恒大公司檔案管理制度總則目的為加強恒大公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于恒大公司各部門及全體員工。基本原則1.集中統一原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案管理的規范化和標準化。2.真實準確原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況。3.完整系統原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保持檔案的完整性和系統性。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，嚴格遵守保密規定，防止檔案信息泄露。檔案管理機構及職責綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等。3.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立檔案檢索系統，方便檔案的查閱和利用。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量和安全。6.負責對各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查。各部門1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，并定期向綜合管理部移交。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作。3.嚴格按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理和安全保密工作。檔案的分類與編號檔案分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、會議紀要等。2.人事檔案：員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓等資料。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業務檔案：根據公司業務特點，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、技術研發檔案等。5.其他檔案：如合同協議、證照印章、榮譽證書等。檔案編號1.文書檔案編號：采用年度+保管期限+順序號的方式，如2023永久001。2.人事檔案編號：按照員工工號進行編號。3.財務檔案編號：根據會計年度和檔案類別進行編號，如2023會計憑證001。4.業務檔案編號：根據業務類型和項目編號進行編制，如市場202301001。5.其他檔案編號：根據檔案性質和類別進行編號，如合同2023001。檔案的收集與整理收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.員工個人在工作中產生的與工作相關的重要文件、成果等。3.外部單位與公司往來的文件、信函、合同等。收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規范后移交綜合管理部。2.員工個人應妥善保管好與工作相關的檔案材料，在離職時按規定移交綜合管理部。3.對于重要的文件和資料，應同時收集電子文檔和紙質文檔。整理方法1.文書檔案：按照文件的形成時間、來源、內容等進行分類整理，編制目錄。2.人事檔案：按照檔案內容的類別進行分類整理，建立員工檔案袋。3.財務檔案：按照會計核算的要求進行整理，裝訂成冊。4.業務檔案：根據業務流程和項目階段進行分類整理，建立項目檔案卷宗。5.其他檔案：按照檔案性質和類別進行整理，編制索引。檔案的保管與存儲保管期限1.文書檔案：根據文件的重要性和時效性，分為永久、長期（10年以上）、短期（10年以下）三種保管期限。2.人事檔案：長期保管。3.財務檔案：按照國家財務檔案管理規定確定保管期限。4.業務檔案：根據項目的重要性和后續利用需求確定保管期限。存儲方式1.紙質檔案：應存放在專用的檔案柜中，保持通風、干燥，防止受潮、霉變、蟲蛀等。2.電子檔案：應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，防止數據丟失。3.聲像檔案：應按照檔案內容進行分類存儲，并注明拍攝時間、地點、人物等信息。檔案庫房管理1.檔案庫房應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備。2.檔案庫房應保持清潔衛生，定期進行清掃和消毒。3.檔案庫房應實行專人管理，嚴格控制非檔案管理人員進入。檔案的查閱與利用查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到綜合管理部查閱。2.涉及公司機密的檔案，需經公司分管領導批準后方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，需持有單位介紹信，并經公司總經理批準。查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內容、用途等。2.所在部門負責人或公司領導簽署審批意見。3.查閱人憑審批后的申請表到綜合管理部查閱檔案，檔案管理人員應在現場監督查閱過程。4.查閱人如需復印或摘錄檔案內容，需經檔案管理人員同意，并登記備案。利用規定1.檔案查閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱檔案應在指定地點進行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.如需將檔案借出公司，需經公司總經理批準，并辦理借閱手續，借閱期限不得超過[X]個工作日。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.綜合管理部定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍有保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部、相關業務部門和財務部門人員組成，負責對檔案進行鑒定。3.鑒定小組根據檔案的內容、來源、時間等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經公司分管領導批準后，由綜合管理部負責組織銷毀。3.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。5.《檔案銷毀清單》應長期保存，以備查考。檔案管理人員職責綜合管理部檔案管理人員1.負責公司檔案管理的日常工作，嚴格遵守檔案管理制度。2.認真做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案管理的規范化和標準化。3.建立檔案檢索系統，及時為公司內部人員提供檔案查閱服務。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的完整和安全。5.負責對各部門檔案管理工作進行指導和監督，發現問題及時提出整改意見。各部門檔案管理人員1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，確保檔案的真實、完整和安全。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門檔案移交綜合管理部。3.協助綜合管理部做好檔案的查閱和利用工作，為公司內部人員提供必要的檔案信息支持。4.對本部門檔案管理工作中存在的問題及時向綜合管理部反饋，并提出改進建議。檔案管理的信息化建設建立檔案管理信息系統1.公司應逐步建立檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理。2.檔案管理信息系統應具備檔案錄入、查詢、借閱、統計等功能，提高檔案管理的效率和準確性。3.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統的操作技能，確保系統的正常運行。電子檔案管理1.電子檔案應與紙質檔案同步整理、編號和存儲，確保電子檔案與紙質檔案的一致性。2.電子檔案應進行