小微公司采購管理制度總則目的為規范小微公司采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保障公司生產經營所需物資的及時供應，降低采購成本，提高采購效率和質量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于小微公司所有采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設備、辦公用品、服務等的采購。基本原則1.按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購，避免盲目采購和積壓庫存。2.質量優先原則：確保所采購物資的質量符合公司要求和相關標準，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。3.價格合理原則：在保證質量的前提下，通過市場調研、招標、談判等方式，爭取合理的采購價格，降低采購成本。4.公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商都有平等的機會參與競爭。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規定，不得接受供應商的賄賂或其他不正當利益。采購組織與職責采購部門1.負責公司采購工作的組織、實施和管理：制定采購計劃，選擇供應商，簽訂采購合同，跟蹤采購進度，驗收采購物資等。2.建立和維護供應商檔案：對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等進行評估和管理，定期更新供應商信息。3.收集市場信息：了解市場動態、價格走勢、新產品信息等，為采購決策提供參考依據。4.協調與其他部門的關系：與公司內部各部門保持密切溝通，及時了解需求變化，協調解決采購過程中出現的問題。采購人員1.執行采購任務：按照采購計劃和采購流程，負責具體的采購工作，包括詢價、比價、議價、簽訂合同等。2.與供應商溝通協調：與供應商保持良好的溝通，及時了解供應情況，解決供應過程中出現的問題。3.收集和整理采購資料：負責收集、整理采購過程中的各種資料，如報價單、合同、驗收報告等，建立采購檔案。4.遵守采購紀律：嚴格遵守公司的采購制度和紀律，保守采購機密，不得泄露公司采購信息。其他部門1.提出采購需求：各部門根據本部門的生產經營計劃和實際需求，及時向采購部門提出采購申請。2.參與采購評審：在采購過程中，各部門應參與對供應商的評審和選擇，提供相關的技術、質量等方面的意見和建議。3.協助驗收采購物資：采購物資到貨后，各部門應協助采購部門進行驗收工作，確保所采購物資符合本部門的需求。采購流程采購申請1.各部門根據生產經營計劃和實際需求：填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、需求時間等信息，并經部門負責人審核簽字后提交給采購部門。2.緊急采購申請：對于緊急需求的物資，采購申請部門可先電話通知采購部門，隨后及時補辦《采購申請表》。采購審批1.采購部門收到采購申請后：對采購申請進行審核，核實采購物資的必要性、合理性和準確性。對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行評審，并報公司領導審批。2.審批流程：采購申請金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批；采購申請金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領導審批；采購申請金額在[X]元以上的，由公司總經理審批。供應商選擇與評估1.采購部門根據采購申請：通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其相關資料，包括營業執照、生產許可證、產品質量認證、業績情況等。2.組織對供應商進行實地考察：對于重要的采購項目，采購部門應組織相關人員對供應商進行實地考察，了解其生產能力、質量管理體系、售后服務等情況。3.建立供應商評估體系：采購部門定期對供應商進行評估，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優秀供應商，給予更多的合作機會；對于不合格供應商，及時淘汰。采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應商進行采購談判：明確采購物資的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。談判過程中，采購人員應充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。2.談判達成一致后：采購部門起草采購合同，經雙方審核無誤后簽訂合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性、有效性和可操作性。3.合同簽訂后：采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，如財務部門、倉庫管理部門等，以便各部門做好相應的準備工作。采購執行與跟蹤1.采購部門根據采購合同：向供應商下達采購訂單，明確采購物資的詳細要求和交貨時間。采購訂單應編號管理，以便跟蹤查詢。2.跟蹤采購進度：采購人員定期與供應商溝通，了解采購物資的生產進度、發貨情況等，確保采購物資按時、按質、按量供應。如發現供應商出現延誤交貨等問題，應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施，如調整生產計劃、尋找替代供應商等，以減少對公司生產經營的影響。3.協調解決采購過程中的問題：在采購執行過程中，如出現質量問題、價格糾紛、交貨期延遲等問題，采購人員應及時與供應商溝通協調，尋求解決方案。如無法協商解決，應及時向上級領導匯報，采取進一步的措施，如通過法律途徑解決等。驗收與付款1.采購物資到貨后：采購部門應及時通知倉庫管理部門和相關使用部門進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關標準，對采購物資的數量、質量、規格等進行驗收。驗收合格后，填寫《驗收報告》，并辦理入庫手續。2.對于驗收不合格的采購物資：采購部門應及時與供應商聯系，要求供應商更換或處理。如因供應商原因造成的損失，采購部門應按照合同約定向供應商索賠。3.財務部門根據采購合同和驗收報告：審核無誤后辦理付款手續。付款方式應按照合同約定執行，如采用支票、匯票、電匯等方式。對于預付款項，財務部門應嚴格按照公司規定進行審批，確保資金安全。采購預算管理采購預算編制1.采購部門根據公司年度生產經營計劃和采購需求：編制年度采購預算。采購預算應包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、價格、采購時間等信息，并按照不同的采購項目進行分類匯總。2.采購預算編制過程中：采購部門應與各部門充分溝通，了解其需求變化，確保采購預算的準確性和合理性。同時，采購部門應參考歷史采購數據和市場行情，對采購價格進行預測和估算。3.年度采購預算編制完成后：經采購部門負責人審核簽字后，提交給財務部門進行審核。財務部門根據公司的財務狀況和資金安排，對采購預算進行審核，提出修改意見。采購部門根據財務部門的意見進行修改完善后，報公司領導審批。采購預算執行與控制1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算執行采購任務：不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制和審批程序進行申請和審批。2.財務部門應定期對采購預算的執行情況進行監控和分析：及時發現預算執行過程中存在的問題，并向采購部門反饋。采購部門應根據財務部門的反饋意見，采取相應的措施，確保采購預算的順利執行。3.建立采購預算考核制度：對采購部門和采購人員的采購預算執行情況進行考核?？己酥笜税ú少忣A算執行率、采購成本控制情況等。對于采購預算執行情況良好的部門和個人，給予獎勵；對于采購預算執行不力的部門和個人，進行批評和處罰。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估：包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.采用定性和定量相結合的方法：對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。風險應對措施1.市場風險應對措施：密切關注市場動態，及時了解市場價格走勢和供應情況。通過與多家供應商建立合作關系、簽訂長期合同等方式，降低市場價格波動和供應短缺的風險。2.供應商風險應對措施：加強對供應商的管理和評估，選擇資質良好、信譽可靠的供應商。與供應商簽訂詳細的合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任。定期對供應商進行考核，對于表現不佳的供應商，及時采取措施進行調整或淘汰。3.質量風險應對措施：嚴格按照采購合同和相關標準進行驗收，加強對采購物資質量的檢驗和檢測。要求供應商提供質量保證文件，對質量問題及時與供應商溝通協商，要求供應商承擔相應的責任。4.合同風險應對措施：認真審核采購合同條款，確保合同的合法性、有效性和可操作性。在合同簽訂過程中，充分考慮各種可能出現的情況，明確雙方的權利和義務，避免合同糾紛。加強對合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現和解決合同執行過程中出現的問題。5.付款風險應對措施：嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款，避免逾期付款。加強對付款環節的審核和監督，確保付款的準確性和安全性。對于預付款項，應嚴格按照公司規定進行審批，控制預付款風險。采購監督與審計內部監督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計：檢查采購流程是否合規、采購合同是否有效、采購成本是否合理、采購物資質量是否合格等。2.審計部門應制定詳細的審計計劃：明確審計的范圍、內容、方法和時間安排。審計過程中，應收集充分的審計證據，對發現的問題進行深入分析，并提出審計意見和建議。3.采購部門應積極配合內部審計工作：提供相關的采購資料和文件，協助審計人員開展工作。對于審計部門提出的問題，采購部門應及時整改，并將整改情況反饋給審計部門。外部監督1.接受政府相關部門的監督檢查：如財政部門、稅務部門、工商部門等的監督檢查。采購部門應積極配合政府相關部