會計歸檔管理制度一、總則1.目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有序，充分發揮會計檔案在公司經濟管理中的作用，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及財政部、國家檔案局聯合發布的《會計檔案管理辦法》等有關規定，結合本公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。3.定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。4.管理原則會計檔案管理應遵循統一領導、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的內容1.會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經濟業務發生時取得或填制的，用以記錄和證明經濟業務發生或完成情況的憑證，如發票、收據、報銷單等；記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿依據的憑證。2.會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。總賬是根據總分類科目開設賬戶，用來登記全部經濟業務，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細賬是根據明細分類科目設置的，用來對會計要素的具體內容進行明細分類核算的賬簿；日記賬是按照經濟業務發生或完成的時間先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿；固定資產卡片是記錄固定資產詳細信息的卡片，包括固定資產名稱、型號、規格、購置日期、原值、折舊等；其他輔助性賬簿是對某些在序時賬簿和分類賬簿中未能記載或記載不全的經濟業務進行補充登記的賬簿。3.財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。月度、季度、半年度財務會計報告通常僅指會計報表，會計報表至少應當包括資產負債表、利潤表、現金流量表等；年度財務會計報告是全面反映公司年度財務狀況、經營成果和現金流量的書面文件，包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書等。4.其他會計資料包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案的歸檔要求1.整理要求會計憑證應按記賬憑證編號順序，連同所附原始憑證一并整理裝訂成冊，加具封面、封底，在裝訂線上加封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。會計賬簿應在年度終了后，按照總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿的順序進行整理，活頁賬簿應抽出空白頁并撤掉賬夾，裝訂成冊。財務會計報告應按時間順序整理，加具封面，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、報表名稱等。其他會計資料應按照類別和形成時間順序進行整理，分別裝訂成冊或裝盒，并在封面或盒面上注明資料名稱、年度、月份等。2.編號要求會計檔案應進行編號，以便于查找和管理。編號應遵循唯一性、系統性、穩定性的原則。會計憑證可按年度和月份進行編號，如“20XX年X月第X號”。會計賬簿可按年度進行編號，如“20XX年總賬”、“20XX年明細賬”等。財務會計報告可按年度進行編號，如“20XX年度財務會計報告”。其他會計資料可按類別和年度進行編號，如“20XX年銀行存款余額調節表”、“20XX年會計檔案移交清冊”等。3.標識要求會計檔案應在封面、封底、脊背等部位加蓋單位公章，并注明檔案名稱、年度、月份、保管期限等信息。會計憑證應在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數等信息。會計賬簿應在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數等信息。財務會計報告應在封面上注明單位名稱、年度、月份、報表名稱、報表份數等信息。其他會計資料應在封面或盒面上注明資料名稱、年度、月份、保管期限等信息。四、會計檔案的保管期限1.定期保管期限會計檔案的定期保管期限分為10年和30年兩類。會計憑證、會計賬簿（總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿）、會計檔案移交清冊保管期限為30年。月度、季度、半年度財務會計報告、銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表保管期限為10年。年度財務會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書保管期限為永久。2.保管期限的計算會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。五、會計檔案的保管1.保管部門公司財務部門負責會計檔案的整理、裝訂、保管等工作，并指定專人負責會計檔案的日常管理。2.保管地點會計檔案應存放在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全措施，確保會計檔案的安全。3.保管要求會計檔案應分類存放，便于查找和利用。定期對會計檔案進行檢查和核對，確保會計檔案的完整性和準確性。對電子會計檔案應進行備份，并存儲在不同的介質上，如光盤、硬盤等，同時定期進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。嚴格遵守會計檔案的借閱制度，未經批準，不得擅自查閱、復制、借出會計檔案。六、會計檔案的借閱1.借閱范圍公司內部人員因工作需要查閱會計檔案的，應按照規定辦理借閱手續；外部單位因審計、稅務檢查等工作需要查閱會計檔案的，應持單位介紹信，并經公司財務部門負責人批準后，方可查閱。2.借閱手續借閱人應填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、年度、月份、借閱期限等信息，并經所在部門負責人簽字同意。財務部門負責人對《會計檔案借閱申請表》進行審核，批準后在申請表上簽字，并安排專人負責辦理借閱手續。借閱人應在借閱登記冊上簽字，領取會計檔案，并按照規定的期限歸還。3.借閱期限公司內部人員借閱會計檔案的期限一般不得超過10個工作日；外部單位借閱會計檔案的期限一般不得超過3個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應經財務部門負責人批準。4.借閱要求借閱人應妥善保管會計檔案，不得轉借、涂改、損壞、丟失會計檔案。借閱人應在規定的期限內歸還會計檔案，如需延期歸還的，應提前辦理續借手續。借閱人歸還會計檔案時，財務部門應進行檢查，如發現會計檔案有損壞、丟失等情況的，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。七、會計檔案的銷毀1.銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，應由公司財務部門提出銷毀意見，會同檔案管理部門共同鑒定，編造會計檔案銷毀清冊，報公司負責人批準后，方可銷毀。2.銷毀程序財務部門應編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀會計檔案的名稱、年度、月份、冊數、起止號碼、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并由財務部門負責人和檔案管理部門負責人簽字確認。公司負責人對《會計檔案銷毀清冊》進行審批，批準后在銷毀清冊上簽字。財務部門和檔案管理部門應共同派人監銷會計檔案。監銷人在銷毀會計檔案前，應按照銷毀清冊所列內容進行清點核對；銷毀后，應在銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監銷情況報告公司負責人。3.不得銷毀的會計檔案保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。八、會計檔案的信息化管理1.電子會計檔案的形成公司應按照國家有關規定和公司內部管理制度，及時將會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計資料進行電子化處理，形成電子會計檔案。電子會計檔案應符合國家統一的會計制度規定的格式和要求，并與其元數據一并保存。2.電子會計檔案的存儲電子會計檔案應存儲在磁性介質或光盤等存儲介質上，并定期進行備份。備份應存儲在不同的物理地點，以防止數據丟失。同時，應建立電子會計檔案存儲管理制度，確保電子會計檔案的安全存儲。3.電子會計檔案的管理公司應建立電子會計檔案管理系統，對電子會計檔案進行分類、編號、存儲、檢索、利用等管理。電子會計檔案管理系統應具備權限管理、數據加密、數據備份、數據恢復等功能，確保電子會計檔案的安全和有效利用。4.電子會計檔案的移交公司因撤銷、合并等原因終止的，應當按照國家有關規定辦理會計檔案移交手續。電子會計檔案移交時，應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，并按照國家有關規定辦理交接手續。九、監督與檢查1.監督部門公司審計部門負責對會計檔案管理工作進行監督檢查，確保會計檔案管理工作符合國家有關規定和公司內部管理制度的要求。2.檢查內容會計檔案的整理、裝訂、保管等工作是否符合規定要求。會計檔案的編號、標識是否清晰、準確。會計檔案的保管期限是否符合規定要求。會計檔案的借閱、銷毀等手續是否齊全、合規。電子會計檔案的管理是否符合國家有關規定和公司內部管理制度的要求。3.檢查方式定期檢查：審計部門每年定期對會計檔案管理工作