會議過程管理制度一、總則（一）目的為了規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于部門例會、專題會議、項目會議、公司級會議等。（三）基本原則1.高效務實原則：會議應注重實效，精簡議程，提高效率，避免形式主義和冗長拖沓。2.充分準備原則：會前應明確會議目的、議程、參與人員等，并做好相關資料準備，確保會議順利進行。3.民主集中原則：會議鼓勵充分討論，廣泛聽取意見，但最終決策應體現民主基礎上的集中。4.責任落實原則：會議形成的決議和工作任務應明確責任人和時間節點，確保得到有效執行。二、會議分類及組織（一）部門例會1.會議周期：每周[X]舉行一次，具體時間由各部門自行確定。2.會議主持：部門負責人3.參會人員：部門全體成員4.會議內容：匯報上周工作進展及問題，討論本周工作計劃和重點工作安排，協調解決部門內部工作中的問題。（二）專題會議1.會議發起：根據工作需要，由相關部門或人員發起。2.會議主持：由發起部門指定或由公司領導安排合適人員主持。3.參會人員：與專題相關的部門負責人、業務骨干及其他相關人員。4.會議內容：針對特定專題進行深入討論和研究，提出解決方案和建議，推動專項工作的開展。（三）項目會議1.會議周期：根據項目進度安排，定期或不定期召開。2.會議主持：項目經理或項目負責人3.參會人員：項目團隊成員、相關部門負責人等4.會議內容：匯報項目進展情況、分析存在問題、討論解決方案及下一步工作計劃，協調項目各方資源。（四）公司級會議1.會議周期：根據公司業務情況，不定期召開。2.會議主持：公司領導3.參會人員：公司高層管理人員、各部門負責人等4.會議內容：傳達上級精神和公司戰略決策，通報公司整體運營情況，研究討論公司重大事項，部署公司階段性重點工作。三、會議準備（一）確定會議主題和議程1.會議發起者應明確會議主題，確保主題清晰、聚焦，與公司業務緊密相關。2.根據會議主題，制定詳細的會議議程，合理安排會議時間和討論順序，避免議程過于松散或緊湊。議程應提前[X]天發送給參會人員，以便參會人員做好準備。（二）準備會議資料1.與會議主題相關的文件、報告、數據等資料應提前收集整理，確保資料準確、完整。2.需要參會人員提前閱讀或了解的資料，應在會議前[X]天發放給參會人員，以便參會人員有足夠時間進行準備和思考。（三）通知參會人員1.根據會議議程和參會人員名單，提前[X]天通過郵件、短信、公司內部通訊工具等方式通知參會人員會議的時間、地點、主題、議程及所需準備的資料等信息。2.對于重要會議，應進行電話或當面確認，確保參會人員收到通知并能按時參加會議。如參會人員因特殊原因無法參加會議，應提前向會議組織者請假，并安排合適人員代會。（四）布置會議場地1.根據會議規模和類型，選擇合適的會議場地，并提前進行布置。會議場地應整潔、舒適、通風良好，具備必要的會議設備，如投影儀、音響、麥克風、白板等，確保設備正常運行。2.在會議桌上擺放好參會人員的名牌、會議資料等物品，為參會人員提供便利。四、會議過程管理（一）準時開始1.會議主持人應提前到達會議場地，做好各項準備工作，確保會議準時開始。2.對于遲到的參會人員，主持人應給予適當提醒，如因特殊情況遲到時間較長，應請遲到人員簡要說明原因。（二）明確會議規則1.會議主持人應在會議開始時明確會議規則，如發言順序、時間控制、手機使用規定等，確保會議有序進行。2.參會人員應遵守會議規則，尊重他人發言，不得隨意打斷他人講話，如有不同意見應在他人發言結束后再進行表達。（三）有效溝通與討論1.會議主持人應引導參會人員圍繞會議主題進行發言，鼓勵充分討論，營造積極活躍的會議氛圍。對于討論中的分歧，應組織參會人員進行深入分析和交流，尋求共識和解決方案。2.參會人員應積極發言，表達自己的觀點和意見，提供相關信息和建議，不得推諉責任或敷衍了事。發言應簡潔明了，觀點明確，避免冗長和無關緊要的敘述。3.在討論過程中，主持人應注意控制會議節奏和時間，確保各項議程按計劃進行。如討論偏離主題或時間過長，應及時引導回到主題，并提醒參會人員注意時間限制。（四）做好會議記錄1.會議應安排專人負責記錄，記錄人員應提前準備好會議記錄表格和筆等工具。2.會議記錄應準確、完整地記錄會議討論的內容、形成的決議和工作任務，包括發言要點、重要數據、關鍵結論等。記錄應使用規范的語言和格式，字跡清晰，便于查閱和存檔。3.會議記錄人員應集中精力記錄會議內容，不得參與會議討論或其他與記錄無關的活動。如有重要內容遺漏，應及時向參會人員核實補充。（五）會議決策與決議1.對于需要決策的事項，會議主持人應在充分討論的基礎上，組織參會人員進行表決。表決方式可根據事項的性質和重要程度選擇舉手表決、投票表決等。2.決策結果應明確記錄在會議記錄中，并形成會議決議。會議決議應清晰、明確地闡述決策事項、決策結果及責任人和時間節點等信息。3.對于會議決議，相關責任人應嚴格按照決議要求執行，確保工作落實到位。如有特殊情況需要變更決議，應及時向會議組織者匯報，并經相關程序批準。五、會議后續跟蹤（一）整理會議記錄1.會議結束后，會議記錄人員應及時對會議記錄進行整理和完善，確保記錄內容準確無誤。2.將整理后的會議記錄發送給參會人員進行確認，并根據參會人員的反饋進行修改和補充。（二）發布會議紀要1.根據會議記錄，編寫會議紀要，會議紀要應突出會議重點、決策結果和工作任務等內容，語言簡潔明了，邏輯清晰。2.會議紀要應在會議結束后[X]個工作日內發布給參會人員及相關部門，以便傳達會議精神，明確工作方向。對于重要會議的會議紀要，應報送公司領導審閱。（三）跟蹤決議執行情況1.相關責任人應按照會議決議要求，制定具體的工作計劃和措施，并在規定時間內將工作進展情況反饋給會議組織者。2.會議組織者應對決議執行情況進行跟蹤和檢查，及時發現問題并協調解決。對于執行不力的責任人，應進行督促和問責，確保會議決議得到有效執行。六、會議紀律（一）按時參加會議1.參會人員應嚴格按照會議通知要求的時間和地點參加會議，不得無故遲到、早退或缺席。2.如因特殊原因不能按時參加會議，應提前向會議組織者請假，并安排合適人員代會。未經批準擅自缺席會議的，按照公司相關規定進行處理。（二）遵守會議秩序1.參會人員應遵守會議規則，保持良好的會議秩序，不得在會議期間交頭接耳、隨意走動、接聽電話或從事與會議無關的活動。2.手機應調至靜音或關機狀態，如有緊急情況需要接聽電話，應到會議室外進行，避免影響會議進行。（三）尊重他人發言1.參會人員應認真傾聽他人發言，尊重他人的觀點和意見，不得隨意打斷或貶低他人。2.在表達自己的觀點時，應注意語言文明，態度誠懇，不得進行人身攻擊或使用侮辱性語言。（四）保守會議機密1.參會人員應嚴格保守會議討論的