公職單位文件管理制度一、總則（一）目的為加強公職單位文件管理，確保文件的規范起草、準確傳遞、妥善保管和有效利用，提高工作效率，保障工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公職單位內各部門、各崗位涉及的各類文件管理工作，包括但不限于紙質文件、電子文件等。（三）基本原則1.統一管理原則：文件管理工作由專門的部門或人員進行統一歸口管理，確保文件管理的規范性和一致性。2.準確及時原則：文件的起草、審核、傳遞、歸檔等環節應準確無誤，確保文件內容符合工作要求，并及時處理，避免延誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，確保文件信息的安全，防止文件泄露。4.便于利用原則：文件的分類、編號、存儲等應便于查找和使用，提高文件的利用效率。二、文件分類與編號（一）文件分類1.政策法規類：包括國家、地方及行業相關的政策、法規、條例、辦法等文件。2.內部制度類：本單位制定的各項規章制度、管理辦法、實施細則等。3.工作計劃與總結類：年度、季度、月度工作計劃、總結，專項工作方案與總結等。4.請示報告類：向上級單位或有關部門報送的請示、報告、匯報材料等。5.會議文件類：各類會議的通知、議程、紀要、決議等文件。6.業務文件類：涉及具體業務工作的文件，如業務流程、操作規程、技術標準等。7.人事文件類：人員招聘、培訓、考核、任免、獎懲等方面的文件。8.財務文件類：預算、決算、財務報表、審計報告等文件。9.其他文件類：不屬于上述分類的其他文件，如宣傳資料、接待安排等。（二）文件編號1.編號規則：文件編號采用“年份+部門代碼+類別代碼+順序號”的形式。例如：2023HR01001，表示2023年人力資源部門的第1份內部制度類文件。2.部門代碼：根據單位內部各部門的名稱縮寫確定，如HR表示人力資源部，財務部門代碼為CW等。3.類別代碼：按照文件分類確定，如政策法規類代碼為ZC，內部制度類代碼為NZ等。4.順序號：按照文件生成的先后順序依次編號，從001開始。三、文件起草與審核（一）起草要求1.內容準確：文件內容應真實、準確、完整，符合國家法律法規和政策要求，體現本單位的工作實際。2.表述清晰：語言表達應簡潔明了、邏輯嚴謹，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結構。3.格式規范：按照本制度規定的文件格式進行起草，包括字體、字號、排版、頁碼等。4.主題明確：一份文件應圍繞一個主題展開，避免內容過于繁雜或涉及多個不相關的事項。（二）起草流程1.任務分配：根據工作需要，由相關部門或人員負責文件的起草工作。部門負責人應明確起草任務，并指定專人負責。2.資料收集：起草人員應收集與文件主題相關的政策法規、內部資料、工作案例等，作為起草的參考依據。3.初稿撰寫：起草人員按照要求進行初稿撰寫，確保內容完整、條理清晰。在撰寫過程中，可與相關人員進行溝通交流，征求意見和建議。4.自我審核：起草人員完成初稿后，應進行自我審核，檢查內容是否準確、表述是否清晰、格式是否規范等，對發現的問題及時進行修改。（三）審核流程1.部門審核：初稿完成后，起草部門負責人應進行審核，重點審核文件內容是否符合部門工作實際、是否與其他相關文件協調一致等。審核通過后，在文件上簽署審核意見和姓名，并提交給歸口管理部門。2.歸口審核：歸口管理部門對文件進行全面審核，包括文件格式、編號、內容準確性、合規性等方面。審核過程中，可征求其他相關部門的意見。審核通過后，在文件上簽署審核意見和姓名，并提交給分管領導。3.領導審批：分管領導對文件進行最終審批，重點審核文件是否符合單位整體工作要求、是否需要提交單位領導班子會議審議等。審批通過后，在文件上簽署審批意見和姓名。四、文件發布與傳遞（一）發布方式1.紙質發布：對于需要印發給單位內部各部門的文件，采用紙質形式發布。由歸口管理部門負責文件的印制、分發工作。2.電子發布：對于一些時效性較強、不需要紙質文件的通知、公告等，可通過單位內部辦公系統、電子郵件等電子方式發布。發布時應確保信息準確無誤，并注明發布范圍和有效期。（二）傳遞流程1.紙質文件傳遞：歸口管理部門將印制好的紙質文件按照文件發放清單進行分發，通過專人送達、機要交換、郵政快遞等方式傳遞給收件部門或人員。收件人應在文件簽收單上簽字確認。2.電子文件傳遞：通過單位內部辦公系統發布的電子文件，收件人可在系統中直接查閱、下載。通過電子郵件發送的電子文件，收件人應及時查收，并進行妥善保存。五、文件簽收與登記（一）簽收要求1.及時簽收：收件部門或人員收到文件后，應及時進行簽收，不得延誤。2.認真核對：簽收時應仔細核對文件的名稱、編號、份數、內容等是否與文件發放清單一致，如有不符，應及時與發文部門聯系。3.簽字確認：收件人應在文件簽收單上簽字確認，注明簽收日期和時間。（二）登記內容1.文件編號：記錄文件的編號，以便查詢和管理。2.文件名稱：填寫文件的具體名稱。3.發文部門：注明文件的發文部門。4.發文日期：記錄文件的發文時間。5.簽收日期：填寫文件的簽收日期。6.簽收人：簽字確認文件簽收的人員姓名。7.備注：可記錄文件的特殊要求、處理情況等信息。六、文件使用與借閱（一）使用規定1.按權限使用：文件使用人員應根據文件的密級和規定的使用權限進行查閱、使用，不得擅自擴大使用范圍。2.妥善保管：文件使用人員應妥善保管文件，不得擅自涂改、損壞、丟失文件。如發現文件有損壞或丟失情況，應及時報告。3.不得外傳：涉及國家秘密、單位商業秘密等敏感信息的文件，嚴禁外傳。未經批準，不得將文件復制、轉發給無關人員。（二）借閱流程1.借閱申請：因工作需要借閱文件的人員，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，并提交所在部門負責人審批。2.審批簽字：部門負責人對借閱申請進行審核，同意借閱的，在申請表上簽署審批意見和姓名。3.借閱登記：申請人持審批通過的申請表到文件管理部門辦理借閱登記手續，文件管理部門將文件借給申請人，并在文件借閱登記簿上記錄相關信息。4.按時歸還：借閱人員應在規定的借閱期限內歸還文件，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。歸還文件時，文件管理部門應進行認真核對，確保文件完好無損。七、文件保管與存儲（一）保管要求1.專人負責：文件管理部門應指定專人負責文件的保管工作，確保文件的安全。2.分類存放：按照文件分類進行存放，便于查找和管理。不同類別的文件應分別存放在不同的文件柜或存儲設備中。3.防潮防蟲：文件存儲場所應保持干燥、通風，采取必要的防潮、防蟲措施，防止文件受損。4.定期檢查：定期對文件進行檢查，查看文件是否有損壞、丟失、霉變等情況，發現問題及時處理。（二）存儲方式1.紙質文件存儲：紙質文件應存放在專用的文件柜中，按照文件類別和編號順序排列。對于重要文件和長期保存的文件，可采用檔案盒進行裝訂存放。2.電子文件存儲：電子文件應存儲在專用的服務器或存儲設備中，按照文件分類建立文件夾結構，進行分類存儲。同時，應定期對電子文件進行備份，防止數據丟失。八、文件歸檔與銷毀（一）歸檔要求1.及時歸檔：文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，確保文件歸檔的完整性和及時性。2.歸檔范圍：歸檔文件應包括文件的正本、副本、草稿、附件、領導批示等相關材料。3.整理編目：歸檔文件應按照文件分類和編號順序進行整理，編制文件目錄，注明文件的編號、名稱、日期、保管期限等信息。（二）歸檔流程1.收集整理：承辦部門在文件辦理完畢后，將文件及相關材料收集齊全，進行初步整理，去除無關的紙張、附件等。2.移交審核：承辦部門將整理好的文件移交至文件管理部門，文件管理部門對移交的文件進行審核，檢查文件是否齊全、完整，整理是否規范等。審核通過后，辦理文件移交手續。3.歸檔存儲：文件管理部門將審核通過的文件按照規定的存儲方式進行歸檔存儲，并更新文件目錄。（三）銷毀規定1.銷毀范圍：對于已超過保管期限、失去保存價值或涉及秘密已解密的文件，應進行銷毀處理。2.銷毀流程：文件管理部門定期對需要銷毀的文件進行清理，編制《文件銷毀清單》，注明文件的編號、名稱、數量等信息。經單位領導審批后，按照規定的方式進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監銷人員等信息。3.監銷要求：銷毀文件時，應指定專人負責監銷，確保文件銷毀徹底，防止文件泄露。監銷人員應在《文件銷毀清單》上簽字確認。九、文件保密管理（一）保密措施1.人員管理：加強對文件管理人員和使用人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協議，明確保密責任。2.場所管理：文件存儲場所應設置必要的安全防護設施，如門禁系統、監控設備等，防止無關人員進入。3.技術防護：采用加密技術、訪問控制技術等手段，對電子文件進行保密防護，防止文件被非法獲取或篡改。（二）保密責任1.文件管理人員責任：文件管理人員應嚴格遵守保密制度，妥善保管文件，不得泄露文件內容。對違反保密規定的行為應及時制止，并向上級報告。2.文件使用人員責任：