電話程控機管理制度總則1.目的為了規范公司電話程控機的使用與管理，確保通訊暢通、高效，保障公司業務的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.職責分工行政部門負責電話程控機的日常維護、管理及故障排除，確保設備正常運行。人力資源部門負責對員工使用電話程控機的行為進行監督和考核。各部門負責人負責本部門員工正確使用電話程控機的指導和監督。電話程控機使用規范1.接聽規范電話鈴響三聲內必須接聽，使用禮貌用語，如“您好，[公司名稱]”。認真傾聽對方講話，做好記錄，如有需要，及時轉接相關人員。若對方找的人員不在，應禮貌告知對方，并詢問是否需要留言。如需留言，應準確記錄留言內容，包括姓名、單位、聯系電話、留言事項等，并及時轉達。2.撥打規范撥打外線電話前，先確認是否需要撥打長途，如需長途，需經相關領導批準。撥打外線電話時，應先撥“0”，再撥電話號碼。內部通話時，直接撥打分機號碼。通話結束后，輕輕掛斷電話，避免用力過猛產生較大聲響。3.禁止行為禁止利用公司電話進行私人聊天、打游戲、聽音樂等與工作無關的活動。禁止撥打聲訊電話、色情電話等違法違規電話。禁止故意損壞電話程控機設備，如隨意拆卸、亂按按鍵等。電話程控機維護管理1.日常維護行政部門安排專人定期對電話程控機進行清潔、檢查，確保設備外觀整潔，線路連接正常。每日檢查電話程控機的運行狀態，如發現異常，及時進行處理，并做好記錄。定期對電話程控機的軟件進行升級，以保證設備的性能和功能。2.故障維修當電話程控機出現故障時，使用人員應及時向行政部門報告。行政部門接到故障報告后，應立即安排維修人員進行維修，并記錄故障現象、維修過程及結果。對于重大故障，維修人員應及時通知相關領導，并盡快恢復設備正常運行。3.設備保養定期對電話程控機的硬件設備進行保養，如更換電池、清潔電路板等。根據設備使用情況，適時更換老化或損壞的部件，確保設備的可靠性和穩定性。電話費用管理1.費用核算行政部門每月對公司電話費用進行統計核算，包括市內通話費、長途通話費、短信費等。按照部門進行費用分攤，制作費用明細報表。2.費用控制各部門應合理控制電話費用支出，避免不必要的通話。對于長途通話較多的部門，應制定相應的審批制度，嚴格控制長途費用。行政部門定期對各部門電話費用進行分析，如發現費用異常，及時與相關部門溝通，查找原因并采取措施進行控制。3.費用報銷員工因工作需要發生的電話費用，按照公司財務制度進行報銷。報銷時需提供有效的發票，并注明通話時間、通話對象、通話內容等詳細信息。電話程控機安全管理1.設備安全電話程控機應放置在干燥、通風、安全的地方，避免陽光直射和潮濕環境。定期檢查設備的電源線、信號線等，確保連接牢固，無破損、漏電等安全隱患。禁止非專業人員擅自拆卸、維修電話程控機設備，以免發生安全事故。2.信息安全嚴格遵守國家有關信息安全的法律法規，保護公司通訊信息的安全。對涉及公司機密的通話內容，應嚴格保密，禁止泄露。加強對員工的信息安全教育，提高員工的安全意識，防止因疏忽導致信息泄露。考核與獎懲1.考核標準人力資源部門定期對員工使用電話程控機的情況進行考核，考核內容包括接聽規范、撥打規范、禁止行為等方面。對于違反電話程控機使用規范的員工，視情節輕重給予相應的扣分處理。2.獎勵措施對于嚴格遵守電話程控機管理制度，表現優秀的員工，給予通報表揚或一定的物質獎勵。在電話費用控制方面表現突出的部門，給予部門負責人一定的獎勵。3.懲罰措施對于違反電話程控機使用規范的員工，第一次給予警告，第二次給予罰款處理，第三次給予降職、降薪等處分。因員工違規使用電話