公司外部郵箱管理制度一、總則（一）目的為規范公司外部郵箱的使用，確保公司信息安全，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工使用的公司外部郵箱。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關行業規定，確保郵箱使用合法合規。2.安全性原則：采取有效措施保障郵箱賬號及信息安全，防止信息泄露、丟失或被惡意攻擊。3.工作相關性原則：郵箱使用應與工作業務緊密相關，用于公司對外溝通、業務往來等工作目的。4.責任追究原則：對違反本制度的行為，將追究相關人員責任。二、郵箱申請與開通（一）申請條件員工因工作需要，經所在部門負責人同意后，可申請開通公司外部郵箱。（二）申請流程1.員工填寫《公司外部郵箱申請表》，詳細說明申請郵箱的用途、預計使用頻率等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審批，部門負責人應根據工作實際情況進行審核，簽署同意或不同意的意見。3.申請表經部門負責人批準后，提交至公司人事部門。人事部門負責統一為員工開通郵箱賬號，并將賬號信息反饋給員工。（三）賬號信息管理1.公司人事部門為員工開通郵箱賬號后，應及時將賬號、初始密碼等信息告知員工。員工應妥善保管賬號信息，不得將賬號轉借他人使用。2.員工應在首次登錄郵箱后及時修改初始密碼，并設置強度較高的密碼，包含字母、數字和特殊字符，長度不少于規定位數。3.若員工遺忘郵箱密碼，應及時向公司人事部門提出密碼重置申請。人事部門核實身份后，為員工重置密碼，并告知員工新密碼。三、郵箱使用規范（一）郵件內容規范1.郵件主題應簡潔明了，準確概括郵件核心內容，便于收件人快速了解郵件主旨。2.郵件正文應語言規范、表達清晰、邏輯連貫。避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。3.郵件內容應與工作相關，不得包含違法、違規、有害、虛假、低俗、歧視性等不良信息。嚴禁利用公司外部郵箱發送垃圾郵件、廣告郵件或從事其他與工作無關的活動。4.涉及重要事項、合同協議、機密信息等的郵件，應進行加密處理，并在郵件正文中注明“機密”字樣及保密要求。5.發送郵件時，應確保收件人郵箱地址準確無誤。如需抄送其他人員，應明確抄送目的和必要性，避免濫發抄送郵件。（二）郵件發送規范1.發送郵件前，應仔細檢查郵件內容，確保信息準確完整。對于重要郵件，建議先進行草稿保存，再次核對無誤后再發送。2.合理控制郵件發送頻率，避免對收件人造成過度干擾。對于頻繁發送的常規性郵件，可考慮采用定期匯總發送或設置郵件群組等方式。3.根據郵件性質和緊急程度，合理選擇郵件優先級。重要緊急的郵件應設置為高優先級，確保收件人能及時關注。4.對于需要收件人確認或回復的郵件，應在郵件中明確提出要求，并設定合理的回復期限。（三）郵件接收與處理規范1.員工應定期登錄郵箱，及時查收郵件。對于重要郵件，應在收到后第一時間進行處理，避免延誤工作。2.對收到的郵件進行分類整理，可根據郵件主題、發件人、重要程度等因素建立文件夾或標簽，便于快速查找和管理。3.對于需要回復的郵件，應在規定時間內給予準確、恰當的回復。如因特殊情況無法及時回復，應向發件人說明原因，并告知預計回復時間。4.對于不需要回復但具有參考價值的郵件，可進行適當標注或保存，以備后續查閱。四、郵箱安全管理（一）網絡安全1.員工應使用公司指定的網絡環境登錄外部郵箱，避免在公共網絡或不安全的網絡環境下操作郵箱，以防信息泄露。2.定期更新電腦操作系統、殺毒軟件及郵件客戶端軟件，確保設備安全防護措施處于最新狀態，防止病毒、木馬等惡意軟件入侵郵箱系統。3.不隨意點擊郵件中的鏈接或下載附件，尤其是來自不明發件人的郵件。如需點擊鏈接或下載附件，應先確認其安全性，必要時向相關人員咨詢。（二）賬號安全1.員工應妥善保管郵箱賬號及密碼，不得在公共場所或與他人共享賬號信息。嚴禁使用簡單易猜的密碼，如生日、電話號碼等。2.若發現郵箱賬號存在異常登錄情況，如收到異常登錄提醒、發現陌生郵件或操作記錄等，應立即更改密碼，并及時向公司人事部門報告。3.離職或崗位調動時，員工應及時通知公司人事部門注銷其外部郵箱賬號，避免賬號信息泄露或被他人冒用。（三）數據備份1.員工應定期對郵箱中的重要郵件進行備份，可采用本地存儲、外部存儲設備或云存儲等方式進行備份，防止郵件數據丟失。2.備份數據應妥善保管，確保數據的完整性和可恢復性。同時，應設置合理的備份周期，如每周或每月進行一次全面備份。五、郵箱使用監督與檢查（一）監督機制1.公司人事部門負責對員工郵箱使用情況進行日常監督，定期檢查郵箱使用記錄、郵件內容等，確保員工遵守本管理制度。2.各部門負責人應加強對本部門員工郵箱使用情況的監督，發現問題及時提醒并糾正。（二）檢查內容1.檢查郵箱賬號的使用合規性，包括是否存在轉借他人使用、違規共享賬號密碼等情況。2.審查郵件內容是否符合規范，是否存在違規、違法、不良信息等。3.查看郵件發送與接收的及時性和準確性，是否存在延誤工作或誤發郵件等情況。4.檢查郵箱安全措施的落實情況，如密碼強度、是否定期更換密碼、是否在安全網絡環境下使用等。（三）違規處理1.對于違反本管理制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處理。情節較輕的，給予警告、責令改正等處理；情節嚴重的，將根據公司相關規定給予紀律處分，直至解除勞動合同。2.因員工違規使用郵箱導致公司信息泄露、遭受經濟損失或其他不良后果的，員工應承擔相應的法律