建筑公司文檔管理制度總則一、目的為規范建筑公司文檔管理工作，確保公司各類文檔的安全、完整、準確和及時，提高文檔利用效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于建筑公司總部及各項目部的文檔管理工作。三、管理原則1.統一管理原則：公司的文檔實行統一管理，由公司綜合管理部門負責統籌規劃、組織協調和監督檢查。2.分級負責原則：各部門、各項目部應按照職責分工，對本部門、本項目部的文檔管理工作負責。3.安全保密原則：公司的文檔涉及公司的商業秘密和機密信息，應嚴格遵守保密規定，確保文檔的安全。4.便于利用原則：文檔管理應注重提高文檔的利用效率，為公司的經營管理和決策提供及時、準確的信息支持。四、文檔分類1.行政管理類：包括公司的規章制度、工作計劃、工作總結、會議紀要、通知公告等。2.工程技術類：包括工程設計圖紙、施工方案、技術交底、質量檢驗報告、工程驗收報告等。3.財務會計類：包括財務報表、會計憑證、稅務申報資料等。4.人事管理類：包括員工檔案、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料等。5.其他類：包括公司的宣傳資料、客戶資料、供應商資料等。文檔的形成與收集一、文檔的形成1.各部門、各項目部應按照公司的規定和要求，及時、準確地形成各類文檔。2.文檔的形成應符合國家法律法規和公司的規章制度，具有真實性、完整性和準確性。3.文檔的形成應采用規范的格式和標準，便于管理和利用。二、文檔的收集1.各部門、各項目部應指定專人負責本部門、本項目部的文檔收集工作，確保文檔的及時收集和歸檔。2.文檔的收集應按照文檔的分類和編號規則進行，確保文檔的分類準確、編號有序。3.文檔的收集應注重文檔的完整性，不得遺漏重要的文檔和信息。文檔的審核與批準一、文檔的審核1.各部門、各項目部形成的文檔應經過本部門、本項目部負責人的審核，確保文檔的內容符合公司的規定和要求。2.綜合管理部門應對各部門、各項目部提交的文檔進行審核，確保文檔的格式、編號、分類等符合公司的規定和要求。3.文檔的審核應注重文檔的真實性、完整性和準確性，對發現的問題應及時要求相關部門或人員進行修改和完善。二、文檔的批準1.經審核通過的文檔應按照公司的規定和程序進行批準，確保文檔的合法性和有效性。2.文檔的批準應根據文檔的性質和重要程度，由相應的領導或部門進行批準。3.文檔的批準應簽署批準意見和批準日期，確保文檔的責任明確。文檔的編號與歸檔一、文檔的編號1.公司的文檔應按照統一的編號規則進行編號，確保文檔的編號具有唯一性和可追溯性。2.文檔的編號應包括文檔的分類號、部門號、年份號、流水號等信息，便于管理和利用。3.文檔的編號規則應在公司內部進行公布，確保各部門、各項目部都能了解和掌握。二、文檔的歸檔1.經批準的文檔應及時歸檔，確保文檔的安全和完整。2.文檔的歸檔應按照文檔的分類和編號規則進行，確保文檔的分類準確、編號有序。3.文檔的歸檔應采用規范的檔案盒或檔案袋進行封裝，便于管理和查閱。4.文檔的歸檔應建立檔案目錄，便于對文檔進行檢索和利用。文檔的保管與利用一、文檔的保管1.公司的文檔應指定專人進行保管，確保文檔的安全和完整。2.文檔的保管應采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保文檔的安全。3.文檔的保管應定期進行檢查和清理，及時發現和處理文檔的損壞、丟失等問題。4.文檔的保管應建立檔案借閱登記制度，嚴格控制文檔的借閱范圍和借閱期限。二、文檔的利用1.公司的文檔應按照規定的程序進行利用，確保文檔的安全和保密。2.文檔的利用應根據利用人的需求和權限，提供相應的文檔信息。3.文檔的利用應建立檔案利用登記制度，記錄文檔的利用情況和利用效果。4.文檔的利用應注重提高文檔的利用效率，為公司的經營管理和決策提供及時、準確的信息支持。文檔的銷毀與清理一、文檔的銷毀1.公司的文檔應按照規定的程序進行銷毀，確保文檔的安全和保密。2.文檔的銷毀應根據文檔的性質和重要程度，采取不同的銷毀方式，如焚燒、粉碎、化漿等。3.文檔的銷毀應建立銷毀登記制度，記錄銷毀的文檔名稱、編號、銷毀時間、銷毀方式等信息。4.文檔的銷毀應由專人負責，確保銷毀的過程安全、可靠。二、文檔的清理1.公司的文檔應定期進行清理，及時清理過期的、無用的文檔，確保文檔的數量和質量。2.文檔的清理應按照文檔的分類和編號規則進行，確保清理的文檔分類準確、編號有序。3.文檔的清理應建立清理登記制度，記錄清理的文檔名稱、編號、清理時間等信息。4.文檔的清理應由專人負責，確保清理的