保利印章管理制度總則1.目的為加強保利印章管理，規范印章使用流程，維護公司合法權益，特制定本制度。本制度旨在確保印章使用的安全性、規范性和有效性，保障公司各項業務的正常開展，防止因印章管理不善引發的風險。2.適用范圍本制度適用于保利公司總部及各下屬子公司、分公司（以下統稱“公司”）。公司內部所有涉及印章使用的部門、崗位及人員均應嚴格遵守本制度。3.印章種類公章：代表公司對外行使權力、承擔責任的正式印章，具有最高法律效力。合同專用章：專門用于簽訂各類合同、協議等經濟法律文件的印章。財務專用章：用于公司財務核算、資金收付等相關財務業務的印章。法定代表人章：代表公司法定代表人行使職權的印章，主要用于特定的財務、法律文件簽署等。部門章：各部門根據工作需要刻制的印章，用于部門內部文件、資料的往來等，不具備對外法律效力。業務專用章：根據公司業務特點和實際需求刻制的專門用于特定業務領域的印章，如項目專用章、銷售專用章等，其使用范圍由公司明確規定。印章的刻制與啟用1.印章刻制申請公司各部門因工作需要刻制印章時，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、使用范圍、刻制數量等信息，并經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。行政部門對申請進行審核，重點審查印章刻制的必要性、名稱及用途的規范性等。審核通過后，報公司分管領導審批。對于涉及公司重大事項或具有較高法律效力的印章刻制申請，需經公司法定代表人批準。2.印章刻制行政部門根據審批通過的《印章刻制申請表》，選擇具有資質、信譽良好的印章制作單位進行刻制。在印章刻制過程中，行政部門應與印章制作單位保持密切溝通，確保印章的規格、樣式、材質等符合公司要求。印章刻制完成后，行政部門應及時組織相關人員對印章進行驗收。驗收內容包括印章的外觀、尺寸、文字、圖案等是否清晰、準確，材質是否符合要求等。驗收合格后，填寫《印章驗收單》。3.印章啟用新印章啟用前，行政部門應在公司內部發布《印章啟用通知》，明確印章名稱、啟用日期、使用范圍、保管人等信息。印章保管人應在收到印章后，及時在《印章保管登記表》上進行登記，并注明印章啟用日期。對于重要印章的啟用，行政部門可組織相關人員進行儀式，以增強員工對印章管理的重視程度。印章的保管1.保管原則實行專人保管制度，每枚印章必須指定專人負責保管，確保印章安全。印章保管人應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章管理規定，不得擅自將印章交予他人使用。印章保管應確保存放安全，防止印章被盜、遺失或損壞。2.保管方式公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等重要印章應存放于公司保險柜或專門的印章保管箱內，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。部門章和業務專用章可根據實際情況，由部門指定專人保管，存放于安全的地方，但應確保印章使用記錄可追溯。3.保管人職責負責印章的日常保管，確保印章存放安全，隨時檢查印章的完好情況。嚴格按照印章使用審批流程進行用印，對不符合規定的用印申請有權拒絕，并及時向上級報告。做好印章使用登記工作，詳細記錄每次用印的時間、事由、用印文件名稱、用印數量等信息。如發現印章遺失、被盜或損壞，應立即采取措施，并及時向行政部門報告。印章的使用1.使用范圍公章：用于公司對外發布的重要文件、信函、合同、協議、報表、證明等；代表公司簽署的各類法律文件；其他需要以公司名義對外行使權力、承擔責任的事項。合同專用章：專門用于簽訂各類經濟合同、協議等法律文件。財務專用章：用于公司財務核算、資金收付、票據開具、財務報表蓋章等相關財務業務。法定代表人章：用于特定的財務、法律文件簽署，如支票背書、銀行開戶預留印鑒等。部門章：用于部門內部文件、通知、報告、報表等資料的往來，不得用于對外簽訂合同、協議或其他具有法律效力的文件。業務專用章：在公司規定的特定業務領域內使用，如項目文件蓋章、銷售文件蓋章等，具體使用范圍由公司根據業務特點明確規定。2.使用流程用印申請公司員工因工作需要使用印章時，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事由、用印文件名稱、用印數量、用印日期等信息，并經部門負責人簽字確認。涉及公司重大事項、重要合同或金額較大的經濟業務用印，需經公司分管領導審批；對于涉及公司核心利益、重大決策等事項的用印，需經公司法定代表人批準。用印審核行政部門收到《印章使用申請表》后，對用印申請進行審核。審核內容包括用印事由是否合理、用印文件是否符合公司規定、審批流程是否完整等。對于不符合規定的用印申請，行政部門應及時與申請部門溝通，說明原因并要求其補充或修改相關材料。印章使用經審核通過的用印申請，由行政部門通知印章保管人進行用印。印章保管人應嚴格按照審批后的用印內容進行用印，確保用印準確、清晰。在使用印章過程中，印章保管人應將印章置于安全區域，不得擅自離開，防止他人擅自使用印章。用印完成后，印章保管人應在《印章使用登記表》上詳細記錄用印情況，包括用印時間、用印文件名稱、用印數量、用印人簽字等信息，并將《印章使用申請表》與用印文件一并存檔。3.特殊情況用印如遇緊急情況無法提前履行用印審批流程，需使用印章時，用印人應電話向部門負責人、分管領導或法定代表人報告用印事由，并在事后及時補辦審批手續。對于異地用印或通過郵寄方式用印的情況，應采取有效的安全措施，確保印章在傳遞過程中的安全。如通過專人攜帶印章前往異地用印，或使用安全可靠的郵寄方式，并要求收件方在收到印章后及時反饋確認信息。印章的停用與銷毀1.印章停用因公司機構調整、業務變更、印章損壞等原因，導致印章不再使用時，由行政部門提出印章停用申請，填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息，并經公司分管領導審批。行政部門在收到審批通過的《印章停用申請表》后，應及時發布《印章停用通知》，告知公司內部各部門印章停用事宜。印章保管人在接到印章停用通知后，應立即停止使用印章，并將印章交回行政部門。2.印章銷毀對于停用的印章，行政部門應按照公司規定的程序進行銷毀。一般情況下，由行政部門會同審計部門、法務部門等相關人員共同對印章進行銷毀。在銷毀印章前，應填寫《印章銷毀申請表》，詳細記錄印章名稱、數量、銷毀原因、銷毀方式等信息，并經公司分管領導審批。印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復使用。在銷毀過程中，應安排專人進行監督，并做好銷毀記錄。銷毀完成后，參與銷毀的人員應在《印章銷毀登記表》上簽字確認，并存檔相關資料。印章管理的監督與檢查1.內部監督行政部門負責定期對公司印章管理情況進行檢查，檢查內容包括印章保管是否安全、使用流程是否規范、登記記錄是否完整等。審計部門有權對公司印章管理情況進行審計監督，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。公司內部員工有權對印章管理中存在的問題進行監督和舉報，對查證屬實的舉報給予舉報人適當獎勵。2.外部審計公司應定期接受外部審計機構對印章管理情況的審計，確保印章管理符合法律法規和公司制度要求。在接受外部審計過程中，公司應積極配合審計機構的工作，提供相關資料和信息，對審計提出的問題及時進行整改。違規處理1.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰對于未經審批擅自使用印章的行為，給予直接責任人警告處分；造成公司經濟損失或其他不良影響的，給予記過以上處分，并責令其承擔相應的經濟賠償責任。對于印章保管人未按規定保管印章，導致印章遺失、被盜或損壞的，給予警告處分；造成公司經濟損失或其他嚴重后果的，給予撤職或辭退處分，并責令其承擔相應的經