機(jī)關(guān)單位電話管理制度總則目的為規(guī)范機(jī)關(guān)單位電話的使用與管理，提高工作效率，確保通訊暢通，特制定本制度。適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)單位全體工作人員。基本原則1.確保工作通訊需求，保障信息及時(shí)傳遞。2.合理使用資源，避免浪費(fèi)。3.遵守相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定。電話使用規(guī)范公務(wù)電話使用1.工作人員應(yīng)在上班時(shí)間使用公務(wù)電話處理工作事務(wù)，不得利用公務(wù)電話從事私人活動(dòng)。2.接聽公務(wù)電話時(shí)，應(yīng)及時(shí)、禮貌，自報(bào)單位名稱和姓名，如“您好，[單位名稱]，[姓名]”。3.撥打電話時(shí)，應(yīng)明確對(duì)方單位、部門及姓名，簡要說明事由，語言簡潔明了。4.對(duì)于重要事項(xiàng)或需記錄的信息，應(yīng)做好電話記錄，記錄內(nèi)容包括來電時(shí)間、來電人、事由、處理情況等。5.因工作需要撥打長途電話時(shí)，應(yīng)提前填寫長途電話申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后使用。個(gè)人電話使用1.工作人員在非工作時(shí)間如需使用單位電話處理緊急個(gè)人事務(wù)，應(yīng)事先向部門負(fù)責(zé)人說明情況，并盡量縮短通話時(shí)間。2.禁止使用單位電話撥打聲訊臺(tái)、進(jìn)行商業(yè)推銷等與工作無關(guān)的電話。電話設(shè)備管理設(shè)備配備1.根據(jù)工作需要，合理配備電話設(shè)備，包括固定電話、移動(dòng)電話等。2.定期對(duì)電話設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。設(shè)備維護(hù)1.電話設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)向辦公室報(bào)告，辦公室安排專人進(jìn)行維修。2.維修人員應(yīng)做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修內(nèi)容等。3.對(duì)于無法修復(fù)的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)更換，確保通訊不受影響。設(shè)備更新1.根據(jù)工作發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，適時(shí)更新電話設(shè)備，提高通訊質(zhì)量和效率。2.新設(shè)備投入使用前，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保使用人員熟悉設(shè)備性能和操作方法。電話費(fèi)用管理費(fèi)用預(yù)算1.辦公室根據(jù)以往電話使用情況和本年度工作安排，編制電話費(fèi)用預(yù)算，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。2.電話費(fèi)用預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)費(fèi)用的支出范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保費(fèi)用合理控制。費(fèi)用報(bào)銷1.電話費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，憑有效發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷發(fā)票應(yīng)注明通話時(shí)間、通話號(hào)碼、通話費(fèi)用等詳細(xì)信息。3.辦公室定期對(duì)電話費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)查明原因并采取措施。費(fèi)用控制1.工作人員應(yīng)合理使用電話，避免不必要的長途通話和高額費(fèi)用支出。2.對(duì)于因工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致的電話費(fèi)用增加，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用。電話安全與保密安全管理1.加強(qiáng)電話設(shè)備的安全管理，防止設(shè)備被盜、損壞或丟失。2.定期對(duì)電話線路進(jìn)行檢查，確保線路安全，防止發(fā)生漏電、短路等安全事故。3.在遇到自然災(zāi)害、突發(fā)事件等緊急情況時(shí)，應(yīng)確保電話通訊暢通，及時(shí)傳遞信息。保密管理1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的電話通訊，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取加密措施，防止信息泄露。2.工作人員不得在普通電話中談?wù)撋婕氨Ｃ軆?nèi)容的事項(xiàng)，如需溝通相關(guān)信息，應(yīng)使用加密電話或其他保密通訊方式。3.對(duì)因工作需要接觸保密電話信息的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.辦公室定期對(duì)電話使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括電話記錄、費(fèi)用報(bào)銷、設(shè)備維護(hù)等方面。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。考核評(píng)價(jià)1.將電話使用情況納入工作人員績效考核體系，作為考核評(píng)價(jià)的重要依據(jù)之一。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評(píng)教育、扣發(fā)績效獎(jiǎng)金、紀(jì)律處分等。附則解釋權(quán)本制度由機(jī)關(guān)單位辦公室負(fù)責(zé)解釋。