公司文書權限管理制度一、總則（一）目的為加強公司文書管理，規范文書權限，確保公司各類文書的起草、審批、發布、存檔等工作有序進行，提高工作效率，保障公司信息安全與正常運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括各部門、分支機構及子公司。（三）基本原則1.依法合規原則：文書管理工作應嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.分級負責原則：根據文書的重要性、涉及范圍及審批權限，實行分級管理，明確各級人員職責。3.高效準確原則：以提高工作效率為目標，確保文書內容準確、格式規范，避免延誤和差錯。4.安全保密原則：嚴格保護公司文書的機密性，防止信息泄露。二、文書分類及定義（一）行政公文1.公司正式對外發布的各類公文，如通知、通報、報告、請示、批復等，用于傳達公司決策、部署工作、溝通信息等。2.行政公文具有嚴格的格式和行文規范，由公司行政部門統一歸口管理。（二）業務文書1.各業務部門在日常工作中產生的各類文書，如合同、協議、訂單、業務報告、技術文檔等，用于業務往來、項目管理、技術交流等。2.業務文書應根據業務特點和流程進行起草、審批和管理，確保符合業務要求和法律法規。（三）內部文件1.公司內部發布的各類規章制度、會議紀要、工作安排、工作計劃、工作總結等文件，用于規范公司內部管理、指導工作開展。2.內部文件由公司各部門負責起草和審核，經公司領導審批后發布實施。（四）其他文書1.包括員工個人提交的各類申請、報告、請假條等，以及公司與外部單位往來的信函、傳真等。2.其他文書應按照相應的流程進行處理和管理。三、文書起草（一）職責分工1.行政公文：由行政部門根據公司領導指示或工作需要負責起草，涉及多個部門的由相關部門共同參與起草。2.業務文書：由各業務部門根據業務需求負責起草，專業性較強的可由專業人員協助起草。3.內部文件：由各部門根據工作安排負責起草，涉及公司整體管理的由行政部門牽頭起草。（二）起草要求1.內容準確、完整、清晰，符合公司政策和法律法規要求，語言簡潔明了，避免歧義。2.格式規范，按照公司統一規定的公文格式或業務文書模板進行起草，包括標題、文號、主送單位、正文、附件、落款等。3.引用的數據、事例等應真實可靠，注明出處。4.涉及重要事項、敏感信息或與外部單位合作的文書，應進行充分調研和論證。四、文書審批（一）審批流程1.行政公文：一般行政公文由行政部門負責人審核后，報分管領導審批。重要行政公文需經行政部門負責人、分管領導審核后，報公司總經理審批。2.業務文書：一般業務文書由業務部門負責人審核后，報分管領導審批。重大業務文書（如合同金額較大、涉及重要項目等）需經業務部門負責人、分管領導審核后，報公司總經理審批。3.內部文件：部門內部文件由部門負責人審批。涉及多個部門或公司整體管理的內部文件，由相關部門會簽后，報分管領導審批，重要的報公司總經理審批。（二）審批要點1.審批人應認真審核文書內容，確保符合公司政策、法律法規及工作要求，對文書的準確性、完整性、合規性負責。2.對于不符合要求的文書，審批人應提出修改意見，退回起草部門重新起草。3.審批人應在規定時間內完成審批，不得拖延。五、文書發布（一）發布方式1.行政公文：通過公司內部辦公系統發布，必要時可印發紙質文件。2.業務文書：根據業務需要，可通過內部辦公系統、電子郵件、紙質文件等方式發布。3.內部文件：通過公司內部辦公系統發布，供員工查閱和下載。（二）發布范圍1.行政公文根據內容確定主送單位和抄送單位，確保相關人員及時了解。2.業務文書按照業務流程和涉及范圍確定發送對象。3.內部文件根據文件性質和適用范圍確定發布范圍，確保員工能夠獲取所需信息。（三）發布記錄對文書的發布時間、發布方式、發布范圍等進行記錄，以便查詢和追溯。六、文書存檔（一）存檔要求1.各類文書應及時進行存檔，確保文件的完整性和準確性。2.存檔文件應按照分類和編號順序進行整理，便于查找和管理。3.電子文檔應進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質上。（二）存檔期限1.行政公文、重要業務文書和內部文件的存檔期限按照國家法律法規和公司相關規定執行，一般為[具體年限]年。2.一般性業務文書和其他文書的存檔期限根據實際情況確定，但不得少于[最低年限]年。（三）查閱與借閱1.公司員工因工作需要查閱存檔文書，應填寫《文書查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱公司存檔文書，需經公司總經理批準，并由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.因特殊情況需要借閱存檔文書的，應填寫《文書借閱申請表》，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人和分管領導批準后，辦理借閱手續，借閱期限一般不得超過[具體天數]天。七、文書保密（一）保密措施1.對涉及公司機密的文書，應嚴格按照保密規定進行管理，明確保密級別和知悉范圍。2.文書起草、審批、發布、存檔等環節應采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.存儲機密文書的電子設備應設置密碼保護，存儲介質應妥善保管。（二）人員管理1.接觸機密文書的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.加強對員工的保密教育，提高保密意識，防止因疏忽或違規導致信息泄露。八、文書修訂與廢止（一）修訂1.當文書所依據的法律法規、政策發生變化，或公司業務調整、實際工作需要時，應對文書進行修訂。2.文書修訂由原起草部門負責，按照文書起草、審批、發布的流程進行。3.修訂后的文書應及時更新存檔，并通知相關人員。（二）廢止1.當文書已不再適用或失去效力時，應及時廢止。2.文書廢止由原審批部門負責審批，審批通過后在公司內部辦公系統發布廢止通知，并從存檔文件中移除。九、監督與考核（一）監督檢查1.公司行政部門負責對文書管理工作進行定期監督檢查，確保制度執行到位。2.監督檢查內容包括文書起草的規范性、審批流程的執行情況、發布的及時性、存檔的完整性等。（二）考核機制1.將文書管理工作納入員工績效考核體系，對在文書管理工作中表現優秀的部門和個