會展設施管理制度一、總則1.目的為加強公司會展設施的管理，確保會展設施的正常使用，提高設施的利用率，保障會展活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有會展設施的管理，包括但不限于展覽場地、展示設備、音響燈光系統、會議桌椅等。3.職責分工行政部門負責會展設施的整體規劃、采購、驗收、登記、調配和報廢處理。定期對會展設施進行維護、保養和檢查，確保設施處于良好運行狀態。制定會展設施的使用規范和操作流程，并監督執行。使用部門根據實際需求提前向行政部門申請使用會展設施，并按照規定的時間和方式使用。負責本部門所使用會展設施的日常清潔和簡單維護，發現問題及時報告行政部門。配合行政部門做好會展設施的盤點和清查工作。財務部門負責審核會展設施采購、維修等費用的報銷，確保費用支出合理合規。協助行政部門做好會展設施的成本核算和預算控制工作。二、設施采購與驗收1.采購計劃各部門根據會展業務需求，提前[X]個月向行政部門提交會展設施采購申請，詳細說明采購設施的名稱、規格、數量、用途等。行政部門結合公司實際情況和預算安排，對采購申請進行匯總和審核，制定年度會展設施采購計劃。2.采購實施行政部門按照采購計劃，通過招標、詢價、談判等方式選擇合格的供應商進行采購。在采購過程中，要嚴格按照公司采購流程，簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，確保采購的設施符合質量要求和使用需求。3.驗收標準會展設施到貨后，行政部門會同使用部門按照采購合同和相關標準進行驗收。驗收內容包括設施的規格、型號、數量、外觀質量、性能指標等，確保設施無損壞、無缺陷，能夠正常使用。對于大型或重要的會展設施，可邀請專業技術人員或第三方檢測機構進行驗收。4.驗收記錄驗收合格后，驗收人員應填寫《會展設施驗收單》，詳細記錄驗收情況，包括設施名稱、規格、數量、供應商、驗收結果等，并由驗收人員簽字確認。《會展設施驗收單》一式三份，行政部門、使用部門和財務部門各留存一份，作為設施入賬、使用和報銷的依據。三、設施登記與調配1.登記管理行政部門對驗收合格的會展設施進行詳細登記，建立《會展設施臺賬》，記錄設施的名稱、規格、型號、購置時間、購置價格、使用部門、存放地點等信息。《會展設施臺賬》應定期更新，確保賬物相符。2.調配原則根據會展活動的實際需求和設施的使用情況，行政部門負責會展設施的統一調配。調配設施時，應優先考慮內部調配，提高設施的利用率，降低使用成本。在調配設施過程中，要確保設施的安全運輸和完好無損，避免因調配不當造成設施損壞。3.調配流程使用部門如需調配會展設施，應提前向行政部門提交《會展設施調配申請表》，說明調配原因、設施名稱、規格、數量、預計使用時間等。行政部門審核《會展設施調配申請表》，根據設施庫存情況和其他部門的使用需求進行調配，并及時通知相關部門辦理設施交接手續。設施交接時，雙方應在《會展設施交接清單》上簽字確認，明確設施的數量、狀態等信息。四、設施使用與維護1.使用規范使用部門應按照會展設施的使用說明書和操作流程正確使用設施，嚴禁違規操作。在使用會展設施過程中，要注意愛護設施，保持設施的清潔和完好，不得隨意拆卸、改裝或損壞設施。使用完畢后，應及時關閉設施電源，清理場地，將設施歸還原位。2.日常維護使用部門負責本部門所使用會展設施的日常清潔和簡單維護，如擦拭灰塵、清潔屏幕、檢查設備連接等。行政部門定期組織對會展設施進行全面維護和保養，包括設備的調試、潤滑、緊固、更換易損件等，確保設施性能良好。對于專業性較強的會展設施，行政部門應聯系專業維修人員進行定期維護和保養。3.故障維修會展設施出現故障時，使用部門應及時報告行政部門。行政部門接到報告后，應立即組織維修人員進行檢查和維修，確保設施盡快恢復正常使用。對于因使用不當或人為原因造成的設施損壞，使用部門應承擔相應的維修費用。維修人員應詳細記錄設施故障情況、維修過程和維修結果，填寫《會展設施維修記錄單》，并由維修人員和使用部門負責人簽字確認。五、設施盤點與清查1.盤點計劃行政部門每年定期組織會展設施盤點工作，制定詳細的盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工等。盤點計劃應提前通知各使用部門，要求其做好準備工作。2.盤點方法盤點采用實地盤點的方法，對會展設施的數量、狀態、存放地點等進行逐一核對。盤點過程中，要認真填寫《會展設施盤點表》，記錄設施的實際情況與臺賬記錄的差異。3.清查結果處理盤點結束后，行政部門對盤點結果進行匯總和分析，編制《會展設施盤點報告》。對于賬實不符的情況，要查明原因，屬于正常損耗的，按照規定進行賬務處理；屬于人為原因造成的，要追究相關人員的責任，并及時調整臺賬記錄。根據盤點結果，對會展設施的管理情況進行評估，總結經驗教訓，提出改進措施，不斷完善會展設施管理制度。六、設施報廢與處置1.報廢條件會展設施符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過規定使用年限，且技術性能落后，無法滿足會展業務需求的。因自然災害、意外事故等原因造成嚴重損壞，無法修復或修復成本過高的。因技術進步等原因，被新型設備替代，且無使用價值的。2.報廢申請使用部門或行政部門發現會展設施符合報廢條件時，應填寫《會展設施報廢申請表》，詳細說明設施名稱、規格、型號、購置時間、報廢原因等，并提交相關證明材料。《會展設施報廢申請表》經使用部門負責人、行政部門審核和公司領導批準后，方可進行報廢處理。3.報廢處置經批準報廢的會展設施，行政部門應按照公司資產處置規定進行處置，可采用出售、捐贈、報廢拆解等方式。在報廢處置過程中，要做好相關記錄，確保資產處置合法合規。報廢處置收入應及時上繳公司財務部門，統一核算管理。七、安全管理1.安全責任行政部門負責制定會展設施安全管理制度，明確各部門和人員的安全責任。使用部門應嚴格遵守安全管理制度，加強對本部門所使用會展設施的安全管理，確保設施使用安全。2.安全檢查行政部門定期組織對會展設施進行安全檢查，重點檢查設施的電氣系統、消防設施、安全防護裝置等是否完好有效。使用部門在每次使用會展設施前，應對設施進行安全自查，發現安全隱患及時報告并整改。3.安全教育行政部門定期組織會展設施使用人員進行安全教育培訓