會議列支管理制度總則1.目的為了加強公司會議管理，規范會議列支行為，提高會議效率，控制會議成本，確保會議活動的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部組織召開的各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專項工作會議、培訓會議等。3.基本原則合規性原則：會議列支應嚴格遵守國家法律法規及公司相關財務制度的規定。必要性原則：會議的召開應具有明確的目的和必要性，避免不必要的會議開支。預算控制原則：會議列支應納入公司年度預算管理，嚴格控制預算執行，確保費用不超支。節儉高效原則：在保證會議質量和效果的前提下，盡量節約會議成本，提高會議效率。會議分類及相關規定1.公司例會定義：公司例會是由公司管理層主持召開的，定期舉行的會議，旨在傳達公司決策、部署工作任務、協調部門間工作等。參會人員：公司領導、各部門負責人等。會議頻率：每周[X]次，具體時間根據公司安排確定。會議列支范圍：包括會議室租賃費用、會議資料印刷費用、茶水飲品費用等。2.部門會議定義：部門會議是由各部門自行組織召開的，用于部門內部工作溝通、任務分配、問題討論等的會議。參會人員：部門全體員工或相關人員。會議頻率：根據部門工作需要自行確定，一般每周[X]次。會議列支范圍：原則上不得列支與會議無關的費用，如確有必要，可列支少量的紙張、筆等辦公用品費用。3.專項工作會議定義：專項工作會議是針對公司特定的專項工作或項目召開的會議，旨在研究解決專項工作中的問題、推進工作進展等。參會人員：與專項工作相關的公司領導、部門負責人及工作人員等。會議頻率：根據專項工作的進度和需要確定。會議列支范圍：根據專項工作的實際需求，可列支相關的調研費用、專家咨詢費用、會議資料制作費用等，但需提前報公司審批。4.培訓會議定義：培訓會議是為了提升員工業務能力、知識水平等而組織召開的會議，通常會邀請外部專家或內部講師進行授課。參會人員：根據培訓內容和對象確定，一般為相關崗位的員工。會議頻率：根據公司培訓計劃安排確定。會議列支范圍：包括培訓講師費用、培訓教材編寫及印刷費用、培訓場地租賃費用、學員的交通及餐飲補貼等。培訓講師費用應根據講師的資質、授課內容及時長等因素合理確定，并簽訂相關協議。學員的交通及餐飲補貼應按照公司規定的標準執行。會議預算管理1.預算編制各部門應根據年度工作安排和會議計劃，提前編制本部門的會議預算，報公司財務部門審核。會議預算應包括會議名稱、會議時間、會議地點、參會人數、會議列支項目及金額等詳細信息。財務部門應結合公司年度預算總額及各部門會議預算情況，進行綜合平衡和審核，報公司管理層審批后執行。2.預算執行會議列支應嚴格按照批準的預算執行，不得擅自突破預算范圍。如因特殊情況需要調整預算，應提前向公司財務部門提出申請，說明調整原因及金額，經公司管理層審批后方可調整。各部門應建立會議預算執行臺賬，詳細記錄會議實際列支情況，定期與財務部門核對，確保預算執行的準確性和透明度。3.預算控制財務部門應加強對會議預算執行情況的監控，定期對各部門會議費用進行統計和分析，及時發現并糾正預算執行過程中的問題。對于預算執行偏差較大的部門，公司將進行重點關注，并要求其說明原因，采取措施加以改進。如因主觀原因導致預算超支，公司將追究相關部門負責人的責任。會議費用報銷管理1.報銷憑證要求會議費用報銷應提供真實、合法、有效的報銷憑證，包括發票、收據、會議通知、會議簽到表、費用明細清單等。發票應符合國家稅務部門的規定，內容填寫完整，加蓋發票專用章。收據應加蓋收款單位財務專用章。會議通知應明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內容等信息；會議簽到表應記錄參會人員姓名、部門、簽到時間等；費用明細清單應詳細列出各項費用的支出情況。2.報銷流程會議結束后，參會人員應及時整理會議費用報銷憑證，并按照公司財務報銷流程填寫報銷單。報銷單應經部門負責人審核簽字后，報公司財務部門審核。財務部門應重點審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性以及費用支出是否符合公司規定的列支范圍和標準。經財務部門審核通過的報銷單，報公司領導審批。公司領導根據審批權限進行審批，審批通過后，財務部門予以報銷。3.報銷時間限制會議費用報銷應在會議結束后的[X]個工作日內完成，逾期不予受理（因特殊原因經公司批準的除外）。會議場地及設備管理1.會議場地選擇會議場地的選擇應根據會議規模、參會人數、會議內容等因素綜合考慮，遵循節儉、便利的原則。優先選擇公司內部會議室召開會議，如內部會議室無法滿足需求，可考慮租賃外部專業會議場地。租賃外部會議場地時，應選擇信譽良好、設施齊全、價格合理的場地，并簽訂租賃合同。2.會議場地布置會議場地布置應簡潔大方、符合會議主題和氛圍。根據會議需要，合理安排桌椅擺放、音響設備、投影儀、白板等會議設備的使用。如需使用鮮花、綠植等裝飾會議場地，應控制費用支出，避免鋪張浪費。3.會議設備管理公司應建立會議設備管理制度，明確設備的采購、使用、維護、保管等責任。會議設備使用前，應進行調試和檢查，確保設備正常運行。使用過程中，應注意愛護設備，避免損壞。如因使用不當造成設備損壞，應照價賠償。會議結束后，應及時清理會議設備，將設備歸位，并做好設備的維護和保養工作。會議資料管理1.資料準備根據會議內容和要求，提前準備會議資料，包括會議議程、會議文件、匯報材料、培訓教材等。會議資料應內容準確、格式規范、排版整齊，并確保資料的保密性。對于涉及公司機密的會議資料，應嚴格按照公司保密制度進行管理。2.資料印刷會議資料印刷應根據參會人數合理確定印刷數量，避免浪費。印刷前，應進行排版校對，確保資料質量。會議資料印刷費用應納入會議預算管理，嚴格控制印刷成本。選擇印刷供應商時，應進行比價和篩選，確保印刷價格合理、質量可靠。3.資料發放與保管會議資料應在會議開始前發放給參會人員，確保參會人員能夠提前了解會議內容。會議結束后，對于需要留存的會議資料，應按照公司檔案管理制度進行整理和保管，以便日后查閱和參考。會議餐飲管理1.餐飲標準會議餐飲應根據會議性質、參會人數等因素合理確定標準，原則上應從簡安排。一般會議的餐飲標準可參照公司內部工作餐標準執行；對于重要會議或培訓會議，如需安排正餐，應根據實際情況確定合理的餐飲標準，但不得超過公司規定的上限。2.餐飲安排會議餐飲可選擇在公司內部食堂就餐，也可根據實際情況選擇外部餐飲供應商提供服務。選擇外部餐飲供應商時，應進行實地考察，確保餐飲質量和食品安全。如需安排茶歇，應提供適量的茶水、咖啡、點心等，茶歇費用應控制在合理范圍內。3.餐飲費用結算會議餐飲費用應按照實際發生金額進行結算，并提供相應的發票和費用明細清單。餐飲費用報銷時，應按照公司財務報銷流程進行審批和報銷。會議紀律與監督1.會議紀律參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假。會議期間，參會人員應關閉手機或調至靜音狀態，不得隨意走動、交頭接耳、接聽電話等，保持會議秩序。參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，做好會議記錄。對于會議決議，應認真貫徹執行。2.監督檢查公司行政部門應定期對會議組織和召開情況進行監督檢查，包括會議通知的發放、會議簽到、會議紀律執行、會議資料準備等方面。財務部門應加強對會議費