲(chǔ)、分區(qū)存儲(chǔ)、貨架存儲(chǔ)、密封存儲(chǔ)等。對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物資，應(yīng)設(shè)置專門(mén)的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施，如防火、防爆、防毒、防盜等。對(duì)于食品飲料等物資，應(yīng)按照食品衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，保持存儲(chǔ)環(huán)境的清潔衛(wèi)生，防止污染和變質(zhì)。2.存儲(chǔ)條件倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持適宜的溫度、濕度、通風(fēng)等環(huán)境條件，以確保物資的質(zhì)量不受影響。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的物資，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的條件進(jìn)行存儲(chǔ)。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防、安全設(shè)施和設(shè)備，如滅火器、消火栓、報(bào)警器、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、有序，通道暢通，嚴(yán)禁在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)堆放雜物和易燃、易爆物品。3.物資保管措施倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立物資保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫(kù)情況、庫(kù)存數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息，并定期進(jìn)行核對(duì)和更新。對(duì)于貴重物資、易損物資、有保質(zhì)期要求的物資等，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)保管，采取特殊的防護(hù)措施，如加鎖、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行巡查，檢查物資的存儲(chǔ)狀況、質(zhì)量情況等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理，并做好記錄。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。六、庫(kù)存物資的領(lǐng)用與發(fā)放管理1.領(lǐng)用申請(qǐng)使用部門(mén)如需領(lǐng)用庫(kù)存物資，應(yīng)填寫(xiě)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。物資領(lǐng)用申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批后，方可提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。2.發(fā)放審批倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收到物資領(lǐng)用申請(qǐng)表后，應(yīng)首先核對(duì)庫(kù)存情況，確保有足夠的庫(kù)存可供發(fā)放。對(duì)于貴重物資、限量發(fā)放物資等，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可發(fā)放。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，辦理物資發(fā)放手續(xù)，填寫(xiě)物資發(fā)放單，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用日期等信息。3.發(fā)放方式倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照物資領(lǐng)用申請(qǐng)表的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)放物資。發(fā)放方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇，如直接發(fā)放、集中發(fā)放、配送發(fā)放等。對(duì)于大件物資或批量物資的發(fā)放，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，確保物資的安全運(yùn)輸和交付。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在物資發(fā)放后，及時(shí)更新庫(kù)存管理系統(tǒng)中的庫(kù)存信息，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。七、庫(kù)存物資的盤(pán)點(diǎn)管理1.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃制定倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月、每季度或每半年進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，每年進(jìn)行一次年終盤(pán)點(diǎn)。在每次盤(pán)點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)的范圍、時(shí)間、人員分工、盤(pán)點(diǎn)方法等內(nèi)容，并報(bào)會(huì)所管理層審批。2.盤(pán)點(diǎn)實(shí)施盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃的要求，對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)、核對(duì)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真記錄物資的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、存放位置等信息，并與庫(kù)存管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)。如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存差異，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告，注明差異的詳細(xì)情況，包括差異的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、差異原因等，并提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)果處理倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人收到盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)差異原因進(jìn)行調(diào)查分析，查明原因后提出處理意見(jiàn)。對(duì)于因人為因素導(dǎo)致的庫(kù)存差異，如收發(fā)錯(cuò)誤、保管不善等，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并采取相應(yīng)的糾正措施，如調(diào)整賬目、追回?fù)p失等。對(duì)于因自然損耗、合理?yè)p耗等原因?qū)е碌膸?kù)存差異，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行核銷，并調(diào)整庫(kù)存賬目。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤(pán)點(diǎn)工作情況，分析庫(kù)存管理中存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施和建議。盤(pán)點(diǎn)報(bào)告經(jīng)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)會(huì)所管理層審批。八、庫(kù)存物資的報(bào)廢與處置管理1.報(bào)廢條件庫(kù)存物資因損壞、變質(zhì)、過(guò)期、淘汰等原因無(wú)法繼續(xù)使用或無(wú)使用價(jià)值的，可申請(qǐng)報(bào)廢。對(duì)于已損壞但可修復(fù)的物資，應(yīng)先進(jìn)行修復(fù)，如修復(fù)后仍無(wú)法滿足使用要求的，再申請(qǐng)報(bào)廢。2.報(bào)廢申請(qǐng)與審批使用部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存物資符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)物資報(bào)廢申請(qǐng)表，注明報(bào)廢物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)對(duì)物資報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行資產(chǎn)核銷審批。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和財(cái)務(wù)制度，對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審批，并在審批通過(guò)后通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)進(jìn)行報(bào)廢處置。3.報(bào)廢處置方式對(duì)于報(bào)廢物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)、特點(diǎn)等選擇合適的處置方式，如變賣(mài)、捐贈(zèng)、回收、銷毀等。對(duì)于有回收價(jià)值的報(bào)廢物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)聯(lián)系專業(yè)的回收公司進(jìn)行回收處理，并做好回收記錄。回收款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳財(cái)務(wù)部門(mén)，納入公司統(tǒng)一核算。對(duì)于無(wú)回收價(jià)值或法律法規(guī)規(guī)定必須銷毀的報(bào)廢物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，確保報(bào)廢物資得到妥善處置，防止造成環(huán)境污染或其他不良影響。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)在報(bào)廢物資處置后，及時(shí)更新庫(kù)存管理系統(tǒng)中的庫(kù)存信息，并將報(bào)廢處置情況報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。九、庫(kù)存管理的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存管理情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查庫(kù)存管理制度的執(zhí)行情況、庫(kù)存物資的收發(fā)存情況、庫(kù)存賬目與實(shí)際庫(kù)存的相符情況等。內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)通過(guò)查閱相關(guān)文件、賬目、記錄，實(shí)地盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存物資等方式，對(duì)庫(kù)存管理進(jìn)行全面審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告。對(duì)于內(nèi)部審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，確保庫(kù)存管理工作規(guī)范、有序。2.管理層監(jiān)督檢查會(huì)所管理層應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，了解庫(kù)存管理制度的執(zhí)行情況、庫(kù)存物資的儲(chǔ)備水平、庫(kù)存成本控制情況等。管理層可通過(guò)聽(tīng)取匯報(bào)、查閱資料、實(shí)地查看等方式，對(duì)庫(kù)存管理工作進(jìn)行檢查，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和要求。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照管理層的要求，及時(shí)整改庫(kù)存管理中存在的問(wèn)題，并將整改情況向管理層匯報(bào)。3.定期考核評(píng)估會(huì)所應(yīng)建立庫(kù)存管理工作考核評(píng)估機(jī)制，對(duì)采購(gòu)