財務(wù)電算化管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司財務(wù)電算化工作，提高財務(wù)工作效率，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性、完整性和安全性，結(jié)合公司實際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的財務(wù)電算化管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：財務(wù)電算化工作應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和財務(wù)制度的要求。2.安全性原則：確保財務(wù)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。3.準確性原則：保證財務(wù)數(shù)據(jù)的準確無誤，為公司財務(wù)管理提供可靠依據(jù)。4.效率性原則：通過電算化手段提高財務(wù)工作效率，優(yōu)化財務(wù)管理流程。二、電算化系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)選型與采購1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和發(fā)展規(guī)劃，會同相關(guān)部門進行電算化系統(tǒng)的選型。2.選型過程中應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的功能、性能、穩(wěn)定性、安全性、可擴展性以及供應(yīng)商的技術(shù)支持和售后服務(wù)等因素。3.確定電算化系統(tǒng)后，按照公司采購管理制度進行采購，簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）系統(tǒng)安裝與調(diào)試1.由專業(yè)技術(shù)人員按照供應(yīng)商提供的安裝指南進行電算化系統(tǒng)的安裝。2.安裝完成后，進行系統(tǒng)調(diào)試，確保系統(tǒng)能夠正常運行，各項功能符合要求。3.系統(tǒng)調(diào)試過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與供應(yīng)商溝通解決，做好記錄。（三）系統(tǒng)初始化1.財務(wù)部門負責(zé)組織電算化系統(tǒng)的初始化工作，包括設(shè)置會計科目、賬套參數(shù)、人員權(quán)限等。2.初始化數(shù)據(jù)應(yīng)準確、完整，符合公司財務(wù)制度和實際業(yè)務(wù)情況。3.初始化完成后，需進行數(shù)據(jù)核對和試算平衡，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性。（四）系統(tǒng)維護與升級1.設(shè)立專門的系統(tǒng)管理員崗位，負責(zé)電算化系統(tǒng)的日常維護和管理。2.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對系統(tǒng)進行檢查、維護，包括數(shù)據(jù)備份、病毒查殺、系統(tǒng)優(yōu)化等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和軟件供應(yīng)商提供的升級信息，及時進行系統(tǒng)升級，保證系統(tǒng)功能的先進性和適用性。4.系統(tǒng)升級前，應(yīng)進行充分的測試和數(shù)據(jù)備份，制定詳細的升級方案，確保升級過程順利進行，不影響公司財務(wù)工作的正常開展。三、操作人員管理（一）人員配備1.根據(jù)財務(wù)電算化工作需要，配備相應(yīng)的操作人員，包括系統(tǒng)管理員、會計主管、會計人員等。2.操作人員應(yīng)具備會計專業(yè)知識和計算機操作技能，熟悉財務(wù)軟件的使用。（二）權(quán)限設(shè)置1.按照不相容崗位分離的原則，設(shè)置操作人員的權(quán)限。2.系統(tǒng)管理員負責(zé)系統(tǒng)的總體維護和管理，具有最高權(quán)限，但不得兼任具體的會計核算工作。3.會計主管負責(zé)對會計人員的工作進行審核和監(jiān)督，具有一定的管理權(quán)限。4.會計人員根據(jù)各自的職責(zé)，授予相應(yīng)的操作權(quán)限，如憑證錄入、審核、記賬、結(jié)賬等。5.權(quán)限設(shè)置應(yīng)明確、具體，不得交叉和越權(quán)，操作人員應(yīng)嚴格按照授權(quán)進行操作。（三）操作培訓(xùn)1.新上崗的操作人員應(yīng)參加公司組織的財務(wù)電算化操作培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括財務(wù)軟件的功能介紹、操作流程、系統(tǒng)管理等。2.定期組織操作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能提升，及時了解和掌握財務(wù)軟件的新功能、新應(yīng)用。3.鼓勵操作人員自主學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和操作技能。（四）操作規(guī)范1.操作人員應(yīng)嚴格遵守公司的作息時間，按時登錄電算化系統(tǒng)進行工作。2.登錄系統(tǒng)時，應(yīng)使用本人的用戶名和密碼，不得將用戶名和密碼泄露給他人。3.按照財務(wù)制度和操作流程進行業(yè)務(wù)處理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和規(guī)范性。4.在操作過程中，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)異常，應(yīng)及時報告系統(tǒng)管理員，不得擅自處理。5.完成工作后，應(yīng)及時退出電算化系統(tǒng)，防止他人非法操作。四、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入1.會計人員應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證進行數(shù)據(jù)錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.數(shù)據(jù)錄入時，應(yīng)嚴格按照財務(wù)軟件的操作規(guī)范進行，不得隨意修改系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)格式。3.錄入完成后，應(yīng)認真核對錄入數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)錯誤及時更正。（二）數(shù)據(jù)審核1.會計主管負責(zé)對錄入的財務(wù)數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)符合財務(wù)制度和業(yè)務(wù)要求。2.審核內(nèi)容包括憑證的合法性、準確性、完整性，科目使用是否正確，數(shù)據(jù)計算是否準確等。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時通知錄入人員進行修改，修改后重新審核，直至審核通過。（三）數(shù)據(jù)備份1.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對財務(wù)數(shù)據(jù)進行備份，備份頻率至少為每周一次。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、移動硬盤等，并異地存放。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)進行標識，注明備份時間、備份內(nèi)容等信息，以便于查詢和恢復(fù)。4.在進行系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)恢復(fù)等操作前，應(yīng)先進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）數(shù)據(jù)存儲與保管1.電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，確保數(shù)據(jù)的安全存儲。2.建立數(shù)據(jù)存儲管理制度，對數(shù)據(jù)存儲環(huán)境進行定期檢查和維護，防止數(shù)據(jù)因硬件故障、自然災(zāi)害等原因丟失。3.嚴格控制數(shù)據(jù)存儲設(shè)備的訪問權(quán)限，只有授權(quán)人員才能進行數(shù)據(jù)訪問和操作。（五）數(shù)據(jù)查詢與使用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢財務(wù)數(shù)據(jù)時，應(yīng)填寫數(shù)據(jù)查詢申請表，經(jīng)部門負責(zé)人和財務(wù)負責(zé)人批準后，由系統(tǒng)管理員提供查詢服務(wù)。2.外部單位或個人需要查詢公司財務(wù)數(shù)據(jù)時，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可提供查詢。3.查詢數(shù)據(jù)時，應(yīng)嚴格遵守數(shù)據(jù)使用規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露公司財務(wù)數(shù)據(jù)。五、安全管理（一）安全制度1.建立健全財務(wù)電算化安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強安全防范。2.安全管理制度應(yīng)包括機房管理制度、網(wǎng)絡(luò)安全制度、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)制度、用戶權(quán)限管理制度等。（二）機房管理1.設(shè)立專門的機房，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防雷、防靜電、空調(diào)等設(shè)備。2.機房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，嚴禁無關(guān)人員進入。3.機房管理人員應(yīng)定期對機房設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.加強公司網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護措施，防止外部非法入侵。2.定期對網(wǎng)絡(luò)進行安全掃描和漏洞檢測，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.對公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行分段管理，嚴格控制網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，防止內(nèi)部人員非法訪問和泄露財務(wù)數(shù)據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全1.對財務(wù)數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。2.定期對財務(wù)數(shù)據(jù)進行病毒查殺，防止病毒感染導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.加強對用戶密碼的管理，要求操作人員定期更換密碼，密碼應(yīng)具有一定的強度和復(fù)雜性。（五）安全審計1.建立安全審計機制，對電算化系統(tǒng)的操作日志、訪問記錄等進行審計。2.安全審計應(yīng)定期進行，發(fā)現(xiàn)異常情況及時進行調(diào)查和處理。3.根據(jù)安全審計結(jié)果，不斷完善安全管理制度和措施，提高系統(tǒng)的安全性。六、檔案管理（一）檔案分類1.財務(wù)電算化檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份、操作手冊、維護記錄等。2.按照檔案的性質(zhì)和用途，將電算化檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。（二）檔案生成與整理1.會計人員在日常工作中應(yīng)及時將生成的會計憑證、賬簿、報表等打印輸出，整理成冊，作為紙質(zhì)檔案保存。2.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，將備份數(shù)據(jù)整理存儲，作為電子檔案保存。3.對電算化系統(tǒng)的操作手冊、維護記錄等文檔進行分類整理，妥善保管。（三）檔案保管1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案管理的要求進行分類存放，便于查閱和保管。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并進行標識和分類管理，建立電子檔案索引目錄，方便查詢。3.檔案保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進行銷毀或存檔。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員查閱電算化檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人和財務(wù)負責(zé)人批準后，在指定地點查閱。2.因工作需要借閱電算化檔案時，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負責(zé)人、財務(wù)負責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準