辦公室鑰匙管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室鑰匙的管理，確保辦公室安全，規范鑰匙的使用、保管、交接等流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有辦公室鑰匙的管理，包括但不限于辦公區域、會議室、檔案室、倉庫等各類場所的鑰匙。（三）管理原則1.明確責任原則：明確鑰匙管理各環節的責任人，確保鑰匙管理責任落實到人。2.安全保密原則：確保鑰匙的安全保管，防止因鑰匙丟失、被盜等情況導致公司安全事故或信息泄露。3.規范操作原則：規范鑰匙的領取、使用、歸還、交接等操作流程，確保各項工作有序進行。二、鑰匙分類與標識（一）鑰匙分類1.公共區域鑰匙：指公司內所有員工均可使用的公共區域的鑰匙，如會議室、茶水間、衛生間等。2.部門專用鑰匙：指各部門辦公區域的鑰匙，僅限本部門員工使用。3.特殊區域鑰匙：指檔案室、財務室、倉庫等涉及公司重要信息或資產的特殊區域的鑰匙，此類鑰匙的管理需更加嚴格。（二）鑰匙標識1.所有鑰匙均應進行標識，標明其所對應的辦公室或區域名稱。標識應清晰、準確、不易磨損。2.對于公共區域鑰匙，可采用統一的標識牌進行標識；對于部門專用鑰匙，應在鑰匙上或鑰匙扣上標明部門名稱；對于特殊區域鑰匙，除標明區域名稱外，還應標注“保密”“重要區域”等字樣。三、鑰匙管理職責（一）行政部門職責1.負責制定和完善辦公室鑰匙管理制度，并監督制度的執行情況。2.統一保管公共區域鑰匙，并負責鑰匙的日常借用、歸還登記工作。3.定期對辦公室鑰匙進行盤點，確保鑰匙數量準確、狀態良好。4.負責新員工入職、員工崗位調動、離職等情況下鑰匙的發放、回收和交接工作。（二）部門負責人職責1.負責本部門專用鑰匙的管理，指定專人負責鑰匙的保管，并確保保管人員嚴格遵守鑰匙管理制度。2.對本部門鑰匙的使用情況進行監督，發現問題及時處理。3.配合行政部門做好本部門員工離職時鑰匙的回收工作。（三）鑰匙保管人員職責1.負責妥善保管所負責的鑰匙，不得隨意轉借他人或帶出公司。2.如發現鑰匙丟失、損壞等情況，應及時報告部門負責人和行政部門，并協助采取相應的措施。3.按照規定的流程進行鑰匙的借用、歸還登記工作，確保記錄準確、完整。四、鑰匙的領取與發放（一）新員工入職1.新員工入職時，由行政部門負責發放其工作所需的辦公室鑰匙。2.行政部門應填寫《鑰匙領取登記表》，詳細記錄新員工領取鑰匙的種類、數量、領取時間等信息，并由新員工簽字確認。（二）員工崗位調動1.員工崗位調動時，原部門負責人應在員工辦理工作交接手續時，收回其原崗位使用的鑰匙，并交至行政部門。2.行政部門根據新崗位的需求，為員工發放新的辦公室鑰匙，并填寫《鑰匙領取登記表》，辦理相關手續。（三）新增辦公室或區域啟用1.對于新增的辦公室或區域，在啟用前，由行政部門負責配備相應的鑰匙，并進行標識。2.行政部門應建立新增鑰匙的臺賬，記錄鑰匙的相關信息。五、鑰匙的使用（一）正常使用1.員工在工作時間內，可根據工作需要正常使用所領取的辦公室鑰匙。2.使用完畢后，應及時將鑰匙歸還至指定地點，不得隨意放置或丟失。（二）特殊情況使用1.因工作需要在非工作時間進入辦公室的，員工應提前向部門負責人申請，并說明原因。2.部門負責人同意后，員工應到行政部門辦理借用手續，填寫《鑰匙借用申請表》，注明借用時間、歸還時間等信息。3.借用期間，員工應妥善保管鑰匙，使用完畢后及時歸還行政部門，并在《鑰匙借用登記表》上簽字確認。（三）禁止行為1.嚴禁員工私自配制辦公室鑰匙。2.未經授權，不得將辦公室鑰匙轉借他人使用。3.不得利用辦公室鑰匙從事任何違法違規活動。六、鑰匙的保管（一）保管要求1.鑰匙保管人員應將鑰匙存放在安全、可靠的地方，如鑰匙柜、抽屜等，并確保鑰匙存放有序，易于查找。2.對于特殊區域鑰匙，應采取額外的保管措施，如雙人保管、保險柜存放等，確保鑰匙的安全性。3.鑰匙保管人員應定期對鑰匙進行檢查，如發現鑰匙有損壞、丟失等情況，應及時報告并處理。（二）鑰匙柜管理1.行政部門應配備專門的鑰匙柜，用于存放公共區域鑰匙和部分部門專用鑰匙。2.鑰匙柜應設置專人負責管理，鑰匙柜鑰匙由管理人員妥善保管，不得隨意交給他人。3.管理人員應定期對鑰匙柜進行盤點，確保鑰匙數量準確、存放位置正確。（三）部門鑰匙保管1.各部門應指定專人負責本部門專用鑰匙的保管，并將保管人員名單報行政部門備案。2.部門鑰匙保管人員應將鑰匙存放在本部門安全的地方，并確保鑰匙不被無關人員接觸。3.部門負責人應定期對本部門鑰匙保管情況進行檢查，發現問題及時督促保管人員整改。七、鑰匙的歸還與交接（一）員工離職1.員工離職時，應在辦理離職手續的同時，將所領取的辦公室鑰匙全部歸還行政部門。2.行政部門在收回鑰匙后，應認真核對鑰匙的種類、數量等信息，確保無誤后在《鑰匙領取登記表》上注明“已收回”字樣，并由員工簽字確認。3.如發現員工未歸還全部鑰匙或鑰匙有損壞等情況，行政部門應及時與員工溝通，要求其補齊或賠償。（二）保管人員變動1.當鑰匙保管人員因工作調動、離職等原因發生變動時，應及時辦理鑰匙交接手續。2.交接雙方應填寫《鑰匙交接清單》，詳細記錄交接鑰匙的種類、數量、標識等信息，并簽字確認。3.交接過程中，行政部門應派人監交，確保交接工作的順利進行。（三）部門變動1.因部門撤銷、合并等原因導致辦公室鑰匙使用情況發生變化時，相關部門應及時將鑰匙交回行政部門。2.行政部門根據實際情況，重新調整鑰匙的分配和管理，并做好相關記錄。八、鑰匙的盤點與清查（一）定期盤點1.行政部門應定期對辦公室鑰匙進行盤點，原則上每月進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。2.盤點內容包括鑰匙的種類、數量、標識、保管情況等，確保鑰匙賬實相符。3.盤點結束后，行政部門應填寫《鑰匙盤點表》，對盤點結果進行記錄和分析，如發現問題應及時查明原因并采取相應的措施。（二）不定期清查1.公司可根據實際情況，不定期對辦公室鑰匙進行清查，以確保鑰匙管理的規范和安全。2.清查過程中，如發現有違反鑰匙管理制度的行為，應及時進行糾正和處理，并對相關責任人進行批評教育或處罰。九、鑰匙的損壞與丟失處理（一）鑰匙損壞1.如發現鑰匙損壞，鑰匙保管人員應及時報告部門負責人和行政部門。2.行政部門根據損壞情況，判斷是否需要重新配制鑰匙。如需重新配制，應填寫《鑰匙配制申請表》，注明損壞鑰匙的相關信息和申請配制的原因，并經部門負責人和相關領導審批后，到指定的地點配制鑰匙。3.新配制的鑰匙應進行標識，并按照鑰匙發放的流程進行登記和發放。同時，原損壞的鑰匙應收回并妥善保管。（二）鑰匙丟失1.若鑰匙不慎丟失，鑰匙保管人員應立即報告部門負責人和行政部門，并說明丟失鑰匙的種類、數量、可能丟失的地點等情況。2.行政部門應根據丟失鑰匙的情況，評估可能帶來的風險，并采取相應的措施，如更換門鎖、加強安全防范等。3