輔助溝通室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范輔助溝通室的使用與管理，確保其能有效支持相關(guān)工作的開展，保障溝通的順暢與安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及使用輔助溝通室的部門、人員及相關(guān)活動。（三）基本原則1.安全第一原則：確保使用輔助溝通室的過程中，人員及相關(guān)設(shè)備、信息等的安全。2.規(guī)范有序原則：明確使用流程和要求，保證溝通室的使用規(guī)范、有序。3.高效服務(wù)原則：以滿足工作溝通需求為導(dǎo)向，提供高效、便捷的服務(wù)。二、輔助溝通室概述（一）功能定位輔助溝通室是為滿足特定溝通需求而設(shè)立的場所，旨在通過專業(yè)設(shè)備和環(huán)境，幫助有溝通障礙的人員更清晰、準(zhǔn)確地表達(dá)自己的想法和需求，促進(jìn)信息的有效傳遞與交流。（二）設(shè)施設(shè)備1.溝通輔助工具：配備各類先進(jìn)的溝通輔助設(shè)備，如溝通板、電子溝通設(shè)備、語音合成器、眼動儀等，以滿足不同溝通方式的需求。2.辦公設(shè)施：提供必要的辦公桌椅、文件柜等基本辦公設(shè)施，方便使用者進(jìn)行相關(guān)工作。3.環(huán)境設(shè)施：具備良好的采光、通風(fēng)條件，保持室內(nèi)整潔、安靜，營造舒適的溝通環(huán)境。三、使用人員管理（一）使用資格1.經(jīng)公司相關(guān)部門評估認(rèn)定，確有溝通障礙且需要借助輔助溝通室進(jìn)行溝通的人員，可獲得使用資格。2.相關(guān)部門應(yīng)提供充分的證明材料，以確保使用人員符合使用條件。（二）培訓(xùn)要求1.初次使用輔助溝通室的人員，需接受專門的培訓(xùn)，了解溝通設(shè)備的操作方法、溝通技巧及注意事項等。2.培訓(xùn)由公司指定的專業(yè)人員負(fù)責(zé)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括理論講解、實際操作演示及模擬溝通練習(xí)等，確保使用人員能夠熟練、正確地使用溝通室及相關(guān)設(shè)備。（三）使用監(jiān)督1.公司將對使用輔助溝通室的人員進(jìn)行定期監(jiān)督，檢查其使用情況及溝通效果。2.如發(fā)現(xiàn)使用人員存在不當(dāng)使用或違反管理制度的行為，將及時進(jìn)行糾正和處理。四、使用流程（一）預(yù)約申請1.使用部門或人員需提前[X]個工作日填寫《輔助溝通室使用申請表》，詳細(xì)說明使用時間、使用目的、參與人員等信息。2.將申請表提交至公司行政部門，行政部門對申請信息進(jìn)行審核，審核通過后予以批準(zhǔn)。（二）準(zhǔn)備工作1.獲得批準(zhǔn)后，使用部門或人員應(yīng)提前與溝通室管理人員聯(lián)系，確認(rèn)溝通設(shè)備的狀態(tài)及是否需要特殊準(zhǔn)備。2.管理人員根據(jù)申請要求，提前做好溝通室的清潔、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作，確保溝通室及設(shè)備處于良好的使用狀態(tài)。（三）使用過程1.使用人員應(yīng)按照預(yù)約時間準(zhǔn)時到達(dá)輔助溝通室，不得擅自更改使用時間。2.在使用過程中，使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用溝通設(shè)備，保持溝通室的安靜和整潔。3.如需其他人員協(xié)助，應(yīng)提前告知管理人員，由管理人員安排合適的人員提供必要的幫助。（四）結(jié)束使用1.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時清理溝通設(shè)備及桌面，將設(shè)備歸位，并關(guān)閉溝通室的電源、門窗等。2.使用人員需在《輔助溝通室使用登記表》上簽字確認(rèn)使用情況，如有設(shè)備損壞或異常情況應(yīng)及時報告管理人員。五、維護(hù)管理（一）日常維護(hù)1.溝通室管理人員應(yīng)每天對溝通設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備正常運行，如發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告維修人員。2.定期對溝通室進(jìn)行清潔衛(wèi)生打掃，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。（二）設(shè)備維護(hù)1.建立溝通設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的型號、購買時間、維修記錄等信息。2.按照設(shè)備的使用說明和維護(hù)要求，定期對設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、校準(zhǔn)和維修，確保設(shè)備性能穩(wěn)定、精度準(zhǔn)確。3.對于損壞的設(shè)備，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，如無法修復(fù)或已達(dá)到報廢年限，應(yīng)及時申請報廢更新。（三）環(huán)境維護(hù)1.保持溝通室的溫度、濕度適宜，根據(jù)季節(jié)變化及時調(diào)整空調(diào)等設(shè)備。2.定期檢查溝通室的水電設(shè)施，確保無安全隱患。3.對溝通室的裝修、裝飾等進(jìn)行定期檢查，如有損壞及時修復(fù)。六、安全管理（一）人員安全1.進(jìn)入輔助溝通室的人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在室內(nèi)吸煙、使用明火等。2.管理人員應(yīng)關(guān)注使用人員的身體狀況，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時采取措施。3.對于有特殊安全需求的使用人員，應(yīng)提供必要的安全保障措施。（二）設(shè)備安全1.溝通設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保設(shè)備無漏電、短路等安全隱患。2.設(shè)備的存放應(yīng)符合安全要求，避免設(shè)備受到損壞或丟失。3.在設(shè)備使用過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)立即停止使用，并采取相應(yīng)的安全措施。（三）信息安全1.使用輔助溝通室產(chǎn)生的各類信息應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。2.涉及公司機密信息的溝通，應(yīng)采取加密等安全措施，確保信息安全。3.對溝通設(shè)備中的信息應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止信息丟失。七、保密管理（一）保密責(zé)任1.所有使用輔助溝通室的人員均有保密義務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度。2.管理人員應(yīng)對溝通室的使用情況及相關(guān)信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。（二）信息保密1.使用輔助溝通室過程中涉及的個人隱私信息、公司機密信息等，應(yīng)妥善保管，不得傳播。2.在溝通結(jié)束后，應(yīng)及時刪除或妥善處理相關(guān)信息記錄，防止信息泄露。（三）監(jiān)督檢查1.公司將定期對輔助溝通室的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)違反保密制度的行為，將依法依規(guī)進(jìn)行處理。2.對于因違反保密制度給公司或個人造成損失的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、費用管理（一）費用預(yù)算1.公司每年根據(jù)輔助溝通室的使用情況、設(shè)備維護(hù)需求等，編制費用預(yù)算，包括設(shè)備購置費用、維修費用、人員培訓(xùn)費用、水電費等。2.費用預(yù)算經(jīng)公司財務(wù)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)執(zhí)行。（二）費用報銷1.使用輔助溝通室產(chǎn)生的費用，如設(shè)備維修費用、培訓(xùn)費用等，應(yīng)按照公司的費用報銷制度進(jìn)行報銷。2.報銷時需提供相關(guān)的發(fā)票、清單等憑證，經(jīng)審批后予以報銷。（三）費用控制1.嚴(yán)格控制輔助溝通室的費用支出，確保費用使用合理、合規(guī)。2.定期對費用使用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，如有超支情況應(yīng)及時查找原因并采取措施進(jìn)行控制。九、附則（一）制度修訂1