保利檔案管理制度一、總則（一）目的為加強保利檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于保利公司總部及各下屬單位，包括但不限于分公司、子公司等。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全。2.分類管理原則：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，便于管理和查找利用。3.便于利用原則：檔案管理應充分考慮利用需求，提供便捷的查閱服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的統一管理工作。（二）部門職責1.制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案信息管理系統，實現檔案的信息化管理。4.提供檔案查閱、借閱等服務，滿足公司內部各部門的利用需求。5.對下屬單位的檔案管理工作進行指導、監督和檢查。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作。2.定期將本部門的檔案移交至公司檔案管理部門。3.協助檔案管理部門開展檔案管理相關工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、終止過程中形成的各類文件材料。2.公司各項業務活動中產生的文件、合同、協議、報表等。3.公司內部會議、工作會議形成的會議紀要、決議等。4.公司員工的人事檔案、培訓檔案等。5.公司財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。6.公司的工程建設檔案，如項目規劃、設計圖紙、施工資料等。7.公司的產品研發檔案，包括研發計劃、技術資料等。8.公司的市場推廣檔案，如宣傳資料、營銷活動記錄等。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其元數據等相關信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.按照分類方案進行整理，確保分類準確、層次分明。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類整理，編制案卷目錄。2.人事檔案：按照干部人事檔案管理的相關規定進行整理。3.財務檔案：按照會計檔案管理的要求進行整理，編制會計檔案目錄。4.工程建設檔案：按照項目階段、專業等進行分類整理，建立項目檔案索引。5.電子檔案：按照電子文件管理的相關標準進行整理，建立電子檔案數據庫。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔。2.人事檔案應及時歸檔，員工離職后[X]個工作日內完成檔案轉出或整理歸檔。3.財務檔案應在會計年度終了后，由財務部門按照規定整理裝訂成冊，在[X]個月內移交檔案管理部門。4.工程建設檔案應在項目竣工驗收后[X]個月內完成歸檔。5.其他檔案應根據實際情況及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集整理好的檔案進行初步審核，確保檔案質量。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數量、日期等信息。3.將檔案連同移交清單一并移交至公司檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的檔案進行核對、驗收，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。五、檔案的保管（一）保管場所公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理，確保檔案的完整和安全。3.對電子檔案應進行定期備份，存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數據丟失。4.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度應符合國家規定的標準。（三）檔案的數字化1.為提高檔案管理效率和利用水平，逐步推進檔案的數字化工作。2.按照檔案數字化的相關標準和規范，對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數據掛接等操作，建立數字化檔案數據庫。3.加強對數字化檔案的管理，確保數字化檔案的安全、完整和可利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規定為依據，結合公司實際情況，對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應全面、客觀、準確，確保檔案的存毀得當。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員等組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間等進行綜合分析，確定檔案的價值。2.根據檔案的保管期限表，對檔案進行逐卷鑒定，提出存毀意見。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經檔案鑒定工作小組審核，報公司分管領導批準。3.檔案銷毀應指定專人負責，在監銷人員的監督下進行，確保檔案銷毀徹底。4.監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀情況報告公司檔案管理部門。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應遵循合法、合理、必要的原則。2.查閱檔案應填寫查閱申請表，注明查閱目的、內容等信息。（二）查閱程序1.查閱申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并安排專人協助查閱。3.查閱人員應在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（三）借閱原則1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應嚴格履行借閱手續。2.借閱檔案應填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息。（四）借閱程序1.借閱申請表經所在部門負責人、檔案管理部門負責人簽字同意后，報公司分管領導批準。2.檔案管理部門根據批準的借閱申請，辦理檔案借閱手續，填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱期限等信息。3.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。八、檔案的統計與移交（一）統計工作1.檔案管理部門應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統計。2.統計數據應真實、準確、完整，及時上報公司領導和上級主管部門。（二）移交工作1.公司因機構調整、重組等原因發生檔案移交的，應按