房屋合同續約管理制度一、總則（一）目的為規范公司房屋合同續約管理工作，保障公司合法權益，確保房屋使用的穩定性和連續性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及房屋租賃、使用等合同的續約管理工作。（三）基本原則1.依法合規原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定，確保合同續約行為合法有效。2.公平公正原則：在續約過程中，遵循公平公正的原則，維護公司與合同相對方的合法權益。3.風險防控原則：充分評估續約可能帶來的風險，采取有效措施加以防范和控制。4.效益優先原則：在保障公司權益的前提下，追求續約行為的經濟效益和社會效益最大化。二、職責分工（一）行政部門1.負責房屋合同續約的日常管理工作，包括合同到期提醒、續約意向溝通、資料收集等。2.組織相關部門對續約合同條款進行審核，提出審核意見。3.代表公司與合同相對方進行續約談判，起草續約合同文本。4.跟蹤續約合同的簽訂、履行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。（二）法務部門1.對房屋合同續約的合法性進行審查，提供法律意見和建議。2.協助行政部門審核續約合同條款，防范法律風險。3.參與續約談判，從法律角度保障公司權益。（三）財務部門1.負責對續約合同涉及的費用進行核算和審核，確保費用合理、合規。2.提供續約合同財務方面的風險評估和建議。3.監督續約合同款項的收付情況，確保資金安全。（四）使用部門1.配合行政部門做好房屋合同續約相關工作，提供房屋使用情況反饋。2.根據業務需求，提出續約合同條款的修改意見和建議。3.參與續約談判，就房屋使用需求和特殊要求進行溝通。三、續約流程（一）到期提醒1.行政部門應在房屋合同到期前[X]個月，向合同相對方發送到期提醒函，告知合同即將到期，并詢問對方續約意向。2.同時，行政部門應將合同到期信息通知公司內部相關部門，包括使用部門、財務部門等，以便各部門提前做好準備。（二）意向溝通1.根據合同相對方的回復，行政部門及時與對方進行續約意向溝通。2.溝通內容包括續約期限、租金價格、房屋使用要求、合同條款變更等方面，了解對方的續約條件和期望。3.行政部門應將溝通情況整理記錄，并及時反饋給公司內部相關部門。（三）資料收集1.行政部門負責收集與續約相關的資料，包括原合同文本、房屋使用情況報告、市場租金價格信息等。2.對收集到的資料進行整理和分析，為續約談判提供參考依據。3.要求合同相對方提供相關資料，如營業執照副本、法人身份證明等，確保對方具備續約資格。（四）條款審核1.行政部門起草續約合同文本后，組織法務部門、財務部門、使用部門等相關人員進行審核。2.法務部門重點審核合同的合法性、合規性，防范法律風險；財務部門審核費用條款的合理性和經濟性；使用部門從房屋使用需求角度提出意見和建議。3.各部門應認真審核合同條款，提出明確的審核意見，并在規定時間內反饋給行政部門。（五）續約談判1.根據審核意見，行政部門代表公司與合同相對方進行續約談判。2.談判過程中，應明確雙方的權利和義務，就續約期限、租金價格、租金調整方式、房屋維修責任、違約責任等條款進行協商。3.充分考慮公司利益和市場情況，爭取有利的續約條件。如談判過程中涉及重大問題或分歧，應及時向公司領導匯報。（六）合同簽訂1.經談判達成一致意見后，行政部門根據雙方協商結果修改續約合同文本。2.修改后的合同文本經各部門審核通過后，報公司領導審批。3.公司領導審批通過后，行政部門與合同相對方簽訂續約合同。簽訂合同前，應確保合同相對方已加蓋公章或簽字確認，合同文本一式多份，分別由公司行政部門、財務部門、使用部門等留存歸檔。（七）備案管理1.續約合同簽訂后，行政部門應按照相關規定辦理合同備案手續。2.將續約合同副本報送當地房地產管理部門或相關主管部門備案，確保合同的合法性和有效性。3.同時，對續約合同的備案情況進行記錄，建立合同備案檔案。四、續約合同條款（一）續約期限1.根據公司業務需求和實際情況，合理確定續約期限。續約期限一般為[X]年，但最長不超過法律法規規定的期限。2.在續約期限內，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。如因特殊情況需要提前終止合同，應按照合同約定的程序辦理。（二）租金價格及調整1.租金價格應根據市場行情、房屋使用情況等因素綜合確定。在續約談判過程中，應參考周邊類似房屋的租金水平，確保租金價格合理公正。2.明確租金調整方式和調整周期。租金調整可根據市場物價指數、房屋使用年限、周邊租金變化等因素進行，調整周期一般為[X]年。租金調整幅度應在合同中明確規定，確保雙方權益得到保障。（三）房屋使用要求1.明確房屋的使用用途，不得擅自改變房屋用途。如因業務需要確需改變房屋用途，應提前征得公司同意，并按照相關規定辦理變更手續。2.規定房屋使用過程中的相關要求，如房屋裝修、設備設施維護、環境衛生等方面的要求。合同相對方應按照要求使用房屋，確保房屋安全、整潔、完好。（四）房屋維修責任1.明確房屋維修責任的劃分。一般情況下，房屋主體結構的維修責任由公司承擔，房屋內部設施設備的維修責任由合同相對方承擔。2.對于日常維修和重大維修的界定、維修費用的承擔方式等應在合同中明確規定。合同相對方應及時通知公司房屋維修情況，公司應及時安排維修工作，確保房屋正常使用。（五）違約責任1.明確雙方在合同履行過程中的違約責任，如逾期支付租金、擅自改變房屋用途、損壞房屋設施設備等情況下應承擔的責任。2.違約責任的承擔方式可包括支付違約金、賠償損失、恢復原狀等。違約金的金額應根據違約行為的性質和造成的損失合理確定，確保對違約行為起到有效的約束作用。（六）其他條款1.包括合同的解除條件、爭議解決方式、通知與送達等條款。合同的解除條件應明確具體，確保在符合條件時雙方能夠及時解除合同。2.爭議解決方式可選擇協商、仲裁或訴訟等方式，應在合同中明確約定。通知與送達條款應規定雙方的聯系方式和通知送達的方式，確保合同履行過程中的信息傳遞準確及時。五、續約風險評估與防控（一）風險評估1.行政部門在續約管理過程中，應定期對續約風險進行評估。評估內容包括合同相對方的經營狀況、信用狀況、市場環境變化、法律法規政策調整等方面。2.通過收集相關信息、分析數據等方式，識別可能存在的風險因素，并對風險發生的可能性和影響程度進行評估。（二）風險防控措施1.針對評估出的風險因素，制定相應的風險防控措施。如對于合同相對方經營狀況不佳的風險，可要求對方提供擔保或增加租金支付方式的靈活性；對于市場環境變化導致租金價格波動的風險，可在合同中約定租金調整條款或增加價格調整的靈活性。2.加強對合同相對方的信用管理，建立信用檔案，定期對其信用狀況進行評估。對于信用狀況不佳的合同相對方，應謹慎考慮續約事宜，并采取相應的防范措施。3.關注法律法規政策的變化，及時調整續約合同條款，確保合同的合法性和合規性。如遇重大法律法規政策調整，應組織相關部門進行專題研究，評估對公司房屋合同續約管理工作的影響，并采取相應的應對措施。六、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對房屋合同續約管理工作進行審計監督，檢查續約流程是否合規、合同條款是否合理、費用支付是否準確等方面。2.對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保續約管理工作規范有序進行。（二