泥頭車公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)泥頭車公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于泥頭車公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映公司各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集公司在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。4.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，人事檔案，教育培訓(xùn)檔案，資質(zhì)證書檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場調(diào)研、招投標(biāo)文件，合同協(xié)議，運輸業(yè)務(wù)記錄，客戶資料檔案等。3.財務(wù)管理類：包括財務(wù)預(yù)算、決算報告，會計憑證，財務(wù)報表，審計報告等。4.車輛管理類：包括車輛購置、保險、維修、報廢等相關(guān)文件，車輛運行記錄，駕駛員檔案等。5.安全管理類：包括安全管理制度，安全檢查記錄，事故處理檔案等。6.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“分類代碼+年度+順序號”的方式。1.分類代碼：按照檔案分類設(shè)置相應(yīng)代碼，如行政管理類為“XZ”，業(yè)務(wù)經(jīng)營類為“JY”等。2.年度：以公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，行政管理類2023年第1份檔案編號為：XZ2023001。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后及時將形成的檔案材料收集齊全，并移交本部門兼職檔案員。2.兼職檔案員應(yīng)定期對收集的檔案材料進(jìn)行整理，確保檔案的完整。3.綜合管理部應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，對重要檔案應(yīng)及時進(jìn)行收集。（二）整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.歸檔文件應(yīng)按照分類方案和編號規(guī)則進(jìn)行編號，編制歸檔文件目錄。4.歸檔文件應(yīng)采用裝訂或裝盒等方式進(jìn)行保管，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對已歸檔的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和歷史意義，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管期限。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。六、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列存放，便于查找和利用。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。七、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部審批。2.綜合管理部根據(jù)審批意見，安排檔案管理人員提供檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。（三）借閱程序1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部審批。2.綜合管理部根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱時間、借閱人、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，無誤后辦理歸還手續(xù)，收回《檔案借閱證》。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并編制檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，如實反映公司檔案管理工作的基本情況。（二）移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、重組等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清冊，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。3.接收單位應(yīng)按照檔案管理制度對接收的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。九、檔案的保密與銷毀（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，保守公司檔案秘密。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止泄密。3.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自對外提供、公布公司檔案信息。（二）銷毀1.對已超過保管期限或失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄銷毀檔案