機關文件保密管理制度一、總則（一）目的為加強機關文件保密管理，確保文件信息安全，防止文件內容泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關各部門及全體工作人員在文件起草、收發、傳遞、使用、保管、歸檔、銷毀等過程中的保密管理。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對涉及國家秘密、工作秘密和敏感信息的文件，采取最嚴格的保密措施，防止信息泄露。2.全程管控原則：對文件從產生到銷毀的全過程進行有效管控，確保每個環節的安全。3.誰使用誰負責原則：文件使用人員對所使用文件的保密安全負直接責任。二、文件起草與審核（一）起草要求1.起草文件時，應明確文件的密級，對于涉及保密內容的文件，要準確界定保密范圍和保密期限。2.嚴格控制文件的知悉范圍，在文件中明確規定傳達、閱讀和使用的對象。3.采用加密技術或其他安全措施對文件內容進行保護，如使用加密軟件、設置訪問密碼等。（二）審核程序1.文件起草完成后，應提交部門負責人進行初步審核。審核內容包括文件的準確性、完整性、規范性以及保密措施的合理性。2.涉及重要事項或敏感信息的文件，需經分管領導審核把關。分管領導應重點審核文件的保密級別、知悉范圍和保密要求是否恰當。3.對于涉及全局性、戰略性或重大決策的文件，必要時需提交機關保密委員會進行審核。保密委員會應從保密角度對文件進行全面審查，提出修改意見。三、文件收發與登記（一）收發流程1.機關設立專門的文件收發崗位，負責文件的接收和發放工作。2.外部來文由收發人員統一簽收，核對文件的名稱、數量、密級等信息，確認無誤后進行登記。3.內部文件由各部門指定專人負責送交收發室，收發人員按照規定進行登記和編號。（二）登記內容文件登記應詳細記錄文件的編號、名稱、密級、來文單位、發文日期、份數、簽收人等信息。登記冊應妥善保管，以備查詢。四、文件傳遞與傳閱（一）傳遞方式1.對于秘密級以上文件，應采用專人傳遞或機要通信等安全可靠的方式進行傳遞，不得通過普通郵政、快遞等方式傳遞。2.傳遞文件時，傳遞人員應將文件裝入專用文件袋，并在文件袋上標明密級和收件人信息。傳遞過程中要確保文件安全，不得擅自拆閱或中途截留。（二）傳閱管理1.文件傳閱應嚴格按照規定的知悉范圍進行，不得擅自擴大傳閱范圍。2.設立文件傳閱夾，由收發人員負責將文件放入傳閱夾，并按照規定的順序進行傳閱。傳閱人員應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期。3.傳閱過程中，傳閱人員不得擅自將文件帶出辦公區域，如需長時間使用，應經文件管理人員同意，并采取相應的保密措施。4.文件傳閱完畢后，傳閱人員應及時將文件交回收發人員，收發人員應認真檢查文件是否完整，如有缺損應及時查明原因并報告。五、文件使用與保管（一）使用規定1.文件使用人員應嚴格按照文件規定的使用范圍和要求使用文件，不得擅自擴大使用范圍或改變文件用途。2.使用文件時，應在符合保密要求的場所進行，不得在公共場所隨意談論文件內容。3.如需對文件進行復印、摘錄、引用等操作，應經文件管理人員同意，并按照規定的審批程序進行。復印、摘錄、引用的文件應妥善保管，不得隨意丟棄。（二）保管措施1.設立專門的文件保管場所，配備必要的保密設備，如保險柜、文件柜等，確保文件存放安全。2.文件應按照密級分類存放，不同密級的文件應分開保管，并有明顯的標識。3.定期對文件進行清查盤點，核對文件數量、種類和保管情況，確保文件賬實相符。4.文件保管人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自將文件帶出保管場所，不得向無關人員透露文件保管情況。六、文件歸檔與存儲（一）歸檔要求1.文件辦理完畢后，應及時進行歸檔。歸檔文件應齊全完整、真實準確，符合檔案管理的要求。2.按照文件形成的時間順序和分類標準進行整理歸檔，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.歸檔文件應進行數字化處理，建立電子檔案，實現檔案信息的長期保存和便捷查詢。（二）存儲安全1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份，防止數據丟失。2.存儲設備應設置訪問密碼，并采取加密存儲等安全措施，確保電子檔案的保密性。3.對存儲設備的使用和維護進行嚴格管理，防止存儲設備被盜、丟失或損壞。七、文件銷毀與處置（一）銷毀范圍1.已超過保密期限且無保存價值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復文件、錯誤文件等。3.經批準不再需要保密的文件。（二）銷毀程序1.文件銷毀前，應由文件保管部門或使用部門提出銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、數量、密級、銷毀原因等信息。2.申請部門負責人對銷毀申請進行審核，簽署意見后報分管領導審批。3.分管領導審批同意后，由文件保管部門或使用部門指定專人負責文件銷毀工作。銷毀過程應在兩人以上監督下進行，確保文件徹底銷毀。4.文件銷毀后，銷毀人員應在《文件銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄在案。（三）處置方式1.對于紙質文件，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保文件內容無法恢復。2.對于電子文件，應采用數據擦除、格式化等技術手段進行銷毀，確保電子數據徹底清除。3.銷毀后的文件殘渣、電子存儲設備等應妥善處理，防止信息泄露。八、監督與檢查（一）監督機制1.機關保密委員會負責對文件保密管理制度的執行情況進行監督檢查，定期或不定期開展保密檢查工作。2.設立舉報信箱和舉報電話，接受全體工作人員對違反文件保密管理制度行為的舉報。對舉報內容進行及時調查核實，并對舉報人予以保護。（二）檢查內容1.文件起草、審核、收發、傳遞、使用、保管、歸檔、銷毀等環節的保密措施落實情況。2.文件知悉范圍的控制情況，是否存在擅自擴大知悉范圍的現象。3.保密設備的配備和使用情況，是否符合安全要求。4.文件管理人員的保密意識和業務能力，是否熟悉保密規定和操作流程。（三）問題整改1.對檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，責令相關部門或人員限期整改。2.整改部門或人員應針對問題制定具體的整改措施，并在規定時間內將整改情況報告機關保密委員會。3.機關保密委員會對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門或人員，將按照有關規定進行嚴肅處理。九、培訓與教育（一）培訓計劃1.制定年度文件保密管理培訓計劃，明確培訓內容、培訓對象、培訓時間和培訓方式等。2.培訓內容包括國家保密法律法規、機關文件保密管理制度、保密技術和技能等方面的知識。（二）培訓實施1.定期組織全體工作人員參加文件保密管理培訓，新入職人員應進行專門的保密培訓，經考試合格后方可上崗。2.培訓方式可采用集中授課、專題講座、案例分析、在線學習等多種形式，提高培訓效果。3.邀請保密專家或專業人員進行授課，增強培訓的專業性和權威性。（三）教育活動1.開展經常性的文件保密教育活動，通過內部刊物、宣傳欄、微信群等渠道，宣傳文件保密知識和案例，提高全體工作人員的保密意識。2.組織保密知識競賽、演講比賽等活動，激發工作人員學習保密知識的積極性，營造良好的保密工作氛圍。十、獎懲措施（一）獎勵規定1.對在文件保密管理工作中表現突出的部門或個人，給予表彰和獎勵。表彰和獎勵方式包括通報表揚、頒發榮譽證書、給予物質獎勵等。2.表現突出的情形包括嚴格遵守文件保密管理制度，及時發現和制止泄密行為，為保護文件信息安全做出重要貢獻等。（二）懲罰措施1.對違反文件保密管理制度的部門或個人，視情節輕重給予批評教育、警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等處分。2.違反文件保密管理制度的情形包括擅自擴大文件知悉范圍、泄露文件內容、未按規定保管文