北京宴采購管理制度一、總則1.目的為加強北京宴采購管理，規范采購流程，確保采購工作的高效、透明、廉潔，保障餐飲服務的質量和成本控制，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于北京宴所有采購活動，包括食品原材料、飲料、餐具、設備及用品等的采購。3.基本原則質量第一原則：采購的物品必須符合國家相關標準和北京宴的質量要求，確保為顧客提供安全、優質的餐飲產品和服務。成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高企業經濟效益。公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受內部監督和相關部門的檢查。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔紀律，不得接受供應商的賄賂或不正當利益。二、采購組織與職責1.采購部門采購部經理全面負責采購部的日常管理工作，制定采購計劃和預算。組織采購人員進行市場調研，開發和評估供應商，建立供應商檔案。審核采購合同，監督采購合同的執行情況。協調與其他部門的關系，解決采購過程中出現的問題。采購專員根據采購計劃，負責具體的采購工作，包括詢價、比價、議價、下單、跟單等。收集供應商信息，建立供應商聯系，維護良好的合作關系。協助采購部經理進行市場調研，提供采購建議。負責采購物品的驗收、入庫手續辦理及相關文件的整理歸檔。2.其他相關部門財務部負責審核采購預算和采購合同，監督采購資金的使用。對采購成本進行核算和分析，提供財務數據支持。廚房部根據餐飲經營情況，提出食品原材料的采購需求和質量標準。參與食品原材料供應商的評估和驗收工作。倉庫管理部門負責采購物品的入庫、存儲、保管和發放工作。定期對庫存進行盤點，確保賬實相符。向采購部反饋庫存信息，協助控制庫存水平。三、采購流程1.采購申請各部門根據實際需求填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規格、型號、數量、用途等信息。采購申請表需經部門負責人審核簽字后，提交至采購部。2.采購計劃制定采購部收到采購申請表后，進行匯總和分析。根據庫存情況、市場供應情況和采購周期，制定采購計劃，明確采購物品的名稱、規格、數量、采購時間等。采購計劃需經采購部經理審核批準后執行。3.供應商選擇與評估采購專員根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、生產許可證、產品質量認證等相關資質文件。采購部組織相關人員對篩選后的供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等。根據評估結果，建立供應商檔案，確定合格供應商名單，并定期對供應商進行動態評估和調整。4.詢價與比價采購專員向至少三家合格供應商發送詢價單，詳細說明采購物品的規格、數量、質量要求、交貨期等信息，要求供應商在規定時間內報價。對供應商的報價進行整理和分析，比較不同供應商的價格、質量、交貨期等因素，選擇最優供應商。在比價過程中，如發現供應商報價明顯不合理，采購專員應及時與供應商溝通，了解原因，并要求其作出合理說明或調整報價。5.議價與合同簽訂采購專員與選定的供應商進行議價，爭取最優惠的采購價格和條款。雙方達成一致意見后，簽訂采購合同。采購合同應明確采購物品的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂后，采購專員將合同副本提交至財務部、倉庫管理部門等相關部門備案。6.采購訂單下達根據采購合同，采購專員及時下達采購訂單給供應商，明確訂單編號、采購物品明細、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單下達后，采購專員應跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量交貨。7.驗收與入庫采購物品到貨前，倉庫管理部門應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。采購物品到貨時，采購專員、倉庫管理部門驗收人員共同對采購物品進行驗收。驗收內容包括物品的名稱、規格、型號、數量、質量、外觀等是否與采購合同和采購訂單一致。驗收合格的采購物品，倉庫管理部門驗收人員應填寫《入庫單》，辦理入庫手續，并將采購物品存放至指定倉庫位置。驗收不合格的采購物品，采購專員應及時與供應商聯系，要求其更換或處理。如因供應商原因造成的損失，采購專員應根據采購合同追究供應商的違約責任。8.付款結算采購物品驗收合格并入庫后，采購專員應及時收集相關發票、入庫單等憑證，填寫《付款申請單》，提交至財務部審核。財務部根據采購合同和相關憑證，對付款申請進行審核，審核無誤后，按照合同約定的付款方式辦理付款手續。采購專員應定期與財務部核對采購款項的支付情況，確保付款準確無誤。四、采購預算管理1.預算編制采購部應根據北京宴的經營計劃和采購需求，每年編制采購預算。采購預算應包括食品原材料、飲料、餐具、設備及用品等各項采購費用。采購預算編制過程中，采購部應與各相關部門進行溝通協調，充分聽取其意見和建議，確保預算的合理性和準確性。采購預算編制完成后，經采購部經理審核、財務部復核，報公司管理層審批后執行。2.預算執行與控制采購部應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制程序進行審批。財務部應定期對采購預算的執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并提出改進措施。采購部應加強與供應商的溝通協調，爭取有利的采購價格和條款，降低采購成本，確保采購預算的有效控制。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險等。針對識別出的風險，采購部應分析其發生的可能性和影響程度，制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險：密切關注市場動態，及時了解市場價格波動和供應情況變化，通過與供應商簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風險。質量風險：加強對采購物品質量的檢驗和驗收，嚴格按照質量標準選擇供應商，要求供應商提供質量保證承諾，對不合格產品及時進行處理。供應商風險：建立供應商評估和管理機制，定期對供應商進行考核和評價，選擇優質供應商合作，分散供應商風險。如供應商出現重大問題，應及時調整采購渠道。合同風險：簽訂采購合同前，仔細審查合同條款，確保合同內容合法、合規、完整。加強對采購合同執行情況的監督和檢查，及時處理合同糾紛。六、采購監督與審計1.內部監督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。采購部應定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受內部監督和檢查。各部門有權對采購過程中的違規行為進行舉報，公司將對舉報情況進行調查核實，并依法依規處理。2.外部審計公司定期聘請外部審計機構對采購活動進行審計，確保采購工作符合法律法規和相關政策要求。外部審計機構出具的審計報告應及時提交公司管理層，并作為改進采購管理工作的重要依據。七、采購人員行為規范1.職業道德采購人員應遵守國家法律法規和公司規章制度，誠實守信，廉潔奉公。不得接受供應商的賄賂、回扣、禮品等不正當利益，不得利用職務之便謀取私利。2.工作紀律采購人員應嚴格遵守工作時間，按時上下班，不得遲到早退。工作期間應認真履