畢業生檔案信息管理制度一、總則（一）目的為加強公司對畢業生檔案信息的規范化管理，確保檔案信息的真實性、完整性和保密性，充分發揮檔案在公司人才選拔、任用、培養等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司接收的各類畢業生檔案信息管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案信息應如實反映畢業生的個人基本情況、學習經歷、工作經歷、獎懲情況等。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護畢業生檔案信息，防止信息泄露。4.動態管理原則：根據畢業生的發展變化，及時更新檔案信息。二、檔案接收（一）接收流程1.公司人力資源部門在畢業生報到前，與學?；蛳嚓P機構溝通協調，確定檔案接收事宜。2.畢業生報到時，應提交個人檔案。人力資源部門對檔案進行初步審核，檢查檔案是否密封、材料是否齊全等。3.對于符合接收要求的檔案，人力資源部門進行登記，并將檔案移交至檔案管理部門。（二）檔案材料要求1.畢業生檔案應包含以下基本材料：畢業生登記表；成績單；就業報到證；學位證書、畢業證書復印件；黨團組織關系材料；其他相關材料。2.檔案材料應真實、有效，如有虛假材料，一經發現，立即退回，并追究相關責任。三、檔案整理（一）整理原則1.按照檔案材料的形成時間、內容類別等進行分類整理。2.保持檔案材料的原始順序，不得擅自打亂或重新排列。（二）整理方法1.對檔案材料進行逐份清點、核對，確保材料齊全。2.去除重復、無效的材料。3.按照檔案材料的類別，如履歷類、學歷學位類、考核鑒定類、黨團材料類等，分別進行裝訂或裝盒。4.編制檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁碼等信息，便于查找和管理。四、檔案保管（一）保管場所公司設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防盜設施等，確保檔案的安全存放。（二）保管要求1.檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。2.檔案應分類存放，標識清晰，便于查找。3.定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理，如檔案破損、發霉等情況，應及時修復或更換。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案保管室，確因工作需要進入的，應進行登記。五、檔案查閱（一）查閱權限1.公司內部因工作需要查閱畢業生檔案的，需經所在部門負責人批準，并填寫檔案查閱申請表。2.涉及重要崗位、關鍵人才的檔案查閱，需經公司分管領導批準。3.外部單位因特殊原因需要查閱畢業生檔案的，需持有單位介紹信，并經公司人力資源部門負責人批準。（二）查閱流程1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.申請表經批準后，檔案管理人員按照申請表的要求提供檔案，并在查閱現場進行監督。3.查閱人只能查閱申請表中注明的內容，不得擅自摘抄、復制、拍照檔案材料。如需摘抄、復制、拍照，需另行申請，并經批準。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認。六、檔案借閱（一）借閱權限1.公司內部因工作需要借閱畢業生檔案的，需經所在部門負責人批準，并填寫檔案借閱申請表。2.涉及重要崗位、關鍵人才的檔案借閱，需經公司分管領導批準。3.外部單位因特殊原因需要借閱畢業生檔案的，需持有單位介紹信，并經公司人力資源部門負責人批準。（二）借閱流程1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息。2.申請表經批準后，檔案管理人員按照申請表的要求提供檔案，并辦理借閱手續，包括簽訂借閱協議、收取押金等。3.借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、損壞檔案材料。如需延期借閱，需提前辦理續借手續。4.借閱期滿后，借閱人應及時歸還檔案，并在檔案借閱登記表上簽字確認。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應追究借閱人的責任。七、檔案轉遞（一）轉遞原因1.畢業生離職，檔案需轉出公司。2.畢業生升學、參軍等，檔案需轉至相關單位。3.其他原因需要轉遞檔案的。（二）轉遞流程1.人力資源部門根據畢業生的轉遞需求，開具檔案轉遞通知單。2.檔案管理人員按照通知單的要求，整理檔案，確保檔案材料齊全、密封完好。3.通過機要交通或專人送取的方式將檔案轉遞至接收單位，并要求接收單位在檔案轉遞回執上簽字確認。4.將檔案轉遞回執歸檔保存，作為檔案轉遞的憑證。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司畢業生檔案信息管理系統，實現檔案信息的電子化存儲、查詢、統計等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。（二）信息錄入1.檔案管理人員按照檔案整理的結果，將檔案材料的相關信息錄入檔案信息管理系統。2.信息錄入應準確、完整，確保系統中的檔案信息與紙質檔案一致。（三）信息維護1.定期對檔案信息管理系統中的信息進行更新，確保信息的時效性。2.對檔案信息管理系統進行維護和管理，保證系統的正常運行，防止信息丟失或損壞。（四）信息安全1.加強檔案信息管理系統的安全防護，設置用戶權限，防止信息泄露。2.定期對系統數據進行備份，確保數據的安全性和可恢復性。九、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。2.在檔案查閱、借閱等過程中，嚴格控制知悉范圍，防止信息擴散。3.對涉及公司商業秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應采取特殊的保密措施。（二）安全管理1.加強檔案保管場所的安全防范，安裝必要的安全設施，如監控設備、防盜報警裝置等。2.定期對檔案進行安全檢查，發現安全隱患及時處理。3.制定檔案安全應急預案，如發生火災、水災、失竊等情況，應及時采取措施，減少損失，并向上級報告。十、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門職責1.負責公司畢業生檔案信息的接收、整理、保管、查閱、借閱、轉遞等日常管理工作。2.制定和完善檔案管理制度，并組織實施。3.對檔案管理人員進行培訓和考核，提高檔案管理水平。4.定期向公司領導匯報檔案管理工作情況。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的具體管理工作，包括檔案的整理、分類、裝訂、保管等。2.按照規定的流程和權限，辦理檔案的查閱、借閱、轉遞等手續。3.對檔案信息進行錄入、維護和管理，確保檔案信息的準確性和完整性。4.保守檔案秘密，維護檔案安全。5.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。十一、檔案考核與監督（一）考核內容1.檔案管理工作的規范性，包括檔案整理、保管、查閱、借閱、轉遞等流程是否符合規定。2.檔案信息的準確性和完整性，檔案材料是否齊全、真實。3.檔案保密與安全措施的落實情況，是否存在信息泄露、檔案損壞等問題。4.檔案信息化管理工作的開展情況，系統運行是否正常，信息錄入是否準確。（二）考核方式1.定期考核：每年對檔案管理工作進行一次全面考核。2.不定期抽查：對檔案管理工作進行