單位文件傳閱管理制度一、總則（一）目的為了規范單位文件傳閱流程，確保文件及時、準確地傳達給相關人員，提高工作效率，避免文件積壓和丟失，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內部所有文件的傳閱管理，包括但不限于上級來文、內部發文、會議文件、重要資料等。（三）基本原則1.及時高效原則：文件傳閱應迅速、及時，確保相關人員能夠及時了解文件內容，不影響工作的正常開展。2.準確無誤原則：傳閱過程中要保證文件內容的準確傳達，避免出現信息錯誤或遺漏。3.責任明確原則：明確各環節的責任人，確保文件傳閱的每個環節都有人負責，避免出現推諉現象。4.安全保密原則：嚴格遵守文件保密規定，防止文件泄露，確保文件的安全性。二、文件傳閱流程（一）收文登記1.單位辦公室負責接收各類文件，并進行詳細登記。登記內容包括文件名稱、文號、來文單位、日期、份數、密級等。2.對于緊急文件，應在文件首頁加蓋“急件”印章，并立即進行處理。（二）文件分類1.辦公室根據文件的性質和內容，將文件分為上級來文、內部發文、會議文件、重要資料等類別。2.對于涉及多個部門的文件，應根據文件的主要內容確定主辦部門。（三）文件傳閱1.辦公室根據文件的類別和主辦部門，確定傳閱范圍。傳閱范圍應明確列出需要傳閱的部門和人員名單。2.辦公室將文件按照傳閱范圍依次傳遞給相關人員，并在文件傳閱登記表上記錄傳閱時間、傳閱人姓名等信息。3.傳閱人收到文件后，應在規定時間內閱讀，并在文件傳閱登記表上簽字確認。如遇特殊情況不能及時閱讀，應向辦公室說明原因，并安排其他人員代為閱讀。4.對于需要反饋意見的文件，傳閱人應在規定時間內將意見反饋給辦公室。辦公室負責將反饋意見整理后，及時傳遞給相關領導和部門。（四）文件催辦1.辦公室定期對文件傳閱情況進行檢查和催辦，確保文件及時傳閱和處理。2.對于超過規定傳閱時間仍未反饋意見的文件，辦公室應及時與傳閱人聯系，了解原因，并督促其盡快處理。3.對于重要文件或緊急文件，辦公室應重點跟蹤催辦，確保文件得到及時有效的處理。（五）文件歸檔1.文件傳閱完畢后，辦公室應及時將文件收回，并進行整理歸檔。歸檔文件應按照文件類別、時間順序等進行分類存放，便于查找和查閱。2.對于電子文件，應按照單位電子文件管理規定進行存儲和備份，確保文件的安全性和完整性。三、文件傳閱管理職責（一）辦公室職責1.負責單位文件的統一接收、登記、分類、傳閱、催辦和歸檔工作。2.制定文件傳閱管理制度，并監督執行。3.協調解決文件傳閱過程中出現的問題，確保文件傳閱工作的順利進行。（二）傳閱人職責1.按照規定的傳閱范圍和時間要求，及時閱讀文件，并在文件傳閱登記表上簽字確認。2.對文件內容進行認真研究，如有意見或建議，應及時反饋給辦公室。3.妥善保管文件，不得擅自將文件轉借他人或帶出單位。如遇文件丟失或損壞，應及時向辦公室報告，并承擔相應責任。（三）主辦部門職責1.負責本部門主辦文件的起草、審核、簽發等工作。2.確定本部門主辦文件的傳閱范圍，并及時將文件傳遞給相關人員。3.跟蹤本部門主辦文件的傳閱情況，督促傳閱人及時閱讀和反饋意見。4.負責本部門主辦文件的歸檔工作，確保文件的完整性和準確性。四、文件傳閱時間規定（一）一般文件一般文件的傳閱時間不得超過[X]個工作日，從文件送達傳閱人之日起計算。（二）緊急文件緊急文件應立即進行傳閱，傳閱人應在收到文件后的[X]小時內閱讀完畢，并將意見反饋給辦公室。（三）重要文件重要文件的傳閱時間可根據文件內容和領導要求適當延長，但最長不得超過[X]個工作日。五、文件傳閱保密規定（一）文件密級劃分1.單位文件根據其內容的重要性和敏感性，分為絕密、機密、秘密三個密級。2.絕密文件是指涉及單位核心機密，泄露后會給單位造成重大損失的文件；機密文件是指涉及單位重要機密，泄露后會給單位造成較大損失的文件；秘密文件是指涉及單位一般機密，泄露后會給單位造成一定損失的文件。（二）保密措施1.傳閱人應嚴格遵守文件保密規定，不得擅自擴大文件傳閱范圍。2.閱讀文件時應在辦公室或其他安全場所進行，不得在公共場所談論文件內容。3.對于密級文件，傳閱人應妥善保管，不得擅自復印、摘抄、轉借他人。如因工作需要確需復印、摘抄的，應經辦公室負責人批準，并按照規定進行登記和保管。4.文件傳閱完畢后，傳閱人應及時將文件交回辦公室，不得私自留存。5.辦公室應定期對文件傳閱情況進行檢查，發現問題及時處理，并追究相關人員的責任。六、文件傳閱特殊情況處理（一）傳閱人出差或請假1.傳閱人出差或請假前，應將正在傳閱的文件交給辦公室，由辦公室安排其他人員代為傳閱。2.如遇緊急文件，辦公室應通過電話、郵件等方式及時告知傳閱人文件內容，并要求其盡快反饋意見。（二）文件丟失或損壞1.如發現文件丟失或損壞，傳閱人應立即向辦公室報告，并說明情況。2.辦公室應及時查找文件下落，如無法找回，應根據文件的重要性和密級，采取相應的補救措施，如重新發文、補充相關資料等。3.對文件丟失或損壞負有責任的人員，應按照單位相關規定進行處理。（三）文件傳閱范圍調整1.因工作需要調整文件傳閱范圍時，主辦部門應及時通知辦公室，并說明調整原因和調整后的傳閱范圍。2.辦公室應根據主辦部門的通知，對文件傳閱登記表進行相應修改，并及時將文件傳遞給新增傳閱人。七、文件傳閱監督與考核（一）監督檢查1.辦公室定期對文件傳閱情況進行檢查，檢查內容包括文件傳閱時間、傳閱人簽字、意見反饋等。2.對于檢查中發現的問題，辦公室應及時向相關部門和人員發出整改通知，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將文件傳閱工作納入單位績效考核體系，對