會議設施管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會議設施的管理，確保會議設施的正常使用，提高會議效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有會議設施的管理，包括會議室、投影儀、音響設備、視頻會議系統等。（三）管理原則1.統一管理：公司所有會議設施由行政部門統一管理，負責設施的采購、調配、維護和更新。2.合理使用：各部門應合理使用會議設施，不得擅自更改或損壞設施，確保設施的正常運行。3.安全第一：會議設施的使用應遵循安全第一的原則，確保使用過程中的人員安全和設備安全。二、會議設施的采購與配置（一）需求申請1.各部門根據工作需要，填寫《會議設施需求申請表》，詳細說明所需設施的名稱、規格、數量、用途等信息。2.申請表需經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。（二）審批流程1.行政部門收到《會議設施需求申請表》后，對申請內容進行審核，評估其合理性和必要性。2.審核通過后，行政部門將申請表提交至公司分管領導審批。3.分管領導根據公司實際情況和預算安排，對申請進行審批。審批通過后，申請表返回行政部門。（三）采購與配置1.行政部門根據審批通過的《會議設施需求申請表》，進行采購或配置工作。2.采購過程中，應遵循公司的采購管理制度，選擇性價比高、質量可靠的產品。3.對于新采購的會議設施，行政部門應及時進行安裝、調試和驗收，確保設施正常運行后交付使用部門。三、會議設施的使用（一）預約制度1.各部門如需使用會議設施，應提前[X]個工作日填寫《會議設施使用預約表》，注明會議時間、地點、使用設施名稱及參會人數等信息。2.《會議設施使用預約表》需經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。3.行政部門根據各部門的預約申請，按照先申請先安排的原則，進行會議設施的調度和安排。（二）使用規范1.使用部門應按照預約時間使用會議設施，不得擅自更改使用時間。如因特殊情況需要更改，應至少提前[X]小時通知行政部門。2.使用人員應熟悉會議設施的操作方法，正確使用設施，避免因操作不當造成設備損壞。3.在會議過程中，使用人員應保持會議室內的整潔和衛生，不得在會議室吸煙、亂扔垃圾等。4.會議結束后，使用人員應及時關閉會議設施，整理會議用品，恢復會議室原狀。（三）設備借用1.因工作需要借用會議設施的，需填寫《會議設施借用申請表》，經部門負責人簽字同意后，提交至行政部門。2.行政部門審核通過后，辦理借用手續，并告知借用人員使用注意事項。3.借用人員應按照規定時間歸還借用設備，如有損壞或遺失，應照價賠償。四、會議設施的維護與保養（一）日常維護1.行政部門安排專人負責會議設施的日常維護工作，定期對設施進行檢查、清潔和保養，確保設施正常運行。2.維護人員應建立會議設施維護檔案，記錄設施的維護情況、維修歷史等信息。（二）故障維修1.當會議設施出現故障時，使用人員應及時通知行政部門。行政部門接到通知后，應立即安排維修人員進行維修。2.維修人員在維修過程中，應詳細記錄故障現象、維修過程和維修結果等信息，并填寫《會議設施維修記錄單》。3.對于重大故障或需要更換零部件的維修，行政部門應及時向公司領導匯報，并根據維修情況進行費用核算。（三）定期保養1.行政部門應制定會議設施定期保養計劃，按照計劃對設施進行全面保養和維護。2.定期保養內容包括設備清潔、潤滑、調試、校準等，確保設施性能良好。3.在定期保養過程中，發現設施存在安全隱患或其他問題的，應及時進行維修或更換。五、會議設施的安全管理（一）安全責任1.行政部門負責會議設施的安全管理工作，制定安全管理制度，明確安全責任。2.使用部門應配合行政部門做好會議設施的安全管理工作，確保使用過程中的人員安全和設備安全。（二）安全措施1.會議設施應安裝必要的安全防護裝置，如漏電保護、過載保護等，確保設備安全運行。2.定期對會議設施進行安全檢查，及時發現和消除安全隱患。3.加強對使用人員的安全教育，提高其安全意識和操作技能，避免因操作不當引發安全事故。（三）應急處理1.制定會議設施安全應急預案，明確應急處理流程和責任分工。2.當發生安全事故時，使用人員應立即采取應急措施，如切斷電源、疏散人員等，并及時通知行政部門。3.行政部門接到通知后，應迅速組織力量進行救援和處理，確保事故得到妥善解決。六、會議設施的盤點與報廢（一）盤點制度1.行政部門定期對會議設施進行盤點，確保設施數量、狀態與臺賬一致。2.盤點周期為每[X]個月一次，盤點結束后，填寫《會議設施盤點表》。3.如發現賬實不符的情況，行政部門應及時查明原因，并進行調整。（二）報廢處理1.對于已達到使用年限、損壞無法修復或技術落后的會議設施，由行政部門填寫《會議設施報廢申請表》，提交至公司領導審批。2.經審批同意報廢的會議設施，行政部門應及時進行清理和處置，避免資產閑置和浪費。3.報廢會議設施的處置收入應按照公司財務管理規定進行入賬處理。七、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門定期對各部門會議設施的使用情況進行監督檢查，發現問題及時督促整改。2.對于違反本制度規定的行為，行政部門有權責令其限期改正，并視情節輕重給予相應的處罰。（二）考核機制1.建立會議設施使用考核機制，對各部門會議設施的使用情況進行量化考核。2.考核內容包括設施預約執行情況、使用規范遵守情況、設施維護保養情況等。3.考核結果與部門績效掛鉤，對于考核優秀的部門給予表彰和獎勵，對于考核不合格