市公司會議室管理制度一、總則1.目的為規范市公司會議室的使用管理，提高會議室的使用效率，確保各類會議、活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于市公司各部門、下屬分支機構及全體員工。3.管理原則遵循“統一管理、合理安排、高效利用、厲行節約”的原則，確保會議室資源得到充分合理利用。二、會議室分類及使用權限1.會議室分類大型會議室：可容納[X]人以上，配備先進的會議設備，適用于公司級重要會議、大型培訓、對外接待等活動。中型會議室：可容納[X][X]人，能滿足部門級會議、中型培訓等需求。小型會議室：可容納[X]人以下，主要用于小組討論、內部溝通等小型活動。2.使用權限大型會議室：由公司高層領導根據工作需要安排使用，涉及公司戰略決策、重要業務部署、重大項目推進等會議。中型會議室：各部門負責人可申請使用，用于部門內部會議、業務匯報、跨部門協調等。小型會議室：員工可根據實際需求提前預約使用，用于日常工作溝通、小組會議等。三、會議室預約流程1.預約方式采用線上預約系統進行會議室預約，員工可通過公司內部辦公平臺進入會議室預約模塊。預約信息需詳細填寫會議主題、開始時間、結束時間、參會人數、使用部門等內容。2.預約時間原則上需提前[X]個工作日進行預約，特殊情況需提前[X]小時預約，并經相關審批人同意。3.審批流程小型會議室：由使用人所在部門負責人審批。中型會議室：使用人所在部門負責人審批后，報分管領導審核。大型會議室：需經公司總經理審批。4.預約變更與取消如需變更預約信息，應提前[X]小時通知會議室管理員，并重新提交預約申請，按原審批流程進行審批。若取消預約，需提前[X]小時在系統中操作，并注明取消原因。無故取消預約或未按時使用會議室的，將視情節輕重給予相應處罰。四、會議室使用規范1.使用人員規范參會人員應提前[X]分鐘到達會議室，不得遲到。如有特殊情況不能按時參加，需提前通知會議組織者和會議室管理員。保持會議室整潔，愛護室內設施設備，不得隨意損壞或移動。會議結束后，應將桌椅擺放整齊，關閉電器設備、門窗等。遵守會議紀律，將手機調至靜音或關機狀態，不得在會議期間隨意接聽電話或離開會議室處理其他事務。如需緊急處理，應盡量減少對會議的影響，并向會議組織者說明情況。2.會議組織者規范會議組織者應提前做好會議準備工作，包括確定會議議程、準備會議資料、通知參會人員等。合理安排會議時間，避免會議過長或過短，確保會議高效進行。會議結束后，及時清理會議室，檢查設備是否正常關閉，并將會議相關資料整理歸檔。3.設備使用規范會議室配備的投影儀、音響、麥克風等設備，使用前需檢查是否正常，如有問題及時聯系會議室管理員。使用設備時應按照操作規程進行操作，避免因操作不當造成設備損壞。如因個人原因導致設備損壞，需照價賠償。如需使用自帶設備連接會議室音響、投影儀等，應提前告知會議室管理員，并確保設備兼容性和安全性。五、會議室清潔與維護1.日常清潔每天安排專人對會議室進行清潔，包括桌面、地面、門窗、設備等的擦拭，確保會議室整潔衛生。及時清理會議結束后遺留的垃圾和雜物，保持會議室環境整潔。2.定期維護定期對會議室的設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。如發現設備故障，應及時聯系專業維修人員進行維修。對會議室的桌椅、門窗等設施進行定期檢查，如有損壞及時進行維修或更換。根據使用情況，定期對會議室的裝修、裝飾進行檢查和更新，保持會議室的良好形象。六、會議室安全管理1.消防安全會議室應配備必要的消防器材，并確保消防器材完好有效。嚴禁在會議室吸煙和使用明火，不得私拉亂接電線，確保用電安全。定期組織員工進行消防安全培訓和演練，提高員工的消防安全意識和應急處置能力。2.人員安全會議室使用期間，應確保人員疏散通道暢通，不得堆放雜物。加強對會議室的安全保衛工作，防止無關人員進入會議室，確保會議信息安全。如遇緊急情況，參會人員應聽從會議組織者和現場管理人員的指揮，有序疏散。七、會議室費用管理1.費用標準會議室使用過程中產生的水電費、設備維護費等，由公司統一承擔。如因特殊活動需要額外租賃設備或提供其他服務的，費用由活動舉辦部門承擔。2.費用報銷涉及會議室費用報銷的，應按照公司財務制度要求填寫報銷單，并附上相關審批文件和發票。財務部門對報銷單據進行審核，審核通過后予以報銷。八、監督與考核1.監督機制公司行政部門負責對會議室的使用情況進行日常監督檢查，發現問題及時督促整改。設立意見箱和投訴電話，接受員工對會議室使用管理的意見和建議，對投訴問題及時進行調查處理。2.考核辦法將會議室使用管理情況納入部門和員工績效考核體系，對遵守制度、合理使用會議室的部門和個人給予表彰和獎勵。對違