單位物業合同管理制度一、總則（一）目的為加強單位物業合同管理，規范物業合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，維護單位合法權益，提高物業服務質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位與各類物業服務企業簽訂的物業合同管理，包括但不限于辦公區域、家屬區、公共設施等物業服務合同。（三）管理原則1.依法合規原則：物業合同的簽訂、履行等應嚴格遵守國家法律法規和相關政策規定。2.公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方合法權益。3.全面履行原則：雙方應按照合同約定全面履行各自義務。4.動態管理原則：對物業合同實施全過程動態管理，及時發現和解決問題。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.需求調研由單位相關部門（如行政部門、后勤部門等）根據實際需求，對物業服務內容、標準、范圍等進行調研分析，形成需求調研報告。需求調研報告應明確物業服務的具體要求，如環境衛生維護標準、安全保衛措施、設施設備維修養護要求等。2.招標（或議標）根據需求調研報告，制定招標（或議標）文件。招標（或議標）文件應包括物業服務內容、標準、報價要求、評標辦法等。通過公開招標、邀請招標或議標等方式，選擇合適的物業服務企業。參與招標（或議標）的物業服務企業應具備相應的資質和良好的業績。組織開標、評標（或議標）會議，按照既定的評標辦法確定中標（或中選）企業。3.合同起草由單位法務部門或相關專業人員根據評標結果和需求調研報告，起草物業合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、服務內容、服務標準、費用支付方式、合同期限、違約責任等條款。4.審核與審批合同文本起草完成后，提交單位相關部門進行審核。審核部門應從法律合規、業務需求、財務預算等方面進行審查，并提出修改意見。經審核修改后的合同文本，按照單位內部審批流程提交審批。審批通過后，方可簽訂合同。5.合同簽訂合同經審批通過后，由單位法定代表人或其授權代表與物業服務企業法定代表人或其授權代表簽訂合同。簽訂合同應使用單位統一的合同專用章，并確保合同簽字蓋章齊全、手續完備。（二）合同條款要點1.服務內容與標準詳細列舉物業服務的具體項目，如房屋建筑及附屬設施設備的維修養護、環境衛生清掃保潔、綠化養護、秩序維護等。明確各項服務的質量標準，如環境衛生應達到的清潔程度、設施設備維修的及時性等，以便于監督和考核。2.費用支付明確物業服務費用的金額、支付方式（如按月、按季或按年支付）、支付時間節點等。約定費用調整的條件和方式，如根據物價指數、服務成本變化等因素進行調整。3.合同期限明確合同的起始日期和終止日期，合同期限應合理設定，避免過短或過長。約定合同續簽的條件和程序，如在合同期滿前一定期限內，雙方無異議則自動續簽等。4.雙方權利義務明確單位作為業主的權利，如對物業服務質量的監督權、提出整改意見的權利等。明確物業服務企業的權利，如按照合同約定收取服務費用的權利等。詳細列舉雙方的義務，如單位應按時支付服務費用，物業服務企業應按照合同約定提供優質服務等。5.違約責任明確雙方違反合同約定應承擔的違約責任，如支付違約金、賠償損失等。對違約責任的承擔方式和金額應具體明確，具有可操作性。三、合同履行管理（一）服務監督1.建立服務監督機制成立由單位相關部門人員組成的物業服務監督小組，負責對物業服務企業的服務質量進行日常監督檢查。制定服務監督檢查標準和流程，明確檢查的內容、方式、頻率等。2.定期檢查與不定期抽查監督小組定期對物業服務項目進行全面檢查，檢查內容包括服務質量、設施設備運行狀況、環境衛生等方面。不定期對物業服務項目進行抽查，及時發現和解決服務過程中出現的問題。3.問題反饋與整改監督小組對檢查中發現的問題，及時向物業服務企業反饋，并下達整改通知書。物業服務企業應按照整改通知書的要求，制定整改措施，限期整改，并將整改情況及時反饋給監督小組。（二）費用支付1.費用核算財務部門按照合同約定，對物業服務費用進行核算。核算內容包括費用金額、支付時間、支付方式等。財務部門應確保費用核算準確無誤，如有疑問及時與物業服務企業溝通核實。2.支付審批物業服務費用支付前，應按照單位內部審批流程進行審批。審批人應審核費用核算情況、服務質量是否符合合同要求等。經審批通過后，財務部門按照合同約定的支付方式和時間節點支付服務費用。（三）溝通協調1.建立溝通協調機制單位與物業服務企業應建立定期溝通協調會議制度，及時解決服務過程中出現的問題。明確雙方的溝通聯系人及聯系方式，確保信息傳遞暢通。2.日常溝通雙方工作人員在日常工作中應保持密切溝通，及時反饋服務需求和意見建議。對于臨時性的問題或緊急事項，應及時通過電話、郵件等方式進行溝通協調。四、合同變更管理（一）變更情形1.服務內容變更根據單位實際需求變化，需要增加或減少物業服務內容。例如，因單位業務拓展，需要增加辦公區域的綠化養護面積。服務內容的變更應符合法律法規和合同約定，且經雙方協商一致。2.服務標準變更由于單位對物業服務質量要求提高或其他原因，需要調整服務標準。如提高環境衛生清掃保潔的頻次和質量標準。服務標準變更應提前通知物業服務企業，并協商確定變更后的費用等相關事宜。3.合同期限變更雙方協商一致，需要延長或縮短合同期限。例如，因物業服務企業表現優秀，雙方協商延長合同期限。合同期限變更應簽訂書面協議，明確變更后的期限及其他相關條款。（二）變更流程1.提出變更申請由單位相關部門或物業服務企業提出合同變更申請，說明變更的原因、內容、影響等。變更申請應提交相關證明材料，如需求變化的說明文件、服務標準調整的依據等。2.協商與評估單位與物業服務企業就變更事項進行協商，評估變更對雙方權利義務、費用等方面的影響。協商過程中應充分考慮雙方利益，達成一致意見后形成變更方案。3.合同變更協議簽訂根據協商確定的變更方案，起草合同變更協議。合同變更協議應明確變更的具體內容、雙方權利義務的調整、費用的變化等條款。合同變更協議經雙方審核、審批通過后，簽訂變更協議。變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同期滿物業合同約定的期限屆滿，雙方未續簽合同，則合同自動終止。2.雙方協商一致單位與物業服務企業經協商一致，決定提前終止合同。例如，因物業服務企業服務質量嚴重不達標，雙方協商解除合同。3.不可抗力因不可抗力因素導致合同無法繼續履行，如自然災害、政府征收等，合同可以終止。4.一方嚴重違約一方違反合同約定，且經另一方書面通知后在規定期限內仍未整改到位，另一方有權解除合同。例如，物業服務企業連續多次未按照合同約定提供服務，單位有權終止合同。（二）終止流程1.通知與協商合同終止前，一方應提前通知另一方，并就終止合同的相關事宜進行協商。協商內容包括服務交接、費用結算、違約責任承擔等。通知應采用書面形式，明確通知的時間、內容等。2.服務交接雙方按照協商確定的方式進行物業服務交接。物業服務企業應將相關設施設備、資料等移交給單位，并確保交接工作順利完成。交接過程中應制作交接清單，雙方簽字確認。3.費用結算財務部門按照合同約定和實際服務情況，對物業服務費用進行結算。結算內容包括已發生的費用、未支付的費用、違約金等。經雙方核對無誤后，辦理費用結算手續。4.合同終止確認雙方完成服務交接和費用結算后，簽訂合同終止協議，確認合同終止。合同終止協議應明確合同終止的原因、時間、雙方權利義務的處理等條款。六、檔案管理（一）檔案內容1.合同文本包括物業合同原件、合同變更協議、合同終止協議等。2.招標（或議標）文件如招標公告、招標文件、投標文件、評標報告等。3.服務監督記錄包括監督檢查報告、整改通知書、整改反饋情況等。4.費用支付憑證如發票、付款記錄等。5.溝通協調記錄如會議紀要、往來郵件、電話記錄等。（二）檔案保管1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案安全。2.按照檔案管理的相關規定，對檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。3.確定檔案保管期限，一般物業合同檔案保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，按照檔案銷毀程序進行銷毀。（三）檔案查閱1.建立