強化檔案集中管理制度總則一、目的為了加強公司檔案管理工作，規范檔案收集、整理、保管、利用等環節，提高檔案管理水平，充分發揮檔案的作用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的檔案管理工作。三、管理原則1.集中管理原則：公司檔案實行集中統一管理，由公司綜合管理部負責檔案的日常管理工作。2.完整準確原則：檔案的收集、整理、保管、利用等環節應確保檔案的完整性、準確性和系統性。3.安全保密原則：檔案管理應嚴格遵守國家有關保密法規，采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全。4.便于利用原則：檔案管理應注重檔案的利用價值，采取有效的措施，方便檔案的查閱和利用。四、管理機構及職責1.公司綜合管理部為公司檔案管理的主管部門，負責公司檔案管理的總體規劃、制度建設、業務指導、監督檢查等工作。2.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并定期向綜合管理部移交檔案。3.檔案管理人員應具備良好的政治素質和業務能力，熟悉檔案管理業務，嚴格遵守檔案管理規章制度，確保檔案的安全和完整。檔案的分類與編號一、檔案分類公司檔案分為文書檔案、人事檔案、財務檔案、工程檔案、科技檔案、聲像檔案等六大類。1.文書檔案：包括公司的各種文件、報告、通知、決議、紀要等。2.人事檔案：包括公司員工的個人檔案、勞動合同、培訓記錄、考核記錄等。3.財務檔案：包括公司的各種財務報表、會計憑證、審計報告等。4.工程檔案：包括公司的各種工程項目的設計圖紙、施工記錄、驗收報告等。5.科技檔案：包括公司的各種科研項目的研究報告、實驗數據、專利證書等。6.聲像檔案：包括公司的各種照片、錄像、錄音等。二、檔案編號1.文書檔案編號：采用年度部門流水號的方式進行編號，如2023hr001表示2023年度人力資源部的第1份文書檔案。2.人事檔案編號：采用員工工號的方式進行編號，如1001表示工號為1001的員工的人事檔案。3.財務檔案編號：采用年度科目流水號的方式進行編號，如2023zc001表示2023年度財務科目為zc的第1份財務檔案。4.工程檔案編號：采用項目名稱年度流水號的方式進行編號，如xx項目2023001表示xx項目2023年度的第1份工程檔案。5.科技檔案編號：采用項目名稱年度流水號的方式進行編號，如xx科研項目2023001表示xx科研項目2023年度的第1份科技檔案。6.聲像檔案編號：采用年度類別流水號的方式進行編號，如2023ph001表示2023年度照片類的第1份聲像檔案。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門應定期將本部門形成的檔案移交綜合管理部，移交時應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數量、日期等信息。2.綜合管理部應及時接收各部門移交的檔案，并對檔案的完整性、準確性進行審核，如發現問題應及時通知相關部門進行整改。3.對于公司外部形成的與公司有關的檔案，如合同、協議、函件等，應由相關部門負責收集，并及時移交綜合管理部。二、檔案的整理1.綜合管理部應按照檔案的分類和編號規則，對接收的檔案進行分類、整理和編號，并建立檔案目錄。2.各部門應按照綜合管理部的要求，對本部門的檔案進行整理和歸檔，確保檔案的整齊、規范。3.檔案的整理應遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，便于檔案的保管和利用。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.綜合管理部應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、滅火器、溫濕度計等，確保檔案的安全。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風，嚴禁存放易燃、易爆、易腐蝕等物品。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題應及時采取措施進行處理。4.檔案的借閱應嚴格遵守公司的借閱制度，未經批準不得擅自借閱檔案。二、檔案的利用1.公司內部員工因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請單，經部門負責人批準后，到綜合管理部辦理借閱手續。2.檔案查閱申請單應注明查閱檔案的名稱、用途、時間等信息，綜合管理部應根據申請單的內容，及時提供所需的檔案。3.檔案的借閱期限一般為7天，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。4.檔案管理人員應嚴格按照借閱手續，辦理檔案的借閱和歸還手續，確保檔案的安全和完整。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.綜合管理部應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。2.檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種，具體保管期限根據檔案的性質和特點確定。3.對于超過保管期限的檔案，應進行鑒定，確定是否需要銷毀。鑒定工作應由綜合管理部組織，相關部門參與，形成鑒定意見。二、檔案的銷毀1.對于經鑒定需要銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數量、日期等信息，并經公司領導批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀清冊應永久保存，以備查考。3.檔案的銷毀應由綜合管理部組織，相關部門參與，在指定的地點進行，并由專人負責監督。4.銷毀檔案時，應采取碎紙、焚燒等安全可靠的方