供應結算管理制度一、總則（一）目的為加強公司供應結算管理，規范供應結算流程，確保公司資金安全，提高資金使用效率，保障公司與供應商的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有物資采購、服務采購等涉及供應結算的活動。（三）基本原則1.合法性原則：供應結算活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。2.準確性原則：結算數據應真實、準確、完整，確保雙方賬目清晰。3.及時性原則：按照合同約定及時辦理結算手續，不得拖延。4.公正性原則：在結算過程中應公平對待所有供應商，不得偏袒。二、職責分工（一）采購部門1.負責采購合同的起草、簽訂及執行跟蹤，確保合同條款明確、合法，符合公司利益。2.及時收集、整理供應商交貨憑證、驗收報告等結算資料，并提交給財務部門。3.與供應商溝通協調結算事宜，對結算差異進行核實和解釋。（二）驗收部門1.按照合同要求對采購物資或服務進行嚴格驗收，出具真實、準確的驗收報告。2.對驗收過程中發現的質量問題、數量差異等及時反饋給采購部門，并協助處理。（三）財務部門1.負責審核采購部門提交的結算資料，依據合同條款和公司財務制度進行結算操作。2.辦理款項支付手續，對結算數據進行賬務處理，確保財務數據準確無誤。3.定期與供應商核對賬目，對發現的問題及時與采購部門溝通協調解決。（四）法務部門1.對采購合同及結算過程中的法律問題進行審核，提供法律意見和建議。2.協助處理因結算糾紛引發的法律事務，維護公司合法權益。三、結算流程（一）到貨通知1.采購部門在物資或服務預計到貨前，應及時通知驗收部門做好驗收準備。2.通知內容包括物資名稱、規格型號、數量、到貨時間、預計交貨地點等信息。（二）驗收1.驗收部門收到到貨通知后，應按照合同要求和相關標準對采購物資或服務進行驗收。2.驗收合格的，出具驗收報告；驗收不合格的，應詳細記錄不合格情況，并及時通知采購部門與供應商協商處理。（三）結算資料提交1.采購部門在收到驗收報告后，應及時收集整理以下結算資料：采購合同副本。驗收報告。供應商開具的發票。送貨單、入庫單等相關憑證。2.采購部門應對結算資料的真實性、完整性、準確性進行審核，確保無誤后提交給財務部門。（四）結算審核1.財務部門收到采購部門提交的結算資料后，應按照以下步驟進行審核：核對結算資料與采購合同的一致性，包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間等條款。審核發票的真實性、合法性，發票內容應與采購合同及實際交易相符。檢查驗收報告、送貨單、入庫單等憑證的簽字、蓋章是否齊全，數據是否準確。2.如發現結算資料存在問題，財務部門應及時與采購部門溝通，要求其補充或更正相關資料。（五）款項支付1.經財務部門審核無誤的結算資料，由財務部門按照合同約定的付款方式和時間辦理款項支付手續。2.付款方式包括支票、匯票、電匯、網上銀行支付等，具體支付方式由公司與供應商協商確定，并在合同中明確約定。3.財務部門在辦理款項支付前，應確保公司資金充足，如有資金短缺情況，應及時向公司管理層匯報。（六）賬目核對1.財務部門應定期（每月或每季度）與供應商核對賬目，確保雙方賬目一致。2.如發現賬目差異，財務部門應及時與采購部門溝通，共同查找原因，并與供應商協商解決。3.對于因結算糾紛導致的賬目差異，應按照公司相關規定和法律程序進行處理。四、結算方式（一）現款結算1.適用于金額較小、交易頻繁、供應商要求現款結算的采購業務。2.采購部門在簽訂采購合同前，應明確現款結算的要求，并在合同中注明。3.財務部門在收到采購部門提交的結算資料后，審核無誤后直接辦理款項支付手續。（二）貨到付款1.物資或服務到貨并驗收合格后，按照合同約定的時間和金額支付貨款。2.采購部門應在物資到貨前通知財務部門做好付款準備，到貨驗收合格后及時提交結算資料。3.財務部門審核結算資料無誤后，按照合同約定辦理款項支付手續。（三）分期付款1.根據采購合同的約定，將貨款分若干期支付給供應商。2.采購部門應制定分期付款計劃，并提交給財務部門備案。3.每期付款前，采購部門應確保物資或服務符合合同要求，并提交相應的結算資料。財務部門審核無誤后辦理款項支付手續。（四）承兌匯票結算1.公司根據自身資金狀況和與供應商的協商，可采用承兌匯票進行結算。2.采購部門在簽訂采購合同時，應明確承兌匯票的結算方式，并注明匯票的種類、金額、到期日等信息。3.財務部門負責辦理承兌匯票的開具、背書、貼現等手續，確保承兌匯票的安全性和有效性。五、結算紀律（一）嚴禁無合同采購或超合同采購，特殊情況需經公司管理層批準。（二）采購部門、驗收部門、財務部門等相關人員應嚴格按照本制度規定的流程和職責進行操作，不得擅自簡化或變更結算程序。（三）不得虛報、瞞報結算數據，不得故意拖延結算時間，不得與供應商串通謀取私利。（四）對于違反結算紀律的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等；構成犯罪的，依法追究刑事責任。六、結算爭議處理（一）協商解決1.當公司與供應商在結算過程中發生爭議時，首先應通過友好協商解決。2.采購部門應及時與供應商溝通，了解爭議原因，共同協商解決方案。3.協商過程中，雙方應保持冷靜、理智，以事實為依據，以合同為準繩，尋求雙方都能接受的解決方案。（二）第三方審計1.如協商無法解決爭議，可由雙方共同委托具有資質的第三方審計機構對結算事項進行審計。2.第三方審計機構應按照相關法律法規和行業標準進行審計，并出具審計報告。3.雙方應認可第三方審計機構的審計結果，并按照審計報告進行結算調整。（三）法律訴訟1.若第三方審計后仍存在爭議，且雙方無法達成一致意見，可通過法律訴訟解決。2.