保密外事管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密外事管理，確保公司在對外交往活動中的信息安全，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外事活動的部門和人員，包括但不限于因公出國（境）人員、接待境外來訪人員、參與國際合作項目等。（三）基本原則1.保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，確保公司外事活動中的各類信息不泄露。2.合規原則：外事活動必須符合國家法律法規和相關政策要求，依法依規開展。3.安全原則：保障外事活動人員的人身安全和公司財產安全，防范各類風險。二、保密外事管理職責分工（一）公司高層管理1.負責審批涉及保密外事的重大事項，決策外事活動中的保密工作方針和策略。2.監督檢查保密外事管理制度的執行情況，對違規行為進行處理。（二）外事部門1.制定和執行外事活動保密工作方案，明確保密措施和流程。2.負責外事活動的組織協調，對參與外事活動的人員進行保密教育和培訓。3.審核外事活動中的各類文件、資料，確保其符合保密要求。（三）保密管理部門1.指導和監督外事部門的保密工作，提供保密技術支持和咨詢服務。2.對涉及保密外事的文件、資料進行審查和備案，參與重大外事活動的保密檢查。3.負責處理外事活動中的泄密事件，依法追究相關人員的責任。（四）其他部門1.配合外事部門做好本部門參與外事活動的保密工作，提供必要的信息和支持。2.對外事活動中涉及本部門的信息進行保密管理，防止泄露。三、外事活動保密措施（一）出國（境）人員保密要求1.出國（境）人員在出國（境）前必須參加公司組織的保密教育和培訓，了解外事活動中的保密規定和要求。2.嚴格遵守國家有關出入境管理規定，不得攜帶違禁物品和涉及公司機密的文件、資料、電子設備等出境。如需攜帶，必須按照規定辦理審批手續。3.在境外期間，要妥善保管個人物品和公司提供的文件、資料等，不得隨意丟棄或轉借他人。未經公司批準，不得擅自與境外機構、人員進行涉及公司機密的交流和合作。4.回國后，要及時將所攜帶的文件、資料等交回公司，并如實匯報在外事活動中的保密情況。（二）接待境外來訪人員保密要求1.接待部門在接待境外來訪人員前，要制定詳細的接待方案，明確保密措施和注意事項。2.安排專人負責與境外來訪人員的溝通和交流，嚴格控制接觸范圍，避免無關人員了解公司機密信息。3.對境外來訪人員提供的文件、資料等要進行嚴格審查，不得隨意接受和傳播。如需使用，必須按照規定辦理審批手續。4.在接待過程中，要注意場所的選擇和安全保衛工作，防止公司機密信息被竊取或泄露。（三）國際合作項目保密要求1.參與國際合作項目的部門和人員要簽訂保密協議，明確雙方的保密責任和義務。2.在項目實施過程中，要嚴格控制項目資料的分發范圍，對涉及公司機密的技術、商業秘密等要采取加密存儲、專人保管等措施。3.與境外合作方進行交流和合作時，要注意選擇可靠的合作伙伴，對合作內容進行嚴格保密，防止泄露公司機密。4.項目結束后，要及時清理和銷毀項目過程中產生的各類文件、資料等，確保公司機密信息不被留存。四、外事文件、資料保密管理（一）文件、資料的起草與審核1.外事文件、資料的起草要嚴格按照保密要求進行，明確密級和保密期限。2.起草完成后，要經部門負責人審核，確保文件、資料內容準確、完整，符合保密規定。涉及重要機密的文件、資料，還需經保密管理部門審核。（二）文件、資料的印制與分發1.外事文件、資料的印制要在公司內部指定的具有保密資質的印刷場所進行，嚴格控制印制數量。2.印制過程中要做好登記和管理工作，防止文件、資料丟失或被盜。3.文件、資料分發時，要嚴格按照規定的范圍進行，履行簽收手續。嚴禁擅自擴大分發范圍或向無關人員發放。（三）文件、資料的使用與保管1.外事人員要妥善保管所使用的文件、資料，不得擅自復印、摘抄、轉借他人。如需復印、摘抄，必須按照規定辦理審批手續。2.使用文件、資料時要在規定的場所進行，不得帶出辦公區域。使用完畢后要及時歸還，不得隨意丟棄。3.對涉及公司機密的文件、資料要進行分類存放，采取加密存儲等措施，防止信息泄露。（四）文件、資料的銷毀1.外事文件、資料不再使用或超過保密期限后，要及時進行銷毀。2.銷毀工作要在保密管理部門的監督下進行，采用粉碎、焚燒等符合保密要求的方式進行處理。3.銷毀過程中要做好記錄，包括文件、資料的名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等，以備查考。五、外事活動中的通信與信息設備管理（一）通信保密1.外事人員在參與外事活動時，要注意通信安全，不得使用未經公司批準的通信工具。2.在與境外機構、人員通信時，要避免涉及公司機密信息。如需傳遞機密信息，必須采用加密通信方式，并按照規定辦理審批手續。3.不得在公共場合談論涉及公司機密的通信內容，防止信息泄露。（二）信息設備管理1.外事人員使用的電子設備要安裝必要的安全防護軟件，設置強密碼，并定期更新。2.嚴禁在連接互聯網的電子設備上存儲、處理涉及公司機密的文件、資料等。如需處理，必須使用公司內部的專用網絡和設備。3.攜帶電子設備外出時，要妥善保管，防止丟失或被盜。如設備丟失或被盜，要及時報告公司，并采取措施防止信息泄露。六、外事活動中的保密監督與檢查（一）定期檢查1.公司保密管理部門定期對外事活動中的保密工作進行檢查，檢查內容包括保密制度的執行情況、文件資料的管理、通信與信息設備的使用等。2.檢查方式可采用現場檢查、查閱資料、詢問相關人員等，對發現的問題要及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）專項檢查1.針對重大外事活動、重要國際合作項目等，公司保密管理部門可組織專項保密檢查，確保保密工作措施落實到位。2.專項檢查要制定詳細的檢查方案，明確檢查重點和方法，檢查結束后要形成檢查報告，對發現的問題進行分析和總結，提出改進措施和建議。（三）違規處理1.對于違反保密外事管理制度的部門和人員，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.對因違反保密規定給公司造成損失的，要依法追究相關人員的賠償責任；構成犯罪的，移交司法機關依法處理。七、保密外事培訓與教育（一）培訓計劃1.公司外事部門要制定年度保密外事培訓計劃，明確培訓內容、培訓對象、培訓時間和培訓方式等。2.培訓計劃要根據公司外事活動的實際情況和保密工作的需要進行制定，確保培訓的針對性和實效性。（二）培訓內容1.國家有關保密法律法規和政策文件，增強外事人員的保密法律意識。2.公司保密外事管理制度，使外事人員熟悉保密工作流程和要求。3.外事活動中的保密技巧和方法，提高外事人員的保密防范能力。4.典型泄密案例分析，通過案例教育外事人員吸取教訓，引以為戒。（三）培訓方式1.集中培訓：定期組織外事人員參加集中培訓，邀請保密專家或公司內部專業人員進行授課。2.在線學習：利用公司內部網絡平臺，提供保密外事培訓課程，供外事人員自主學習。3.專題講座：針對外事活動中的特定保密問題，舉辦專題講座，