建筑公司資料部管理制度總則一、目的為規范建筑公司資料部的工作，提高資料管理水平，確保公司資料的安全、完整、準確和及時，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于建筑公司資料部全體員工，包括資料收集、整理、歸檔、保管、利用等各項工作。三、管理職責1.資料部經理（1）全面負責資料部的管理工作，制定部門工作計劃和規章制度，組織實施并監督執行。（2）負責資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作的指導和協調，確保資料管理工作的順利進行。（3）負責與公司其他部門的溝通與協作，及時了解公司業務需求，提供相關資料支持。（4）負責資料部員工的培訓和考核，提高員工的業務水平和工作效率。2.資料管理員（1）具體負責資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保資料的安全、完整、準確和及時。（2）按照公司規定的資料分類標準和歸檔要求，對各類資料進行分類、編號、登記和歸檔，建立健全資料檔案管理制度。（3）負責資料的日常保管和維護工作，定期對資料進行檢查、清理和修復，確保資料的完好無損。（4）根據公司業務需求，及時提供相關資料的查詢和利用服務，做好資料的借閱和歸還登記工作。（5）協助資料部經理完成其他相關工作任務。四、資料收集1.資料收集范圍（1）公司內部資料：包括公司規章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結、財務報表、工程圖紙、合同文件等。（2）公司外部資料：包括行業法規、標準規范、市場調研資料、競爭對手資料等。2.資料收集渠道（1）內部渠道：通過公司內部各部門、項目部等收集相關資料。（2）外部渠道：通過網絡、圖書館、行業協會等收集相關資料。3.資料收集要求（1）及時收集：資料管理員應及時收集各類資料，確保資料的時效性。（2）準確收集：資料管理員應確保收集的資料準確無誤，避免虛假信息的混入。（3）完整收集：資料管理員應確保收集的資料完整無缺，避免資料的遺漏。（4）規范收集：資料管理員應按照公司規定的資料收集標準和要求進行收集，確保資料的規范性。五、資料整理1.資料整理原則（1）分類整理：按照公司規定的資料分類標準，對收集到的資料進行分類整理，確保資料的系統性和邏輯性。（2）編號整理：對分類整理后的資料進行編號，確保資料的唯一性和可追溯性。（3）目錄整理：編制資料目錄，方便資料的查詢和利用。（4）裝訂整理：對整理好的資料進行裝訂，確保資料的整齊美觀。2.資料整理流程（1）資料分類：根據資料的性質、內容和用途等，將資料分為不同的類別，如工程資料、財務資料、人事資料等。（2）資料編號：按照公司規定的資料編號規則，對分類后的資料進行編號，如工程資料編號為“G工程編號資料編號”，財務資料編號為“C財務年度資料編號”等。（3）資料目錄編制：根據資料的分類和編號，編制資料目錄，包括資料名稱、資料編號、資料類別、資料日期等信息。（4）資料裝訂：將整理好的資料進行裝訂，裝訂方式應符合公司規定，如采用線裝、膠裝等。六、資料歸檔1.資料歸檔范圍（1）經過整理后的各類資料，包括紙質資料和電子資料。（2）具有長期保存價值的資料，如公司規章制度、工程圖紙、合同文件等。2.資料歸檔時間（1）工程資料應在工程竣工驗收后一個月內歸檔。（2）財務資料應在財務年度結束后三個月內歸檔。（3）人事資料應在人事變動后一個月內歸檔。（4）其他資料應在資料形成后及時歸檔。3.資料歸檔要求（1）歸檔資料應齊全、完整，不得有遺漏。（2）歸檔資料應分類清晰、編號準確，便于查詢和利用。（3）歸檔資料應裝訂整齊、封面規范，注明資料名稱、資料編號、資料類別、資料日期等信息。（4）歸檔資料應存放在安全、干燥、通風的地方，防止資料受潮、霉變和損壞。七、資料保管1.資料保管責任（1）資料部經理對資料的保管工作負總責，負責制定資料保管制度和措施，確保資料的安全。（2）資料管理員具體負責資料的保管工作，對所保管的資料負責，確保資料的完整、準確和及時。2.資料保管措施（1）建立資料保管臺賬，記錄資料的進出庫情況、保管位置等信息。（2）采用防火、防盜、防潮、防蟲等措施，確保資料的安全。（3）定期對資料進行檢查和清理，及時發現和處理資料的損壞、丟失等問題。（4）采用信息化手段，對資料進行數字化管理，提高資料的利用效率。3.資料借閱與歸還（1）公司內部員工因工作需要借閱資料，應填寫資料借閱申請表，經資料部經理批準后，方可借閱。（2）借閱資料的期限一般為10個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。（3）借閱資料應妥善保管，不得損壞、丟失或擅自涂改、復制。（4）借閱資料應按時歸還，逾期未還的，應按規定繳納逾期使用費。（5）資料歸還時，資料管理員應檢查資料的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應及時追究借閱人的責任。八、資料利用1.資料利用原則（1）服務原則：資料部應積極為公司各部門提供資料利用服務，滿足公司業務需求。（2）保密原則：資料部應嚴格遵守公司的保密制度，確保資料的安全。（3）規范原則：資料部應按照公司規定的資料利用程序和要求，規范地提供資料利用服務。2.資料利用方式（1）查閱：公司內部員工可到資料部查閱所需資料，資料管理員應提供必要的協助和指導。（2）復印：公司內部員工因工作需要復印資料，應填寫資料復印申請表，經資料部經理批準后，方可復印。（3）借閱：公司內部員工因工作需要借閱資料，應按照資料借閱與歸還的規定辦理相關手續。3.資料利用服務（1）資料部應建立資料利用登記制度，記錄資料的利用情況，包括利用人、利用時間、利用目的等信息。（2）資料部應定期對資料的利用情況進行統計和分析，為公司業務決策提供參考依據。（3）資料部應根據公司業務需求，及時更新和補充相關資料，提高資料的利用價值。九、資料銷毀1.資料銷毀范圍（1）已過保管期限的資料，如超過規定保管期限的工程資料、財務資料等。（2）失去保存價值的資料，如已破損、變質、無法修復的資料等。2.資料銷毀程序（1）資料部經理提出資料銷毀申請，說明資料的名稱、編號、數量、保管期限等信息，并附資料清單。（2）公司分管領導對資料銷毀申請進行審批。（3）資料部組織對擬銷毀的資料進行清理和核對，確保資料的準確性和完整性。（4）對擬銷毀的資料進行登記造冊，注明資料的名稱、編號、數量、銷毀時間等信息。（5）將擬