機關會務服務管理制度一、總則（一）目的為了規范機關會務服務工作，提高會務服務質量和效率，確保各類會議的順利召開，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類機關會議的會務服務工作，包括但不限于公司例會、專題會議、研討會、培訓會等。（三）基本原則1.高效原則：以快速、準確的服務確保會議按時、有序進行。2.優質原則：提供高質量的服務，滿足參會人員的需求。3.規范原則：嚴格按照規定的流程和標準開展會務服務工作。4.保密原則：對會議涉及的機密信息嚴格保密。二、會務服務流程（一）會前準備1.會議通知根據會議安排，及時準確地向參會人員發送會議通知，包括會議時間、地點、主題、議程等信息。確認參會人員是否能夠按時參加會議，對于不能參加的人員，記錄原因并及時反饋給會議組織者。2.場地布置根據會議類型和規模，選擇合適的會議場地，并進行合理的布置。擺放會議桌椅，確保桌椅整齊、間距合適，方便參會人員就座。安裝會議設備，如投影儀、音響、麥克風等，確保設備正常運行。準備會議資料，如會議議程、文件、資料袋等，并擺放整齊。在會議桌上擺放水杯、筆記本、筆等用品。3.人員安排確定會議服務人員，包括會議主持人、記錄員、引導員、茶水服務員等。對服務人員進行培訓，明確各自的職責和工作流程，確保服務質量。提前安排服務人員到達會議場地，進行最后的準備工作。（二）會中服務1.簽到服務在會議入口處設置簽到臺，安排專人負責簽到工作。引導參會人員簽到，發放會議資料和用品。對簽到情況進行記錄，統計參會人數。2.引導服務在會議場地入口和通道處安排引導員，引導參會人員有序就座。對于重要嘉賓或領導，提供專門的引導和接待服務。3.茶水服務在會議期間，適時為參會人員提供茶水服務，確保水杯中有適量的茶水。注意觀察參會人員的需求，及時添加茶水。4.設備保障安排專人負責會議設備的操作和維護，確保設備正常運行。如遇設備故障，及時進行維修或更換，確保會議不受影響。5.記錄服務安排記錄員對會議內容進行記錄，確保記錄準確、完整。會議結束后，及時整理會議記錄，并按照要求進行歸檔。（三）會后服務1.清理場地會議結束后，及時清理會議場地，收拾會議資料、用品等。檢查會議設備是否關閉，將設備歸位。清理垃圾，保持會議場地整潔。2.反饋總結收集參會人員對會議服務的意見和建議，及時反饋給會議組織者。對會議服務工作進行總結，分析存在的問題和不足，提出改進措施。將會議服務工作的相關情況進行記錄，作為考核服務人員的依據。三、會議設備管理（一）設備采購1.根據會議需求和實際情況，制定會議設備采購計劃。2.對采購的設備進行選型和評估，選擇質量可靠、性能穩定、價格合理的設備。3.按照公司采購流程，辦理設備采購手續。（二）設備安裝與調試1.設備到貨后，及時組織專業人員進行安裝和調試，確保設備正常運行。2.在安裝和調試過程中，對設備的性能和功能進行測試，發現問題及時解決。（三）設備維護與保養1.建立會議設備維護保養檔案，記錄設備的型號、購買時間、維護保養情況等信息。2.定期對設備進行維護保養，包括清潔、檢查、調試、更換零部件等，確保設備性能良好。3.對設備的使用情況進行跟蹤，及時發現并解決設備故障。4.根據設備的使用壽命和實際情況，及時更新和更換設備。（四）設備使用管理1.制定會議設備使用管理制度，明確設備的使用范圍、使用方法、使用權限等。2.對使用會議設備的人員進行培訓，使其熟悉設備的操作方法和注意事項。3.在設備使用過程中，嚴格按照操作規程進行操作，避免因操作不當造成設備損壞。4.對設備的使用情況進行記錄，包括使用時間、使用人員、使用內容等。四、會議資料管理（一）資料準備1.根據會議主題和議程，準備相關的會議資料，如會議文件、報告、圖表、數據等。2.對準備的資料進行審核和校對，確保資料內容準確、完整、清晰。3.將審核后的資料進行排版和印刷，確保資料的格式規范、美觀。（二）資料發放1.在會議簽到時，向參會人員發放會議資料，確保資料發放齊全。2.對重要資料或機密資料，實行專人發放和簽收制度，確保資料的安全。（三）資料歸檔1.會議結束后，及時收集會議資料，進行整理和分類。2.將整理后的會議資料按照檔案管理要求進行歸檔，建立會議資料檔案。3.對會議資料檔案進行妥善保管，便于查閱和使用。五、服務人員管理（一）人員選拔1.制定會議服務人員選拔標準，包括形象氣質、溝通能力、服務意識、專業技能等方面。2.通過招聘、內部推薦等方式選拔會議服務人員。3.對選拔出的人員進行面試和考核，確保其符合崗位要求。（二）培訓與考核1.定期組織會議服務人員進行培訓，培訓內容包括服務禮儀、溝通技巧、會議流程、設備操作等方面。2.對培訓效果進行考核，考核方式包括理論考試、實際操作、服務評價等。3.根據考核結果，對表現優秀的服務人員進行表彰和獎勵，對不合格的服務人員進行再培訓或調整崗位。（三）崗位職責1.會議主持人熟悉會議議程和內容，確保會議按照預定程序進行。引導參會人員積極參與會議討論，維持會議秩序。對會議內容進行總結和歸納，確保會議達成預期目標。2.記錄員認真記錄會議內容，包括發言要點、討論結果、決議事項等。確保記錄準確、完整，字跡清晰。會議結束后，及時整理會議記錄，并按照要求進行歸檔。3.引導員在會議場地入口和通道處引導參會人員有序就座。為參會人員提供必要的幫助和服務，如解答疑問、指引方向等。關注會議現場情況，及時向會議組織者反饋信息。4.茶水服務員在會議期間為參會人員提供茶水服務，確保水杯中有適量的茶水。注意觀察參會人員的需求，及時添加茶水。保持會議場地的整潔，及時清理桌面垃圾。（四）工作紀律1.遵守公司的各項規章制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.嚴格遵守會議服務工作流程和標準，確保服務質量。3.保守會議機密，不得泄露會議內容和相關信息。4.不得在會議期間從事與服務工作無關的事情，如玩手機、聊天等。5.積極主動地為參會人員提供優質服務，不得與參會人員發生爭執或沖突。六、費用管理（一）預算編制1.根據會議計劃和實際需求，編制會議服務費用預算，包括場地租賃、設備采購、資料印刷、人員費用等方面。2.對預算進行審核和審批，確保預算合理、準確。（二）費用報銷1.會議服務費用報銷按照公司財務制度執行。2.報銷時需提供相關的發票、清單、審批單等憑證，確保報銷手續齊全。3.對報銷費用進行審核，確保費用支出符合預算和相關規定。（三）成本控制1.在會議服務過程中，嚴格控制各項費用支出，避免浪費。2.優化會議服務流程，提高服務效率，降低服務成本。3.定期對會議服務費用進行統計和分析，及時發現成本控制方面存在的問題，并采取措施加以改進。七、監督與檢查（一）內部監督1.成立會議服務監督小組，定期對會議服務工作進行檢查和評估。2.監督小組通過現場檢查、問卷調查、服務評價等方式，對會議服務質量、設備管理、資料管理、人員管理等方面進行監督。3.對監督檢查中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）客戶反饋1.建立客戶反饋機制，及時收集參會人員對會議服務的意見和建議。2