葛洲壩資料管理制度一、總則（一）目的為加強葛洲壩資料管理，確保資料的完整性、準確性、規范性和安全性，提高資料利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于葛洲壩集團及所屬各單位、部門在生產經營、管理活動中形成的各類資料的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司資料實行集中統一管理，明確歸口管理部門，確保資料管理的規范化和標準化。2.分級負責原則：按照資料的重要性和涉及范圍，實行分級負責管理，各部門、單位負責本部門、本單位資料的收集、整理、保管和利用。3.全程管理原則：對資料的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進行管理，確保資料管理的連續性和系統性。4.安全保密原則：加強資料的安全保密工作，防止資料泄露、丟失和損壞，確保資料的安全性和保密性。二、管理職責（一）公司資料管理委員會1.負責制定和修訂公司資料管理制度；2.審批公司重要資料管理工作規劃和年度計劃；3.協調解決公司資料管理工作中的重大問題；4.監督檢查公司資料管理工作的執行情況。（二）歸口管理部門1.負責制定本部門資料管理實施細則；2.組織指導本部門及所屬單位資料的收集、整理、歸檔工作；3.負責本部門資料的保管和利用，建立健全資料保管和利用制度；4.定期對本部門資料管理工作進行自查，及時發現和解決存在的問題；5.向公司資料管理部門報送本部門資料管理工作情況。（三）資料管理部門1.負責公司資料管理工作的統籌規劃、組織協調和監督檢查；2.制定公司資料分類標準和編號規則；3.負責公司重要資料的集中保管和利用；4.指導和培訓各部門、單位資料管理人員；5.定期對公司資料管理工作進行總結和評估，提出改進措施和建議。（四）各部門、單位1.負責本部門、本單位資料的收集、整理、歸檔工作，確保資料的完整、準確、規范；2.按照公司資料管理要求，及時將整理好的資料移交歸口管理部門或資料管理部門；3.建立本部門、本單位資料臺賬，做好資料的登記、保管和利用工作；4.配合資料管理部門做好資料的清查、統計和上報工作。（五）資料管理人員1.負責本部門、本單位資料的具體收集、整理、歸檔和保管工作；2.嚴格遵守資料管理規定，確保資料的安全和保密；3.積極為公司各部門提供資料查詢和利用服務；4.定期對所負責的資料進行清查和盤點，發現問題及時報告。三、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發布的各類規章制度、決定、通知、通報等。2.經營管理類：涵蓋市場營銷、財務管理、人力資源管理、物資管理等方面的資料。3.工程技術類：涉及工程規劃、設計、施工、監理等環節的技術文件、圖紙、報告等。4.黨群工作類：包括黨組織建設、思想政治工作、企業文化建設等方面的資料。5.其他類：不屬于上述分類的其他資料。（二）編號規則1.資料編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式。2.年份：用四位數字表示資料形成的年份。3.類別代碼：根據資料分類，用兩位字母表示相應的類別，如行政文件類為“XZ”，經營管理類為“JY”等。4.順序號：用四位數字表示該類別資料的順序編號。例如，2023年形成的第5份行政文件，編號為“2023XZ0005”。四、資料收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門、單位在履行職責過程中形成的各類文件、報表、記錄、合同、協議等資料。2.公司對外交往中收到的與公司業務相關的文件、資料、信函等。3.公司員工個人在工作中形成的具有保存價值的資料，如調研報告、技術總結、工作經驗材料等。（二）收集要求1.各部門、單位應明確專人負責資料收集工作，確保資料收集的及時性和完整性。2.資料收集應遵循真實、準確、完整的原則，不得對資料進行篡改或偽造。3.對于重要資料，應及時收集并妥善保管，防止丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循資料形成的自然規律，保持資料之間的有機聯系。2.按照資料的類別、時間順序等進行分類整理，便于查找和利用。3.對資料進行編號、編目，建立資料目錄清單。（四）整理方法1.對紙質資料進行分類裝訂，在每冊資料首頁編制目錄，注明資料名稱、日期、編號等信息。2.對電子資料進行分類存儲，建立文件夾結構，按照資料編號或名稱進行命名，并編制電子目錄清單。五、資料歸檔（一）歸檔范圍1.經過整理、具有保存價值的各類資料。2.重要會議文件、重大活動資料、重要合同協議等。3.公司歷史沿革、大事記等資料。（二）歸檔時間1.各部門、單位應在次年上半年將上一年度形成的資料整理歸檔。2.對于重大項目、重要事件等形成的資料，應在項目結束或事件完成后及時歸檔。（三）歸檔程序1.資料整理人員對整理好的資料進行自查，確保資料完整、準確、規范。2.填寫《資料歸檔清單》，詳細注明資料名稱、編號、日期、份數等信息。3.將資料及《資料歸檔清單》一并移交歸口管理部門或資料管理部門。4.歸口管理部門或資料管理部門對歸檔資料進行審核，審核無誤后辦理歸檔手續。六、資料保管（一）保管方式1.紙質資料應存放在專門的檔案柜中，按照類別、年份等順序排列，便于查找。2.電子資料應存儲在專用服務器或存儲設備上，建立備份機制，防止數據丟失。3.對于重要的紙質資料和電子資料，應進行異地備份，確保數據安全。（二）保管環境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家相關標準。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保資料安全。（三）保管期限1.公司資料保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的資料主要包括公司重要的規章制度、歷史沿革、大事記等。3.長期保管的資料一般為10年以上，包括公司年度經營計劃、財務報表、重要合同協議等。4.短期保管的資料一般為110年，包括一般性的文件、報表、記錄等。（四）資料清查1.資料管理部門應定期對資料進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內容包括資料的數量、完整性、準確性、保管狀況等。3.對清查中發現的問題，應及時采取措施進行處理，并填寫《資料清查報告》。七、資料利用（一）利用原則1.遵循合法、合規、合理的原則，確保資料利用符合公司規定和法律法規要求。2.嚴格履行審批手續，未經批準，不得擅自查閱、借閱、復制資料。3.在資料利用過程中，應注意保護資料的安全和保密，不得泄露資料內容。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，經部門負責人或分管領導批準后，到資料管理部門查閱。2.借閱：如需借閱資料，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經部門負責人或分管領導批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.復制：因工作需要復制資料的，應填寫《資料復制申請表》，經部門負責人或分管領導批準后，到資料管理部門辦理復制手續。復制資料應注明用途，并按規定支付復制費用。（三）利用記錄1.資料管理部門應建立資料利用記錄臺賬，詳細記錄資料查閱、借閱、復制的時間、申請人、資料名稱、用途等信息。2.資料利用記錄應妥善保管，保存期限與資料保管期限相同。八、資料保密（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要信息的資料。2.公司尚未公開的重大決策、經營戰略、業務計劃等資料。3.其他按照公司規定需要保密的資料。（二）保密措施1.對保密資料應進行標識，明確保密級別。2.嚴格限制保密資料的接觸范圍，僅限經過授權的人員查閱、使用。3.在資料存儲、傳輸、處理過程中，應采取加密等安全措施，防止資料泄露。4.與外部單位或個人交換保密資料時，應簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務。（三）保密教育1.公司應定期開展保密教育活動，提高員工的保密意識。2.新員工入職時，應進行保密培訓，使其了解公司保密制度和要求。3.對涉及保密資料管理和使用的人員，應進行專門的保密培訓，確保其掌握保密技能。九、信息化管理（一）資料數字化1.對具有保存價值的紙質資料，應逐步進行數字化處理，建立電子檔案庫。2.數字化資料應與紙質資料內容一致，確保數據的準確性和完整性。3.制定數字化資料的存儲、管理和利用規范，確保電子檔案的安全和有效利用。（二）資料管理系統1.建立公司資料管理系統，實現資料的在線收集、整理、歸檔、保管、利用和查詢等功能。2.資料管理系統應具備權限管理、數據備份、安全審計等功能，確保資料管理的規范化和信息化。3.各部門、單位應積極配合資料管理部門做好資料管理系統的推廣應用工作，確保資料及時、準確錄入系統。十、監督與考核（一）監督檢查1.公司資料管理部門應定期對各部門、單位資料管理工作進行監督檢查，發現問題及時督促整改。2.監督檢查內容包括資料收集、整理、歸檔、保管、利用等環節的工作情況。3.對違反資料管理制度的行為，應及時予以糾正，并視情節輕重給予相應的處罰。（二）考核評