軟件與資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司軟件與資料的管理，確保軟件的正常使用、資料的安全存儲與有效利用，提高工作效率，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及軟件使用和資料管理的部門及員工。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司軟件與資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確管理職責(zé)和流程。2.安全保密原則：確保軟件和資料的安全性、保密性，防止信息泄露。3.規(guī)范使用原則：規(guī)范軟件的安裝、使用、卸載等操作，合理利用資料。4.定期維護(hù)原則：定期對軟件進(jìn)行更新維護(hù)，對資料進(jìn)行整理歸檔。二、軟件管理（一）軟件采購1.需求申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫《軟件采購申請表》，詳細(xì)說明軟件名稱、版本、功能需求、采購數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部門。2.采購審批：行政部門對采購申請進(jìn)行匯總整理，提交公司管理層審批。審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系軟件供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.采購流程：行政部門按照公司采購相關(guān)規(guī)定，與軟件供應(yīng)商簽訂采購合同，明確軟件的授權(quán)使用范圍、價(jià)格、售后服務(wù)等條款。采購?fù)瓿珊螅皶r(shí)將軟件交付使用部門，并辦理相關(guān)驗(yàn)收手續(xù)。（二）軟件安裝與授權(quán)1.安裝規(guī)范：使用部門應(yīng)按照軟件安裝說明進(jìn)行安裝，確保安裝過程順利。如需技術(shù)支持，可聯(lián)系行政部門或軟件供應(yīng)商。2.授權(quán)管理：行政部門負(fù)責(zé)對軟件的授權(quán)進(jìn)行管理，確保軟件在授權(quán)范圍內(nèi)合法使用。對于需要許可證或序列號的軟件，應(yīng)妥善保管相關(guān)信息，并建立授權(quán)臺賬。（三）軟件使用1.使用培訓(xùn)：新采購的軟件，行政部門應(yīng)組織相關(guān)使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉軟件的功能和操作方法。培訓(xùn)內(nèi)容包括軟件的基本功能、操作流程、注意事項(xiàng)等。2.規(guī)范操作：使用人員應(yīng)按照軟件的操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改軟件的設(shè)置和參數(shù)。在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)反饋給行政部門或軟件供應(yīng)商，以便及時(shí)解決。3.禁止行為：嚴(yán)禁使用未經(jīng)授權(quán)的軟件，嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳播公司購買的軟件。不得利用公司軟件從事與工作無關(guān)的活動(dòng)。（四）軟件升級與維護(hù)1.升級計(jì)劃：行政部門應(yīng)關(guān)注軟件供應(yīng)商發(fā)布的軟件升級信息，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定軟件升級計(jì)劃。升級計(jì)劃應(yīng)包括升級時(shí)間、升級內(nèi)容、升級風(fēng)險(xiǎn)評估等。2.升級實(shí)施：在軟件升級前，行政部門應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份等準(zhǔn)備工作，并提前通知相關(guān)使用人員。升級過程中，應(yīng)密切關(guān)注升級情況，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題。升級完成后，應(yīng)對升級效果進(jìn)行測試和評估。3.維護(hù)管理：行政部門負(fù)責(zé)對公司軟件進(jìn)行日常維護(hù)管理，定期檢查軟件的運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理軟件故障。對于需要軟件供應(yīng)商提供技術(shù)支持的問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)。（五）軟件卸載與報(bào)廢1.卸載規(guī)定：當(dāng)軟件不再使用時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門，由行政部門負(fù)責(zé)進(jìn)行卸載操作。卸載過程中應(yīng)確保軟件相關(guān)數(shù)據(jù)被徹底清除，不得殘留任何信息。2.報(bào)廢處理：對于已達(dá)到報(bào)廢年限或因其他原因無法繼續(xù)使用的軟件，行政部門應(yīng)填寫《軟件報(bào)廢申請表》，經(jīng)公司管理層審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢軟件應(yīng)妥善保管，防止信息泄露。三、資料管理（一）資料分類1.公司文件：包括公司章程、制度、通知、報(bào)告等各類公司內(nèi)部文件。2.業(yè)務(wù)資料：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。3.技術(shù)資料：技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、研發(fā)報(bào)告、測試文檔等。4.財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.人事資料：員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料、績效考核資料等。（二）資料收集與整理1.收集渠道：各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)資料的收集工作，資料來源包括內(nèi)部工作成果、外部獲取的文件等。收集過程中應(yīng)確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.整理要求：收集到的資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對于紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行編號、裝訂，并制作目錄索引；對于電子資料，應(yīng)進(jìn)行命名規(guī)范，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映資料內(nèi)容。（三）資料存儲1.存儲方式：資料應(yīng)根據(jù)其重要性和使用頻率，選擇合適的存儲方式。重要資料應(yīng)進(jìn)行備份存儲，可采用硬盤、光盤、云存儲等多種方式。存儲設(shè)備應(yīng)妥善保管，防止損壞和丟失。2.存儲位置：公司應(yīng)設(shè)立專門的資料存儲區(qū)域，對各類資料進(jìn)行集中存儲。對于電子資料，應(yīng)存儲在公司內(nèi)部服務(wù)器或指定的存儲介質(zhì)上，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。（四）資料借閱與使用1.借閱申請：因工作需要借閱資料的員工，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料名稱、借閱原因、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至資料管理部門。2.借閱審批：資料管理部門對借閱申請進(jìn)行審批，對于重要資料的借閱，需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)。審批通過后，資料管理部門應(yīng)按照申請內(nèi)容提供資料，并做好借閱登記。3.使用規(guī)范：借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播資料內(nèi)容。如需對資料進(jìn)行使用，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)進(jìn)行，使用完畢后及時(shí)歸還。（五）資料共享1.共享范圍：根據(jù)工作需要，部分資料可在公司內(nèi)部進(jìn)行共享。共享資料應(yīng)明確共享范圍和使用權(quán)限，確保資料的安全性和保密性。2.共享方式：通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺、共享文件夾等方式實(shí)現(xiàn)資料共享。共享資料應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問密碼，并定期更新密碼。（六）資料保密1.保密措施：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。資料管理部門應(yīng)與接觸重要資料的員工簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.訪問控制：對重要資料的訪問應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相關(guān)資料。資料管理部門應(yīng)定期檢查資料的訪問權(quán)限，確保權(quán)限設(shè)置合理。3.保密培訓(xùn)：公司應(yīng)定期組織員工進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能，防止資料泄露事件的發(fā)生。（七）資料歸檔與銷毀1.歸檔要求：各部門應(yīng)定期將整理好的資料移交至資料管理部門進(jìn)行歸檔。歸檔資料應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號、裝訂，并建立詳細(xì)的檔案目錄。2.銷毀流程：對于已過期、無用或不再需要的資料，資料管理部門應(yīng)填寫《資料銷毀申請表》，經(jīng)公司管理層審批后進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保資料被徹底銷毀，防止信息泄露。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：行政部門應(yīng)定期對公司軟件與資料的管理情況進(jìn)行檢查，包括軟件的使用情況、資料的存儲與整理情況、保密措施的執(zhí)行情況等。2.不定期抽查：公司管理層可根據(jù)工作需要，對軟件與資料管理情況進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）考核機(jī)制1.考核指標(biāo)：將軟件與資料管理工作納入員工績效考核體系，考核指標(biāo)包括軟件使用規(guī)范程度、資料整理歸檔及時(shí)性、資料保密情況等。2.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核結(jié)果，對表