會展經營管理制度一、總則（一）目的為規范公司會展經營活動，提高會展服務質量和管理水平，確保會展業務的順利開展，實現公司的經營目標，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有與會展經營相關的部門和人員，包括但不限于會展策劃部、市場營銷部、客戶服務部、財務部、行政部等。（三）基本原則1.合法合規原則：會展經營活動必須遵守國家法律法規和相關政策要求。2.客戶至上原則：以客戶需求為導向，提供優質、高效、個性化的會展服務，滿足客戶期望，提高客戶滿意度。3.質量第一原則：嚴格把控會展項目的各個環節，確保會展活動的質量和效果，樹立公司良好的品牌形象。4.效益優先原則：在保證會展質量和服務水平的前提下，合理控制成本，提高經營效益，實現公司可持續發展。5.團隊協作原則：各部門之間要密切配合、協同工作，形成高效的團隊合作機制，共同完成會展項目。二、會展項目策劃與立項（一）市場調研1.會展策劃部應定期收集、分析國內外會展市場動態、行業趨勢、競爭對手信息等，為會展項目策劃提供依據。2.根據市場調研結果，結合公司業務發展戰略和目標客戶需求，提出會展項目策劃的初步設想。（二）項目策劃1.會展策劃部負責制定詳細的會展項目策劃方案，內容包括項目主題、時間、地點、規模、展品范圍、活動內容、宣傳推廣計劃、預算等。2.策劃方案應充分考慮市場需求、客戶利益、行業特點等因素，確保項目具有創新性、可行性和吸引力。3.在策劃過程中，應與市場營銷部、客戶服務部等相關部門進行溝通協調，廣泛征求意見，對策劃方案進行優化完善。（三）項目立項1.會展策劃部將策劃方案提交公司管理層審批，經批準后正式立項。2.立項后，成立會展項目專項工作小組，明確各成員的職責分工，確保項目順利推進。三、會展項目籌備（一）場地租賃與布置1.根據會展項目規模和要求，市場營銷部負責聯系合適的會展場地，并簽訂租賃合同。2.會展策劃部負責制定場地布置方案，包括展位設計、搭建、裝飾等，確保場地布置符合項目主題和風格要求。3.在場地布置過程中，要嚴格遵守相關安全規定，確保施工安全。（二）展品組織與運輸1.客戶服務部負責與參展商溝通協調，確定展品清單和運輸要求。2.根據展品清單，安排專人負責展品的組織、包裝、運輸等工作，確保展品安全、按時到達會展現場。3.在展品運輸過程中，要做好跟蹤和記錄工作，及時解決運輸過程中出現的問題。（三）宣傳推廣1.市場營銷部制定會展項目宣傳推廣計劃，明確宣傳渠道、宣傳內容、宣傳時間等。2.宣傳渠道包括但不限于網站、社交媒體、行業媒體、郵件營銷、線下活動等，要根據目標客戶群體的特點和需求，選擇合適的宣傳渠道進行推廣。3.設計制作宣傳資料，如海報、宣傳單頁、邀請函等，確保宣傳資料內容準確、形象、有吸引力。4.定期對宣傳推廣效果進行評估和分析，根據評估結果及時調整宣傳策略和內容，提高宣傳效果。（四）活動組織與安排1.會展策劃部負責制定會展期間的活動計劃，包括開幕式、論壇、研討會、頒獎典禮等。2.明確活動的時間、地點、參與人員、議程安排等，確保活動組織有序、順利進行。3.提前做好活動現場的布置、設備調試、人員安排等準備工作，確保活動效果達到預期目標。（五）人員培訓1.行政部負責組織會展項目相關人員的培訓工作，包括服務禮儀、專業知識、應急處理等方面的培訓。2.通過培訓，提高員工的業務水平和服務意識，確保為參展商和觀眾提供優質、高效的服務。3.培訓結束后，應對員工的培訓效果進行考核，考核結果作為員工績效評估的重要依據。四、會展項目實施（一）現場管理1.會展項目專項工作小組負責會展現場的整體管理和協調工作，確保各項工作有序進行。2.安排專人負責現場的安全保衛、環境衛生、設備維護等工作，為參展商和觀眾提供良好的參展環境。3.加強對會展現場的巡查，及時發現和解決現場出現的問題，確保會展活動順利進行。（二）客戶服務1.客戶服務部在會展現場設立服務臺，為參展商和觀眾提供咨詢、引導、投訴處理等服務。2.及時收集客戶反饋意見，對客戶提出的問題要認真記錄，并協調相關部門及時解決，確保客戶滿意度。3.定期對客戶服務工作進行總結和分析，不斷改進服務質量和水平。（三）活動執行1.按照活動計劃，認真組織實施各項活動，確保活動的順利進行和效果。2.在活動執行過程中，要注意與參與人員的溝通協調，及時調整活動安排，確保活動達到預期目標。3.活動結束后，對活動進行總結和評估，分析活動的優點和不足之處，為今后的活動組織提供經驗參考。五、會展項目結算與評估（一）結算1.財務部負責會展項目的費用結算工作，根據合同約定和實際發生的費用，及時與參展商、服務商等進行結算。2.結算過程中，要嚴格審核各項費用的支出，確保費用支出合理、合規。3.定期編制會展項目財務報表，向公司管理層匯報項目的財務狀況。（二）評估1.會展項目結束后，會展策劃部負責組織相關部門對項目進行評估。2.評估內容包括項目目標達成情況、客戶滿意度、經濟效益、社會效益等方面。3.通過評估，總結項目經驗教訓，分析存在的問題和不足，提出改進措施和建議，為今后的會展項目策劃和實施提供參考。六、會展項目風險管理（一）風險識別1.會展項目專項工作小組負責對會展項目可能面臨的風險進行識別，包括但不限于市場風險、政策風險、自然風險、安全風險、質量風險等。2.定期對會展項目進行風險排查，及時發現潛在的風險因素。（二）風險評估1.對識別出的風險因素進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，確定風險等級，為風險應對措施的制定提供依據。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施，包括風險規避、風險減輕、風險轉移、風險接受等。2.明確風險應對措施的責任部門和責任人，確保風險應對措施得到有效落實。3.定期對風險應對措施的實施效果進行評估和調整，確保風險始終處于可控狀態。七、會展項目檔案管理（一）檔案收集1.會展項目專項工作小組負責收集會展項目過程中產生的各類文件、資料、圖片、視頻等檔案資料。2.檔案資料應包括項目策劃方案、立項文件、場地租賃合同、展品清單、宣傳資料、活動記錄、客戶反饋意見等。（二）檔案整理與歸檔1.對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案管理的相關要求進行編號、裝訂、編目等工作。2.將整理好的檔案資料及時歸檔，建立電子和紙質檔案，確保檔案資料的完整性和可查性。（三）檔案保管與利用1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保檔案資料的安全保管。2.制定檔案查閱