拌合站文件管理制度一、總則（一）目的為加強拌合站文件管理，確保文件的有效控制，提高工作效率，保障拌合站各項工作的規范化、標準化運行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于拌合站內所有文件的管理，包括但不限于行政文件、技術文件、質量文件、安全文件等。（三）職責1.綜合管理部門負責文件管理制度的制定、修訂和完善。負責文件的收發、登記、編號、歸檔、保管和借閱等工作。定期對文件進行清理和銷毀，確保文件的時效性和準確性。2.各部門負責本部門文件的起草、審核、批準和發放。負責本部門文件的日常管理，確保文件的妥善保管和有效使用。配合綜合管理部門做好文件的歸檔和銷毀工作。3.文件起草人負責按照規定的格式和要求起草文件。對文件內容的真實性、準確性和完整性負責。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司下發的各類通知、決定、報告、請示等。2.技術文件：包括施工圖紙、技術規范、操作規程、施工組織設計等。3.質量文件：包括質量管理體系文件、質量檢驗報告、質量記錄等。4.安全文件：包括安全管理制度、安全操作規程、安全檢查記錄等。5.其他文件：包括與拌合站工作相關的其他各類文件。（二）文件編號1.行政文件編號：[公司簡稱][年份][文件類別][序號]，如[公司簡稱]2023A001。2.技術文件編號：[項目名稱][年份][文件類別][序號]，如[項目名稱]2023T001。3.質量文件編號：[質量管理體系文件類別][年份][序號]，如QMS2023001。4.安全文件編號：[安全管理制度類別][年份][序號]，如SMS2023001。5.其他文件編號：根據文件性質和內容自行編號，但應保持唯一性和系統性。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草人應根據工作需要和實際情況，按照規定的格式和要求起草文件。2.文件內容應準確、清晰、完整，語言表達應規范、簡潔、易懂。3.文件起草完成后，起草人應在文件上簽字，并注明起草日期。（二）文件審核1.一般文件由部門負責人審核，重要文件由分管領導審核，涉及全局性的重大文件由總經理審核。2.文件審核人應認真審查文件內容，確保文件符合法律法規、政策要求和公司實際情況。3.文件審核人應在文件上簽字，并注明審核意見和審核日期。四、文件批準與發布（一）文件批準1.文件審核通過后，由批準人進行批準。2.批準人應根據文件內容和性質，簽署批準意見，并注明批準日期。（二）文件發布1.文件批準后，由綜合管理部門按照規定的程序進行發布。2.行政文件、技術文件、質量文件、安全文件等應通過公司內部網絡、電子郵件、紙質文件等方式發布。3.文件發布后，綜合管理部門應及時將文件發放到相關部門和人員手中，并做好發放記錄。五、文件的使用與保管（一）文件使用1.各部門和人員應按照文件規定的要求和程序使用文件。2.文件使用過程中，應妥善保管文件，不得擅自涂改、損壞、丟失文件。3.文件使用完畢后，應及時將文件歸還綜合管理部門或按照規定進行歸檔。（二）文件保管1.綜合管理部門應設立專門的文件檔案室，負責文件的集中保管。2.文件檔案室應配備必要的保管設施，如文件柜、防火設備、防潮設備等，確保文件的安全保管。3.文件應按照類別、編號、時間等順序進行分類存放，便于查找和使用。4.綜合管理部門應定期對文件進行清理和盤點，確保文件的完整性和準確性。六、文件的借閱與歸還（一）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱時間等信息。2.《文件借閱申請表》經部門負責人或分管領導批準后，交綜合管理部門辦理借閱手續。3.綜合管理部門應按照申請表的要求，將文件借給借閱人，并做好借閱登記。（二）文件歸還1.借閱人應在規定的借閱時間內歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理延期手續。2.借閱人歸還文件時，應認真檢查文件是否完好無損，如有損壞或丟失，應照價賠償。3.綜合管理部門在收到歸還的文件后，應及時辦理歸還手續，并在借閱登記上注明歸還日期。七、文件的修訂與廢止（一）文件修訂1.當文件的內容與法律法規、政策要求、公司實際情況等發生變化時，應及時對文件進行修訂。2.文件修訂由原起草部門或相關部門負責，修訂完成后，應按照文件起草、審核、批準、發布的程序進行辦理。3.文件修訂后，綜合管理部門應及時將修訂后的文件發放到相關部門和人員手中，并做好發放記錄。（二）文件廢止1.當文件不再適用或已被新的文件替代時，應及時對文件進行廢止。2.文件廢止由原批準部門或相關部門負責，廢止文件應加蓋“廢止”章，并在文件檔案室進行登記。3.綜合管理部門應定期對廢止文件進行清理和銷毀，確保文件的安全性和保密性。八、文件的保密與銷毀（一）文件保密1.涉及公司商業秘密、技術秘密、安全秘密等重要信息的文件，應嚴格按照公司保密制度進行管理。2.文件保管人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自泄露文件內容。3.文件借閱人應妥善保管借閱的文件，不得將文件轉借他人或泄露給無關人員。（二）文件銷毀1.對于已廢止、過期、無用的文件，應及時進行銷毀。2.文件銷毀應填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。3.《文件銷毀申請表》經部門負責人或分管領導批準后，交綜合管理部門組織實施銷毀。4.文件銷毀應