會議預約管理制度一、總則（一）目的為規范公司會議預約管理流程，提高會議效率，確保會議順利召開，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門組織召開的各類會議，包括但不限于部門例會、項目研討會、工作匯報會、跨部門協調會等。（三）基本原則1.計劃性原則：會議應提前規劃，明確會議目的、議題、時間、地點、參會人員等，確保會議有序進行。2.高效性原則：合理安排會議時間和議程，精簡會議內容，提高會議效率，避免冗長無效的會議。3.溝通協調原則：會議組織者應提前與參會人員進行充分溝通，確保參會人員能夠按時參加會議，并對會議議題有充分的準備。4.資源節約原則：充分利用公司現有資源，合理安排會議場地和設備，避免浪費。二、會議預約流程（一）會議發起1.會議發起人應根據工作需要提前發起會議預約申請，填寫《會議預約申請表》，詳細說明會議的基本信息，包括會議主題、會議類型、會議時間、會議地點、參會人員、會議議程、會議目的等。2.對于涉及多個部門的會議，會議發起人應提前與相關部門進行溝通協調，確保參會人員能夠按時參加會議。（二）預約審批1.《會議預約申請表》提交后，由會議發起人所在部門負責人進行審批。部門負責人應根據會議的必要性、參會人員的合理性等因素進行審核，并簽署審批意見。2.對于重要會議或涉及公司重大決策的會議，需經公司高層領導審批。高層領導審批通過后，會議方可正式安排。（三）會議安排1.會議預約申請經審批通過后，由行政部門負責根據會議的時間、地點、參會人員等信息進行會議安排。行政部門應提前做好會議場地的預訂、設備的調試、資料的準備等工作，確保會議能夠順利進行。2.對于需要使用投影儀、音響設備、視頻會議系統等專業設備的會議，行政部門應提前通知相關技術人員進行設備調試，確保設備正常運行。（四）會議通知1.會議安排確定后，行政部門應及時向參會人員發送會議通知。會議通知應包含會議的基本信息、會議議程、會議要求等內容，確保參會人員能夠清楚了解會議的相關信息。2.會議通知可以通過郵件、短信、辦公系統等方式發送給參會人員。對于重要會議，行政部門還應提前電話提醒參會人員，確保參會人員能夠按時參加會議。（五）會議變更與取消1.如會議時間、地點、參會人員等信息發生變更，會議發起人應提前填寫《會議變更申請表》，說明變更的原因和內容，并按照會議預約審批流程進行審批。2.如會議需要取消，會議發起人應提前填寫《會議取消申請表》，說明取消的原因，并按照會議預約審批流程進行審批。行政部門應及時將會議取消的信息通知參會人員。三、會議組織與管理（一）會議組織者職責1.會議組織者應提前做好會議的策劃和準備工作，明確會議目的、議題、議程等內容，并確保參會人員能夠充分了解會議的相關信息。2.會議組織者應合理安排會議時間和議程，控制會議節奏，確保會議高效進行。在會議過程中，應引導參會人員積極參與討論，避免出現冷場或跑題的情況。3.會議組織者應負責會議記錄的整理和歸檔工作，會議記錄應詳細記錄會議的討論內容、決策結果、任務安排等信息，確保會議精神能夠得到有效傳達和落實。（二）參會人員職責1.參會人員應按時參加會議，如有特殊情況需要請假，應提前向會議組織者請假，并說明請假原因。2.參會人員應提前了解會議議題，做好相關準備工作，在會議過程中積極發言，表達自己的觀點和意見，為會議的決策提供參考。3.參會人員應遵守會議紀律，尊重他人發言，不得隨意打斷他人講話，不得在會議過程中接聽電話、玩手機、交頭接耳等。（三）會議記錄1.會議記錄應由專人負責，會議記錄人應具備良好的文字記錄能力和溝通能力，能夠準確記錄會議的討論內容和決策結果。2.會議記錄應包括會議的基本信息、會議議程、參會人員名單、會議討論內容、決策結果、任務安排等內容。會議記錄應客觀、真實、準確，不得隨意篡改或遺漏會議內容。3.會議結束后，會議記錄人應及時整理會議記錄，并將會議記錄發送給參會人員進行確認。如參會人員對會議記錄有異議，應及時提出修改意見，會議記錄人應根據參會人員的意見進行修改和完善。4.會議記錄應作為公司重要的文檔資料進行歸檔保存，以便日后查閱和參考。（四）會議跟進與落實1.對于會議決策的事項，相關責任人應按照會議要求及時跟進落實，并定期向會議組織者匯報工作進展情況。2.會議組織者應對會議決策事項的執行情況進行跟蹤檢查，確保會議精神能夠得到有效傳達和落實。如發現問題應及時協調解決，確保工作順利推進。四、會議場地與設備管理（一）會議場地管理1.行政部門應根據會議的規模和需求，合理安排會議場地。會議場地應具備良好的通風、采光、音響、照明等條件，確保會議能夠順利進行。2.行政部門應提前做好會議場地的清潔和布置工作，確保會議場地整潔、舒適。對于重要會議，行政部門還應根據會議主題和氛圍進行適當的裝飾和布置。3.會議結束后，參會人員應自覺清理會議場地，保持場地整潔。如發現場地設施損壞，應及時報告行政部門進行維修。（二）會議設備管理1.行政部門應定期對會議設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。對于需要使用投影儀、音響設備、視頻會議系統等專業設備的會議，行政部門應提前通知相關技術人員進行設備調試，確保設備正常運行。2.參會人員應正確使用會議設備，不得隨意拆卸、損壞設備。如發現設備故障，應及時報告行政部門進行維修。3.會議結束后，行政部門應及時關閉會議設備電源，并對設備進行清理和保管，防止設備損壞和丟失。五、會議費用管理（一）費用預算1.對于需要產生費用的會議，會議發起人應提前編制會議費用預算，明確會議的各項費用支出，包括場地租賃費用、餐飲費用、設備租賃費用、資料印刷費用等。2.會議費用預算應報經會議發起人所在部門負責人和財務部門審核批準后，方可執行。（二）費用報銷1.會議結束后，會議組織者應及時整理會議費用報銷憑證，并按照公司財務制度的規定進行報銷。報銷憑證應包括發票、收據、清單等，確保憑證真實、合法、有效。2.財務部門應按照公司財務制度的規定對會議費用報銷進行審核，審核通過后方可報銷。如發現報銷憑證不符