保單配送管理制度一、總則（一）目的為規范公司保單配送管理工作，確保保單能夠準確、及時、安全地送達客戶手中，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有保單的配送管理工作，包括但不限于人壽保險、財產保險等各類保險產品的保單配送。（三）基本原則1.準確及時原則：確保保單信息準確無誤，按照規定的時間和流程及時配送，不得延誤。2.安全保密原則：在保單配送過程中，嚴格保護客戶信息安全，防止信息泄露。3.客戶至上原則：以客戶需求為導向，提供優質、高效的配送服務，提高客戶滿意度。二、職責分工（一）業務部門1.負責保單的制作和審核，確保保單內容準確、完整。2.及時將審核通過的保單交接給配送部門，并提供客戶詳細信息，包括姓名、地址、聯系方式等。3.跟蹤保單配送進度，及時與配送部門溝通解決配送過程中出現的問題。（二）配送部門1.根據業務部門提供的保單信息和客戶地址，制定合理的配送計劃，選擇合適的配送方式和配送人員。2.負責保單的包裝、標識和運輸，確保保單在配送過程中不受損壞、丟失。3.按照規定的時間和流程將保單送達客戶手中，并做好簽收記錄。4.定期對配送人員進行培訓和考核，提高配送人員的業務素質和服務水平。（三）客服部門1.負責解答客戶關于保單配送的疑問，提供相關咨詢服務。2.跟蹤客戶對保單配送服務的滿意度，及時收集客戶反饋信息，并反饋給相關部門。（四）信息技術部門1.負責保單配送管理系統的維護和升級，確保系統的穩定運行。2.提供技術支持，保障保單信息在配送過程中的安全傳輸。三、保單制作與審核（一）保單制作1.業務部門根據保險合同內容和客戶信息，使用公司統一的保單制作模板進行保單制作。2.保單內容應包括保險合同條款、客戶信息、保險金額、保險期限、繳費方式等重要信息，確保準確無誤。（二）保單審核1.業務部門完成保單制作后，應提交給部門負責人進行初審。初審內容包括保單信息的準確性、完整性、合規性等。2.初審通過后，保單提交給公司合規部門進行終審。合規部門應根據相關法律法規和公司規定，對保單進行全面審核，確保保單符合要求。3.審核過程中如發現問題，應及時反饋給業務部門進行修改，直至審核通過。四、保單交接（一）交接流程1.業務部門在保單審核通過后，應及時填寫《保單交接清單》，詳細記錄保單編號、客戶信息、保單份數等內容。2.將保單及《保單交接清單》一并提交給配送部門，并與配送部門辦理交接手續。3.配送部門在接收保單時，應仔細核對保單數量、內容和《保單交接清單》信息，確保無誤后簽字確認。（二）交接記錄1.雙方應在《保單交接清單》上簽字確認，注明交接時間和交接人姓名。2.《保單交接清單》應一式兩份，業務部門和配送部門各留存一份，作為保單交接的憑證。五、配送計劃制定（一）配送方式選擇1.根據客戶地址、保單數量、配送時間要求等因素，綜合考慮選擇合適的配送方式，包括但不限于快遞、專人送達等。2.對于重要客戶或緊急保單，應優先選擇專人送達或特快專遞等快速、安全的配送方式。（二）配送人員安排1.配送部門應根據配送任務的工作量和難度，合理安排配送人員。配送人員應具備良好的服務意識、責任心和溝通能力。2.對配送人員進行定期培訓，使其熟悉保單配送流程、客戶信息保密要求等相關知識。（三）配送計劃制定1.配送部門根據業務部門提供的保單信息和客戶地址，結合選擇的配送方式和配送人員，制定詳細的配送計劃。2.配送計劃應包括配送時間、配送路線、預計送達時間等內容，并確保配送計劃合理、可行。3.將配送計劃及時通知業務部門和客服部門，以便各方做好相關準備工作。六、保單包裝與標識（一）保單包裝1.配送部門應對保單進行妥善包裝，防止保單在運輸過程中受損。2.保單應使用專用的保單袋或信封進行包裝，確保保單密封完好。3.在保單袋或信封上應注明保單編號、客戶姓名等信息，以便識別和查詢。（二）保單標識1.在保單包裝上應粘貼明顯的標識，注明“重要文件，請勿折疊、擠壓”等字樣，提醒收件人注意保護保單。2.對于需要加急處理的保單，應在包裝上貼上“加急”標識，確保配送人員優先處理。七、保單配送（一）配送流程1.配送人員按照配送計劃領取保單，并核對保單數量和信息。2.根據配送路線和客戶地址，按時出發進行保單配送。3.在送達客戶手中時，應禮貌地向客戶介紹保單內容和相關注意事項，并請客戶在《保單簽收單》上簽字確認。4.如客戶不在指定地址，配送人員應與客戶聯系，約定再次配送時間或采取其他合適的送達方式。5.對于無法送達的保單，配送人員應及時將保單帶回公司，并向配送部門說明情況。配送部門應與業務部門溝通，共同協商解決辦法。（二）配送記錄1.配送人員應在每次配送完成后，及時填寫《保單配送記錄》，詳細記錄配送時間、客戶姓名、地址、聯系方式、送達情況等信息。2.將《保單配送記錄》提交給配送部門，配送部門應定期對配送記錄進行整理和歸檔，以便查詢和統計分析。八、簽收管理（一）簽收方式1.保單送達客戶后，客戶應在《保單簽收單》上簽字確認?！侗魏炇諉巍窇ū尉幪?、客戶姓名、簽收日期等內容。2.如客戶本人無法簽收，可委托他人代為簽收，但應提供客戶授權委托書和代簽人的身份證明。（二）簽收記錄保存1.《保單簽收單》由配送部門負責收集和保存，保存期限按照公司檔案管理規定執行。2.定期對簽收記錄進行整理和歸檔，以便查詢和核對保單配送情況。九、異常情況處理（一）保單丟失或損壞1.在保單配送過程中，如發生保單丟失或損壞的情況，配送人員應立即向配送部門報告。2.配送部門應及時與業務部門溝通，核實保單信息，并重新制作保單進行配送。3.對丟失或損壞保單的原因進行調查，如因配送人員責任導致的，應按照公司規定進行相應處理。（二）客戶拒收1.如客戶拒收保單，配送人員應了解客戶拒收原因，并及時向配送部門和業務部門反饋。2.業務部門應與客戶溝通，了解客戶需求，解決客戶問題，爭取客戶簽收保單。3.如客戶堅持拒收，配送部門應將保單帶回公司，并按照公司規定進行后續處理。（三）配送延誤1.如因不可抗力等原因導致保單配送延誤，配送部門應及時通知業務部門和客服部門，并向客戶說明情況，爭取客戶理解。2.采取措施盡快恢復正常配送，確保保單盡快送達客戶手中。3.對配送延誤的原因進行分析總結，采取相應措施避免類似情況再次發生。十、信息安全管理（一）客戶信息保護1.在保單配送過程中，所有涉及客戶信息的人員應嚴格遵守公司信息安全管理制度，保護客戶信息安全。2.嚴禁泄露客戶姓名、地址、聯系方式、保險金額等敏感信息，防止客戶信息被非法獲取或利用。（二）系統安全1.信息技術部門應加強保單配送管理系統的安全防護，定期進行系統維護和升級，防止系統遭受網絡攻擊或數據泄露。2.對系統操作權限進行嚴格管理，確保只有授權人員能夠訪問和操作相關信息。十一、監督與考核（一）監督機制1.公司建立保單配送監督機制，定期對保單配送工作進行檢查和評估。2.業務部門、配送部門、客服部門等相關部門應相互配合，共同做好保單配送監督工作。3.對發現的問題及時進行整改，確保保單配送工作規范、有序進行。（二）考核指標1.保單配送及時率：考核保單是否按照規定時間送達客戶手中。2.保單簽收成功率：考核客戶簽收保單的比例。3.客戶滿意度：通過客戶反饋調查等方式，考核客戶對保單配送服務的滿意程度。（三）考核結果應用1.將考核結果與員工績效掛鉤，對表現優秀的員工給予獎勵，對未達標的員工進行相應處罰。2.根據考核結果分析總結保單配送工作中存在的問題，采取針對性措施進行改進，不斷提高保單配送服務質量。十二、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織保單配送相關人員進行培訓，包括業務知識、服務規范、信息安全等方面的培訓。2.培訓內容應根據實際工作需求和公司發展要求進行更新和完善，確保培訓效果。3.通過培訓提高配送人員的業務素質和服務水平，增強員工的責任意識和團隊協作能力。（二）