信息文控管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信息文控管理，確保公司各類文件、資料的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，促進(jìn)信息的有效傳遞和共享，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在日常工作中產(chǎn)生、使用、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)和歸檔的各類文件、資料、電子數(shù)據(jù)等信息文控管理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：信息文控應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，符合法律法規(guī)、公司政策和實(shí)際工作要求。2.完整性原則：涵蓋公司運(yùn)營過程中涉及的各類信息，保證文件資料的全面性和系統(tǒng)性。3.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的格式、編號、標(biāo)識等規(guī)范，便于文件的識別、檢索和管理。4.及時(shí)性原則：文件的起草、審核、發(fā)布、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，確保信息的時(shí)效性。5.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密的信息文控，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）文控管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司信息文控管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一管理公司各類文件、資料的編號、格式、排版等，確保規(guī)范性。3.負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等日常管理工作，建立文件管理臺(tái)賬。4.對各部門文件管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，定期檢查文件管理情況。5.負(fù)責(zé)公司電子文件的存儲(chǔ)、備份和安全管理，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）各部門1.設(shè)立兼職文控員，負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理、初審和保管工作。2.按照公司文控管理制度的要求，及時(shí)起草、審核、提交本部門相關(guān)文件，并配合文控管理部門做好文件的流轉(zhuǎn)和歸檔工作。3.對本部門文件資料的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性負(fù)責(zé)，確保文件符合公司規(guī)定和工作需要。（三）文件起草人1.負(fù)責(zé)按照公司要求和實(shí)際工作需要起草文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.在文件起草過程中，充分征求相關(guān)部門和人員的意見，對文件的可行性和操作性負(fù)責(zé)。3.及時(shí)將起草完成的文件提交給本部門負(fù)責(zé)人審核，并配合文控管理部門完成文件的后續(xù)流轉(zhuǎn)工作。（四）文件審核人1.對提交的文件進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審查文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性、完整性和格式規(guī)范性。2.提出審核意見，對審核通過的文件簽字確認(rèn)，對審核不通過的文件提出修改建議，要求起草人進(jìn)行修改完善。3.對文件審核結(jié)果負(fù)責(zé)，確保文件質(zhì)量符合公司要求。（五）文件批準(zhǔn)人1.根據(jù)公司授權(quán)和相關(guān)規(guī)定，對審核通過的文件進(jìn)行最終批準(zhǔn)。2.對文件的合法性、有效性和整體質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。3.對批準(zhǔn)發(fā)布的文件承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等行政公文。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同協(xié)議等專業(yè)性文件。3.人事文件：有關(guān)員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、任免等人事管理方面的文件。4.財(cái)務(wù)文件：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、資金管理等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（二）文件編號1.文件編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，由部門代碼、年份代碼、文件類別代碼、順序號組成。2.部門代碼：用兩位大寫字母表示，具體對應(yīng)關(guān)系如下：行政部：AD財(cái)務(wù)部：FI人力資源部：HR業(yè)務(wù)一部：OB1業(yè)務(wù)二部：OB2……3.年份代碼：用四位數(shù)字表示文件產(chǎn)生的年份，如2023。4.文件類別代碼：用一位大寫字母表示，對應(yīng)文件分類中的各類別，如行政文件用“A”表示，業(yè)務(wù)文件用“B”表示等。5.順序號：用三位數(shù)字表示，從001開始依次編號。6.示例：AD2023A001，表示行政部2023年發(fā)布的第1份行政文件。四、文件起草與審核（一）文件起草1.起草人應(yīng)根據(jù)工作需要和公司要求，明確文件的主題、目的、內(nèi)容和適用范圍。2.文件內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、條理清晰，語言表達(dá)準(zhǔn)確規(guī)范，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.涉及多個(gè)部門或?qū)I(yè)領(lǐng)域的文件，起草人應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見，確保文件的可行性和可操作性。4.文件格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，包括字體、字號、行距、頁邊距等。（二）文件審核1.起草完成的文件應(yīng)提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審主要審查文件內(nèi)容是否符合本部門工作實(shí)際和公司整體要求，格式是否規(guī)范等。2.經(jīng)部門初審?fù)ㄟ^后，文件流轉(zhuǎn)至相關(guān)審核部門進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)從專業(yè)角度、合規(guī)性等方面對文件進(jìn)行全面審查，并提出審核意見。3.需要多個(gè)部門會(huì)簽的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)組織會(huì)簽工作，各會(huì)簽部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)簽，并簽署明確意見。4.文件審核人應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對審核意見負(fù)責(zé)。如審核不通過，應(yīng)詳細(xì)說明原因，要求起草人進(jìn)行修改完善后重新提交審核。五、文件批準(zhǔn)與發(fā)布（一）文件批準(zhǔn)1.審核通過的文件提交給具有批準(zhǔn)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)根據(jù)公司政策、法規(guī)和實(shí)際情況，對文件進(jìn)行全面審查，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。2.對于涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)或需上級部門審批的文件，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行批準(zhǔn)。（二）文件發(fā)布1.文件經(jīng)批準(zhǔn)后，由文控管理部門按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行發(fā)布。2.行政文件、重要業(yè)務(wù)文件等一般通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等方式發(fā)布；涉及特定部門或人員的文件，可通過郵件、專人送達(dá)等方式進(jìn)行傳遞。3.文控管理部門應(yīng)及時(shí)更新文件發(fā)布記錄，確保員工能夠及時(shí)獲取最新的文件信息。六、文件流轉(zhuǎn)與傳閱（一）文件流轉(zhuǎn)1.文件發(fā)布后，文控管理部門應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和涉及范圍，確定文件的流轉(zhuǎn)路徑和傳閱對象。2.文件流轉(zhuǎn)應(yīng)遵循高效、準(zhǔn)確的原則，通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、紙質(zhì)文件傳遞等方式進(jìn)行，確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)相關(guān)部門和人員手中。3.對于緊急文件，應(yīng)采取優(yōu)先處理的方式，確保文件能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)得到處理。（二）文件傳閱1.傳閱文件應(yīng)填寫《文件傳閱單》，注明文件名稱、編號、傳閱日期、傳閱人簽字等信息。2.傳閱人應(yīng)在收到文件后及時(shí)進(jìn)行閱讀，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽署意見后將文件傳遞給下一位傳閱人。3.文控管理部門應(yīng)定期跟蹤文件傳閱情況，對逾期未傳閱的文件進(jìn)行催辦，確保文件傳閱的及時(shí)性和有效性。七、文件使用與保管（一）文件使用1.員工因工作需要使用文件時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行借閱或復(fù)印。借閱文件需填寫《文件借閱登記表》，注明借閱日期、歸還日期、借閱人簽字等信息。2.復(fù)印文件應(yīng)經(jīng)文控管理部門同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印，確保文件的安全和完整。3.使用文件過程中，應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改、損壞、丟失文件。如需對文件進(jìn)行標(biāo)注、批注等，應(yīng)使用鉛筆或其他可擦除的工具，并在使用完畢后恢復(fù)文件原貌。（二）文件保管1.各部門應(yīng)設(shè)立專門的文件保管區(qū)域，配備必要的文件柜、文件夾等保管設(shè)備，確保文件存放有序、便于查找。2.文控管理部門應(yīng)定期對公司各類文件進(jìn)行整理、歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，確保文件資料的完整性和安全性。3.對于重要文件和機(jī)密文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，防止信息泄露。4.定期對文件保管情況進(jìn)行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，確保文件保管符合要求。八、文件歸檔與銷毀（一）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目清晰。2.文控管理部門負(fù)責(zé)對歸檔文件進(jìn)行審核，對不符合歸檔要求的文件退回承辦部門重新整理。3.歸檔文件應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄，便于查詢和檢索。（二）文件銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由文控管理部門提出銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文控管理部門會(huì)同有關(guān)部門共同實(shí)施文件銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。3.對于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，確保信息無法恢復(fù)。九、電子文件管理（一）電子文件的生成與收集1.員工在工作中應(yīng)按照公司要求及時(shí)生成電子文件，并確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。2.各部門應(yīng)定期收集本部門產(chǎn)生的電子文件，統(tǒng)一提交給文控管理部門進(jìn)行集中管理。（二）電子文件的存儲(chǔ)與備份1.文控管理部門應(yīng)建立專門的電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器，按照文件分類和編號進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子文件存儲(chǔ)有序、便于檢索。2.定期對電子文件進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（三）電子文件的使用與權(quán)限管理1.員工通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)訪問和使用電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。文控管理部門負(fù)責(zé)設(shè)定和調(diào)整員工的電子文件訪問權(quán)限。2.嚴(yán)格控制電子文件的下載、打印等操作，如需進(jìn)行此類操作，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并進(jìn)行記錄。3.對電子文件的操作記錄進(jìn)行定期審計(jì)，確保電子文件的使用符合規(guī)定。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文控管理部門定期對各部門文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件起草、審核、發(fā)布、流轉(zhuǎn)、保管、歸檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評價(jià)1.將文件管理工作納入公司績效