存貨采購申請管理制度總則1.目的為規范公司存貨采購申請流程，加強存貨采購管理，確保存貨采購符合公司生產經營需要，提高資金使用效率，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及存貨采購申請的部門和人員。3.基本原則按需采購原則：根據公司生產、銷售、研發等實際需求，合理確定存貨采購數量和時間，避免盲目采購和庫存積壓。成本效益原則：在保證存貨質量和滿足生產經營需要的前提下，通過優化采購流程、選擇合適的供應商等方式，降低采購成本，提高經濟效益。歸口管理原則：明確各部門在存貨采購申請管理中的職責，實行歸口管理，確保采購申請流程的順暢和規范。監督制衡原則：建立健全采購申請審批、采購執行、驗收付款等環節的監督制衡機制，防止采購過程中的舞弊行為，保障公司利益。采購申請流程1.需求部門提出申請各需求部門根據生產計劃、銷售訂單、庫存狀況等，填寫《存貨采購申請表》，詳細注明所需存貨的名稱、規格型號、數量、預計到貨時間、用途等信息。對于緊急采購需求，需求部門應在申請表中注明“緊急”字樣，并說明緊急原因。2.部門負責人審核需求部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，重點審核采購數量是否與生產、銷售需求相符，采購時間是否合適等。如審核通過，部門負責人在申請表上簽字確認；如審核不通過，應注明原因并退回需求部門重新填寫。3.財務部門審核財務部門收到采購申請表后，對采購申請的資金預算進行審核。根據公司資金狀況和預算安排，判斷是否有足夠的資金支持本次采購。如資金預算不足，財務部門應在申請表上注明，并反饋給需求部門和相關領導。同時，財務部門對采購成本的合理性進行初步評估，為后續采購價格談判提供參考。4.采購部門審核采購部門收到經部門負責人和財務部門審核后的采購申請表后，對采購申請的可行性進行審核。采購部門根據市場供應情況、供應商信息等，評估是否能夠按時、按質、按量采購到所需存貨。如采購存在困難或風險，采購部門應與需求部門溝通協調，提出解決方案或調整采購計劃的建議，并在申請表上注明。5.分管領導審批采購申請表經上述部門審核通過后，提交分管領導進行審批。分管領導根據公司整體經營策略、采購預算等，對采購申請進行全面審批。如審批通過，分管領導在申請表上簽字批準；如審批不通過，應明確指出問題并退回相關部門重新處理。6.總經理審批（重大采購申請）對于金額較大、影響公司重大生產經營活動的存貨采購申請，在分管領導審批通過后，還需提交總經理進行最終審批。總經理從公司戰略層面和整體利益出發，對采購申請進行綜合決策。總經理審批通過后，采購申請方可進入采購執行環節。7.采購執行采購部門根據審批通過的采購申請表，按照公司采購管理相關規定，選擇合適的供應商進行采購。采購人員與供應商簽訂采購合同，明確采購貨物的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。在采購過程中，采購人員應及時跟蹤采購進度，確保供應商按時、按質、按量交貨。如出現交貨延遲、質量問題等情況，采購人員應及時與供應商溝通協調，采取相應措施解決問題。8.驗收存貨到貨后，由倉庫管理部門會同質量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收人員按照采購合同和相關標準，對存貨的數量、規格型號、質量等進行逐一核對。如驗收合格，驗收人員在《存貨驗收單》上簽字確認；如驗收不合格，應注明不合格原因，并及時通知采購部門與供應商協商解決。9.入庫驗收合格的存貨，倉庫管理部門辦理入庫手續，填寫《存貨入庫單》，詳細記錄存貨的入庫日期、名稱、規格型號、數量、供應商等信息。倉庫管理人員按照規定的存儲方式和位置，對存貨進行妥善保管，確保存貨安全。10.付款財務部門根據采購合同、驗收單、入庫單等相關憑證，審核無誤后辦理付款手續。付款方式應按照采購合同約定執行，確保公司資金支付的準確性和安全性。對于預付款項，財務部門應嚴格按照公司預付款管理規定進行審批和監控，防止出現資金風險。職責分工1.需求部門負責根據生產、銷售、研發等實際需求，準確填寫存貨采購申請表，詳細說明采購存貨的名稱、規格型號、數量、預計到貨時間、用途等信息。對采購申請的必要性、合理性負責，確保采購存貨能夠滿足本部門生產經營活動的需要。配合采購部門進行供應商選擇、采購合同簽訂等工作，及時提供相關技術資料和質量標準要求。參與存貨驗收工作，對驗收結果進行確認。2.部門負責人審核本部門提交的存貨采購申請，對采購申請的必要性、合理性進行把關，確保采購申請符合本部門實際需求和公司整體利益。協調本部門與其他部門在采購過程中的工作銜接，及時解決采購過程中出現的問題。3.財務部門審核采購申請的資金預算，確保采購資金的合理安排和有效使用。參與采購成本的控制和分析，為采購價格談判提供財務支持和建議。根據采購合同、驗收單、入庫單等相關憑證，辦理付款手續，確保公司資金支付的準確性和合規性。對采購業務進行財務核算和監督，定期與采購部門、倉庫管理部門核對賬目，確保賬賬相符、賬實相符。4.采購部門負責審核采購申請的可行性，根據市場供應情況、供應商信息等，評估是否能夠按時、按質、按量采購到所需存貨。選擇合適的供應商，進行采購談判，簽訂采購合同，確保采購合同的條款符合公司利益和要求。負責采購訂單的下達、跟蹤和催貨，協調解決采購過程中出現的交貨延遲、質量問題等糾紛。定期對供應商進行評估和管理，建立供應商檔案，維護良好的供應商合作關系。5.倉庫管理部門負責存貨的驗收工作，會同質量檢驗部門等相關人員，按照采購合同和相關標準，對到貨存貨的數量、規格型號、質量等進行逐一核對。辦理存貨入庫手續，填寫存貨入庫單，對入庫存貨進行妥善保管，確保存貨安全。定期盤點存貨，及時掌握存貨庫存狀況，為采購申請提供庫存信息支持。負責存貨的出庫管理，按照公司規定的流程辦理存貨出庫手續，確保存貨發出的準確性和合理性。6.質量檢驗部門參與存貨驗收工作，對到貨存貨的質量進行檢驗，確保存貨質量符合采購合同和相關標準要求。對檢驗不合格的存貨，出具檢驗報告，明確不合格原因，為采購部門與供應商協商解決質量問題提供依據。供應商管理1.供應商選擇采購部門應建立供應商選擇標準和評價體系，綜合考慮供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務、信譽等因素。通過市場調研、供應商推薦、招標、詢價等方式，廣泛收集供應商信息，篩選出合格的供應商名單。對擬合作的供應商進行實地考察和評估，了解其生產經營狀況、質量管理體系、生產能力等情況，確保供應商具備良好的合作條件。采購部門組織相關部門對供應商進行評審，評審通過后，將供應商納入公司合格供應商名錄。2.供應商評價與考核采購部門定期對供應商進行評價和考核，評價指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據供應商的表現，給予相應的評分和等級評定。對于表現優秀的供應商，給予適當的獎勵和優惠政策；對于表現不佳的供應商，及時提出改進意見，如仍無改善，可考慮淘汰。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評價考核結果等內容，為供應商管理提供依據。3.供應商關系維護采購部門應與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，及時傳達公司的采購需求和質量要求，了解供應商的生產經營情況和市場動態。積極協調解決與供應商之間的合作問題，建立良好的合作關系，共同應對市場變化和挑戰。鼓勵供應商不斷改進產品質量、降低成本、提高服務水平，共同推動公司與供應商的共同發展。采購預算管理1.采購預算編制各需求部門應根據本部門的生產經營計劃和實際需求，結合歷史采購數據，編制年度采購預算草案。采購預算草案應詳細列出各類存貨的采購數量、價格、金額等信息，并說明采購的必要性和合理性。財務部門對各部門提交的采購預算草案進行匯總和審核，結合公司年度經營目標和資金狀況，編制公司年度采購預算。年度采購預算經公司管理層審批通過后，作為公司年度采購工作的指導依據。2.采購預算執行采購部門應嚴格按照批準的采購預算執行采購任務，不得超預算采購。如因市場變化、生產經營需要等原因確需調整采購預算的，需求部門應提出書面申請，說明調整原因和調整金額。采購預算調整申請經部門負責人、財務部門、分管領導等相關部門審核批準后，方可進行調整。3.采購預算監控財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題。采購部門應每月向財務部門報送采購預算執行情況報表，說明采購訂單執行情況、采購金額、預算執行差異等信息。對于預算執行偏差較大的情況，財務部門和采購部門應共同分析原因，采取有效措施進行糾正，確保采購預算的嚴格執行。風險管理1.采購風險識別采購部門應定期對采購業務進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、交貨延遲風險等。針對不同的風險因素，制定相應的風險應對措施，降低采購風險對公司生產經營的影響。2.供應商違約風險應對在采購合同中明確約定供應商的違約責任和賠償條款，如因供應商原因導致交貨延遲、質量問題等，供應商應承擔相應的經濟賠償責任。加強對供應商的日常管理和監督，定期評估供應商的履約能力，及時發現潛在的違約風險。建立供應商違約應急預案，如出現供應商違約情況，能夠及時采取措施，減少損失，并追究供應商的法律責任。3.質量風險應對加強對采購存貨的質量檢驗，嚴格按照采購合同和相關標準進行驗收，確保到貨存貨質量合格。要求供應商提供質量保證文件和質量檢驗報告，對供應商的質量管理體系進行審核和評估。如發現質量問題，及時與供應商溝通協商，要求供應商采取整改措施或更換貨物，確保公司生產經營活動不受影響。4.價格波動風險應對關注市場價格動態，定期收集和分析市場價格信息，了解價格波動趨勢。在采購合同中合理約定價格調整條款，如根據市場價格指數、原材料價格變化等因素，適時調整采購價格。與供應商協商建立價格聯動機制，共同應對價格波動風險。5.交貨延遲風險應對在采購合同中明確約定交貨時間和違約責任，要求供應商按時交貨。加強對采購訂單執行情況的跟蹤和監控，及時掌握供應商的生產進度和運輸情況。如出現交貨延遲情況，及時與供應商溝通協調，了解延遲原因，要求供應商采取措施加快交貨進度，并追究供應商的違約責任。監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對存貨采購申請管理流程進行審計，檢查采購申請、審批、執行、驗收、付款等環節是否符合公司制度規定。審計內容包括采購申請的必要性、合理性，采購流程的合規性，采購合同的簽訂與執行情況，驗收工作的準確性，付款手續的完整性等。對審計發現的問題，及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。2.財務監督財務部門對存貨采購業務進行財務監督，審核采購資金的使用是否合理、合規，采購成本的核算是否準確。