公司發貨單據管理制度總則一、目的為規范公司發貨單據的管理，確保發貨流程的準確性、及時性和可追溯性，提高工作效率，保障公司的利益，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有產品的發貨單據管理，包括原材料、半成品、成品等各類貨物的發貨單據。三、管理原則1.準確性原則：發貨單據應準確記錄發貨信息，包括發貨日期、客戶名稱、貨物名稱、規格、數量、單價、金額等，確保數據的真實性和可靠性。2.及時性原則：發貨單據應及時填寫、傳遞和歸檔，確保發貨信息能夠及時反饋給相關部門和人員，便于公司的運營管理和決策。3.完整性原則：發貨單據應包含所有必要的信息，不得遺漏或涂改，如有特殊情況需要更改，應按照規定的程序進行審批和備案。4.可追溯性原則：發貨單據應具有可追溯性，能夠追溯到每一筆發貨的具體情況，包括發貨人員、審核人員、客戶簽收等信息，便于公司的質量追溯和責任追究。四、管理職責1.銷售部門（1）負責填寫發貨單據，確保發貨信息的準確性和完整性。（2）負責將發貨單據傳遞給物流部門，確保單據的及時傳遞。（3）負責與客戶溝通發貨事宜，及時反饋發貨信息給客戶。2.物流部門（1）負責接收發貨單據，核對發貨信息的準確性。（2）負責安排貨物的運輸和配送，確保貨物的安全和及時到達。（3）負責將貨物的運輸信息反饋給銷售部門和客戶，便于雙方的跟蹤和查詢。3.財務部門（1）負責審核發貨單據的金額和稅費等信息，確保財務數據的準確性。（2）負責根據發貨單據進行賬務處理，及時記錄銷售收入和應收賬款等信息。（3）負責與銷售部門和物流部門核對發貨單據的信息，確保數據的一致性。4.質檢部門（1）負責對發貨的貨物進行質量檢驗，確保貨物符合質量標準。（2）如發現貨物質量問題，應及時通知銷售部門和物流部門，采取相應的措施進行處理。5.綜合管理部門（1）負責對發貨單據的管理進行監督和檢查，確保管理制度的執行情況。（2）負責對發貨單據的歸檔和保管，建立完善的檔案管理制度。發貨單據的填寫與審核一、發貨單據的種類1.銷售出庫單：用于記錄銷售產品的發貨信息，是銷售部門與物流部門之間的交接憑證。2.調撥出庫單：用于記錄公司內部不同部門或倉庫之間的貨物調撥信息，是物流部門內部的交接憑證。3.退貨入庫單：用于記錄客戶退貨的信息，是銷售部門與物流部門之間的交接憑證。二、發貨單據的填寫要求1.銷售出庫單（1）發貨日期：填寫貨物實際發貨的日期，應與物流部門的發貨日期一致。（2）客戶名稱：填寫客戶的全稱，不得縮寫或簡寫。（3）貨物名稱：填寫貨物的具體名稱，應與合同或訂單中的名稱一致。（4）規格：填寫貨物的規格型號，應與合同或訂單中的規格一致。（5）數量：填寫貨物的實際發貨數量，應與合同或訂單中的數量一致。（6）單價：填寫貨物的單價，應與合同或訂單中的單價一致。（7）金額：填寫貨物的總金額，應等于數量乘以單價。（8）發貨人員：填寫負責發貨的人員姓名。（9）審核人員：填寫對發貨單據進行審核的人員姓名。（10）備注：填寫與發貨相關的其他信息，如特殊要求、包裝方式等。2.調撥出庫單（1）調撥日期：填寫貨物實際調撥的日期，應與物流部門的調撥日期一致。（2）調出部門：填寫貨物調出的部門名稱。（3）調入部門：填寫貨物調入的部門名稱。（4）貨物名稱：填寫貨物的具體名稱，應與合同或訂單中的名稱一致。（5）規格：填寫貨物的規格型號，應與合同或訂單中的規格一致。（6）數量：填寫貨物的實際調撥數量，應與調撥計劃中的數量一致。（7）單價：填寫貨物的單價，應與成本核算中的單價一致。（8）金額：填寫貨物的總金額，應等于數量乘以單價。（9）調撥人員：填寫負責調撥的人員姓名。（10）審核人員：填寫對調撥出庫單進行審核的人員姓名。（11）備注：填寫與調撥相關的其他信息，如特殊要求、運輸方式等。3.退貨入庫單（1）退貨日期：填寫貨物實際退貨的日期，應與物流部門的退貨日期一致。（2）客戶名稱：填寫退貨客戶的全稱，不得縮寫或簡寫。（3）貨物名稱：填寫退貨貨物的具體名稱，應與銷售出庫單中的名稱一致。（4）規格：填寫退貨貨物的規格型號，應與銷售出庫單中的規格一致。（5）數量：填寫退貨貨物的實際數量，應與客戶退貨單中的數量一致。（6）單價：填寫退貨貨物的單價，應與銷售出庫單中的單價一致。（7）金額：填寫退貨貨物的總金額，應等于數量乘以單價。（8）退貨人員：填寫負責退貨的人員姓名。（9）審核人員：填寫對退貨入庫單進行審核的人員姓名。（10）備注：填寫與退貨相關的其他信息，如退貨原因、處理意見等。三、發貨單據的審核流程1.銷售部門填寫發貨單據后，應先進行自查，確保發貨信息的準確性和完整性。2.銷售部門將發貨單據傳遞給物流部門，物流部門應核對發貨信息的準確性，如有疑問應及時與銷售部門溝通。3.物流部門將核對無誤的發貨單據傳遞給財務部門，財務部門應審核發貨單據的金額和稅費等信息，如有問題應及時與銷售部門和物流部門溝通。4.財務部門將審核無誤的發貨單據傳遞給質檢部門，質檢部門應對發貨的貨物進行質量檢驗，如有質量問題應及時通知銷售部門和物流部門。5.質檢部門將檢驗結果反饋給銷售部門和物流部門，銷售部門和物流部門應根據質檢結果采取相應的措施進行處理。6.銷售部門、物流部門、財務部門和質檢部門應在發貨單據上簽字或蓋章，確認單據的真實性和有效性。發貨單據的傳遞與歸檔一、發貨單據的傳遞流程1.銷售部門填寫發貨單據后，應將單據傳遞給物流部門。2.物流部門核對發貨信息后，應將單據傳遞給財務部門。3.財務部門審核發貨單據后，應將單據傳遞給質檢部門。4.質檢部門檢驗貨物后，應將單據傳遞給銷售部門和物流部門。5.銷售部門和物流部門應將單據歸檔保存。二、發貨單據的歸檔要求1.發貨單據應按照年度、月份進行歸檔，每年歸檔一次。2.發貨單據應按照客戶名稱、發貨日期等進行分類歸檔，便于查詢和統計。3.發貨單據應裝訂成冊，封面應注明年度、月份、客戶名稱等信息。4.發貨單據應保存至少五年，如涉及法律糾紛或質量追溯等情況，應延長保存期限。附則