大專畢業證檔案管理制度總則一、目的為規范大專畢業證檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本管理制度。大專畢業證檔案是公司員工學歷證明的重要文件，對員工的職業發展和公司的人力資源管理具有重要意義。二、適用范圍本制度適用于公司所有大專畢業證檔案的管理，包括新入職員工的大專畢業證檔案、在職員工的大專畢業證檔案變更以及離職員工的大專畢業證檔案移交等。三、管理職責1.人事部門負責大專畢業證檔案的統一管理，包括檔案的收集、整理、保管、借閱和銷毀等工作。2.各部門負責人應協助人事部門做好本部門員工大專畢業證檔案的管理工作，確保檔案的真實性和完整性。3.員工本人應妥善保管自己的大專畢業證，如有遺失或損壞，應及時向人事部門報告，并按照規定辦理相關手續。檔案的收集與整理一、收集范圍1.新入職員工的大專畢業證原件及復印件。2.在職員工大專畢業證信息變更的相關證明材料，如畢業證補辦證明、學歷學位認證報告等。3.離職員工的大專畢業證原件及復印件，如有需要，還應包括離職證明等相關材料。二、收集時間1.新入職員工應在入職后的1個月內將大專畢業證原件及復印件提交給人事部門。2.在職員工大專畢業證信息變更應在變更后的10個工作日內將相關證明材料提交給人事部門。3.離職員工應在離職后的1個月內將大專畢業證原件及復印件提交給人事部門，如有需要，還應包括離職證明等相關材料。三、整理要求1.人事部門應按照員工姓名、入職時間等信息對大專畢業證檔案進行分類整理，并建立檔案目錄。2.大專畢業證原件應妥善保管，不得隨意涂改、損壞或丟失。復印件應與原件一致，并加蓋人事部門的公章。3.對于在職員工大專畢業證信息變更的相關證明材料，應及時更新檔案中的信息，并在檔案目錄中進行備注。4.離職員工的大專畢業證檔案應單獨存放，并在檔案目錄中注明離職時間。檔案的保管與利用一、保管要求1.大專畢業證檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.人事部門應指定專人負責大專畢業證檔案的保管工作，保管人員應具備一定的檔案管理知識和技能。3.檔案保管人員應定期對大專畢業證檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告人事部門負責人，并采取相應的補救措施。4.未經人事部門負責人批準，任何人不得私自查閱、借閱大專畢業證檔案。二、利用規定1.公司內部員工因工作需要查閱大專畢業證檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，由檔案保管人員辦理查閱手續。2.查閱大專畢業證檔案時，查閱人員應遵守檔案管理的相關規定，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案保管人員。3.公司外部單位或個人因工作需要查閱大專畢業證檔案的，應出具正式的介紹信，并經公司領導批準后，由檔案保管人員辦理查閱手續。查閱人員應遵守公司的保密規定，不得將檔案內容泄露給他人。4.檔案借閱期限一般為10個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱期滿后，借閱人員應及時將檔案歸還檔案保管人員。檔案的銷毀一、銷毀條件1.大專畢業證檔案保管期限已滿，且無繼續保存價值的。2.大專畢業證檔案因損壞、丟失等原因無法繼續使用的。二、銷毀程序1.人事部門應將擬銷毀的大專畢業證檔案清單報公司領導批準。2.批準銷毀的大專畢業證檔案清單應在公司內部進行公示，公示期為7個工作日。3.公示期滿后，無異議的大專畢業證檔案由檔案保管人員進行銷毀。銷毀時，應至少有兩人在場，并在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀后的大專畢業證