促銷禮品管理制度總則目的為規范公司促銷禮品的管理，確保促銷禮品的采購、發放、使用等環節的規范、透明與高效，充分發揮促銷禮品在市場推廣活動中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及促銷禮品的采購、發放、使用及相關管理活動。基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及公司內部規定，確保促銷禮品管理活動合法合規。2.預算控制原則：依據公司年度營銷預算，合理安排促銷禮品費用，確保費用支出與公司經營效益相匹配。3.實用性原則：選擇具有實際使用價值、能吸引目標客戶的促銷禮品，提高禮品的利用率和推廣效果。4.公平公正原則：在促銷禮品的采購、發放等環節，遵循公平公正的原則，杜絕徇私舞弊。管理職責營銷部門1.根據市場推廣計劃和業務需求，提出促銷禮品的需求申請，明確禮品的種類、數量、規格等要求。2.參與促銷禮品的選型、采購談判等工作，協助制定禮品發放方案。3.負責促銷禮品的發放、使用跟蹤及效果反饋，及時向相關部門提供市場信息和客戶反饋。采購部門1.根據營銷部門的需求申請，負責促銷禮品的采購工作，包括尋找供應商、詢價、比價、簽訂采購合同等。2.確保采購的促銷禮品符合質量要求，按時、按質、按量交付公司。3.負責與供應商溝通協調，處理采購過程中的相關問題，如退換貨、質量糾紛等。財務部門1.負責審核促銷禮品的預算申請，確保預算合理、合規。2.對促銷禮品的采購費用進行核算、報銷審核，嚴格控制費用支出。3.定期對促銷禮品的費用使用情況進行統計分析，為公司決策提供財務數據支持。行政部門1.負責促銷禮品的驗收、入庫、保管及發放工作，建立禮品管理臺賬。2.制定禮品發放流程和標準，確保禮品發放的準確性和及時性。3.協助營銷部門做好促銷禮品的現場發放組織工作，維護發放秩序。審計部門1.對促銷禮品的采購、發放、使用等環節進行審計監督，檢查是否符合公司制度和相關規定。2.對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。促銷禮品的預算管理預算編制1.營銷部門應于每年年底前，根據下一年度市場推廣計劃和業務目標，結合過往促銷禮品使用情況，編制促銷禮品預算草案，明確禮品的種類、預計數量、單價及總預算金額等。2.預算草案經部門負責人審核后，提交至財務部門。財務部門會同相關部門對預算草案進行綜合評估，結合公司年度經營預算和資金狀況，提出調整意見，形成年度促銷禮品預算方案。3.年度促銷禮品預算方案經公司管理層審批后執行。預算調整1.在預算執行過程中，如因市場推廣計劃調整、業務拓展等原因，需要對促銷禮品預算進行調整的，營銷部門應及時提出預算調整申請，詳細說明調整的原因、內容及預計增加或減少的金額。2.預算調整申請經部門負責人審核、財務部門復核后，提交至公司管理層審批。審批通過后，財務部門對預算進行相應調整。預算執行監控1.財務部門應定期對促銷禮品預算的執行情況進行監控，及時掌握預算執行進度和費用支出情況。2.對于預算執行過程中出現的偏差，財務部門應及時與營銷部門溝通，分析原因，采取有效措施進行糾正，確保預算目標的實現。促銷禮品的采購管理供應商選擇1.采購部門應建立促銷禮品供應商評估與選擇機制，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對收集到的供應商進行資質審查，包括營業執照、生產許可證、產品質量認證等，確保供應商具備合法經營資格和良好的信譽。3.采購部門組織相關人員對供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面進行綜合評估，選擇優質供應商建立合作關系。4.定期對供應商進行考核評價，對于表現不佳的供應商，及時進行整改或淘汰。采購流程1.營銷部門根據業務需求填寫《促銷禮品采購申請表》，詳細注明禮品的名稱、規格、數量、預算金額、交貨時間等要求，并經部門負責人審批后提交至采購部門。2.采購部門收到《促銷禮品采購申請表》后，對需求進行審核，確認無誤后，按照公司采購流程進行詢價、比價、議價等工作。3.采購部門選擇合適的供應商，與其進行采購談判，簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利義務、產品規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。4.采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，確保供應商按時、按質、按量交付促銷禮品。如因供應商原因導致交貨延遲或產品質量問題，采購部門應及時與供應商溝通協商，采取相應措施解決問題。5.促銷禮品到貨后，采購部門通知行政部門進行驗收。行政部門按照采購合同和相關標準對禮品的數量、規格、質量等進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續；如驗收不合格，應及時通知采購部門與供應商協商處理。促銷禮品的庫存管理入庫管理1.行政部門負責促銷禮品的驗收工作，驗收人員應認真核對禮品的數量、規格、質量等是否與采購合同一致。2.驗收合格的促銷禮品，行政部門應及時辦理入庫手續，填寫《促銷禮品入庫單》，詳細記錄禮品的名稱、規格、數量、入庫日期等信息，并由驗收人員和倉庫管理人員簽字確認。3.倉庫管理人員根據《促銷禮品入庫單》，將禮品存放至指定倉庫，并按照類別、規格等進行分類存放，建立清晰的庫存臺賬，確保庫存信息準確、完整。保管管理1.倉庫應保持干燥、通風、整潔，確保促銷禮品的存放環境符合要求，防止禮品受潮、損壞、變質等。2.倉庫管理人員應定期對庫存禮品進行盤點，檢查禮品的數量、質量等情況，發現問題及時報告并處理。3.建立庫存安全管理制度，加強倉庫的安全防范措施，防止禮品被盜、丟失等情況發生。出庫管理1.營銷部門根據促銷活動安排，填寫《促銷禮品出庫申請表》，注明禮品的名稱、規格、數量、發放對象、活動名稱等信息，并經部門負責人審批后提交至行政部門。2.行政部門收到《促銷禮品出庫申請表》后，對申請進行審核，確認無誤后，通知倉庫管理人員辦理出庫手續。3.倉庫管理人員根據《促銷禮品出庫申請表》，核對禮品的名稱、規格、數量等信息，無誤后發放禮品，并填寫《促銷禮品出庫單》，由發放人員和領取人員簽字確認。4.行政部門定期對促銷禮品的出庫情況進行統計分析，及時掌握禮品的發放動態，為后續管理提供數據支持。促銷禮品的發放管理發放原則1.促銷禮品應按照公司制定的促銷活動方案和發放標準進行發放，確保公平、公正、公開。2.嚴格控制禮品的發放范圍，僅限于參與公司促銷活動的目標客戶、合作伙伴等特定對象。3.發放過程中應做好記錄，確保禮品發放的準確性和可追溯性。發放流程1.營銷部門負責制定促銷禮品發放方案，明確發放對象、發放方式、發放時間、發放地點等具體內容，并提前通知相關人員。2.在促銷活動現場或指定地點，行政部門按照發放方案組織禮品發放工作。發放人員應核對領取人員的身份信息，確保領取人員符合發放條件。3.領取人員在《促銷禮品發放登記表》上簽字確認領取禮品，發放人員應認真核對簽字信息，確保發放記錄準確無誤。4.對于因特殊原因無法現場領取禮品的，營銷部門應與領取人員溝通協調，確定后續領取方式，并做好記錄。發放監督1.審計部門應定期對促銷禮品的發放情況進行監督檢查，核實發放對象、發放數量等是否符合規定。2.如發現違規發放禮品的情況，審計部門應及時進行調查處理，追究相關人員的責任，并要求限期整改。促銷禮品的使用管理使用目的促銷禮品應主要用于公司的市場推廣活動，如產品促銷、客戶回饋、品牌宣傳等，以提高公司產品的市場占有率和品牌知名度。使用范圍1.產品促銷活動：通過贈送促銷禮品吸引客戶購買公司產品，增加產品銷量。2.客戶回饋活動：對長期合作的客戶、重要客戶等進行禮品回饋，增強客戶忠誠度。3.品牌宣傳活動：在各類展會、活動等場合發放促銷禮品，提升公司品牌形象和知名度。使用監督1.營銷部門負責對促銷禮品的使用情況進行跟蹤和反饋，及時了解禮品在市場推廣活動中的效果。2.審計部門定期對促銷禮品的使用情況進行審計檢查，核實禮品的使用是否符合規定的用途和范圍，是否達到預期的推廣效果。3.對于違反規定使用促銷禮品的行為，審計部門應及時制止，并追究相關人員的責任。促銷禮品的賬務處理采購費用核算1.財務部門按照采購合同和實際支付的金額，對促銷禮品的采購費用進行核算，確保費用支出準確無誤。2.采購費用應按照公司財務制度進行分類歸集，分別計入相應的成本或費用科目。庫存管理核算1.行政部門建立的庫存臺賬應與財務部門的庫存核算賬目定期核對，確保賬實相符。2.財務部門按照會計核算要求，對促銷禮品的庫存進行計價核算，并定期進行盤點，對盤盈、盤虧等情況及時進行賬務處理。發放費用