建立涉密文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司涉密文件管理，確保公司商業秘密和敏感信息的安全，防止涉密文件的泄露、丟失或不當使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及涉密文件的產生、傳遞、使用、存儲、保管和銷毀等環節。（三）定義1.涉密文件：指涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等敏感信息，一旦泄露可能對公司造成重大損失或不良影響的文件。2.密級劃分：根據涉密文件的重要性和敏感性，將其劃分為絕密、機密、秘密三個等級。絕密級：是最重要的公司秘密，一旦泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害。機密級：是重要的公司秘密，一旦泄露會使公司的權益和利益遭受嚴重的損害。秘密級：是一般的公司秘密，一旦泄露會使公司的權益和利益遭受一定的損害。二、涉密文件的產生與標識（一）文件產生1.各部門在工作過程中，凡涉及公司涉密信息的文件，應按照本制度要求進行管理。2.擬制涉密文件時，應明確標明密級，并在文件首頁左上角加蓋相應密級標識章。（二）密級標識1.絕密級：標識為“絕密★”，紅色字體，左上角加蓋紅色五角星，五角星外框為紅色，五角星內為黃色。2.機密級：標識為“機密★”，紅色字體，左上角加蓋紅色五角星，五角星外框為紅色，五角星內為黃色。3.秘密級：標識為“秘密”，黑色字體，左上角加蓋黑色實心三角形。三、涉密文件的傳遞（一）傳遞方式1.涉密文件應通過專人傳遞、機要通信、加密電子郵件等安全可靠的方式進行傳遞，不得通過普通郵政、快遞或互聯網等非安全渠道傳遞。2.傳遞涉密文件時，應將文件封裝在專用的保密信封或文件袋內，并在封口處加蓋密封章。（二）傳遞人員要求1.傳遞涉密文件的人員應經過保密培訓，熟悉保密規定和要求，具備良好的保密意識和責任心。2.傳遞人員在傳遞過程中應妥善保管涉密文件，確保文件的安全，不得擅自將文件交予他人或在公共場所停留。（三）傳遞記錄1.建立涉密文件傳遞記錄臺賬，詳細記錄文件的名稱、密級、傳遞時間、傳遞人員、接收人員等信息。2.傳遞記錄應保存至少[X]年，以備查閱。四、涉密文件的使用（一）使用范圍1.涉密文件僅限在公司內部規定的范圍內使用，未經批準，不得擅自擴大使用范圍。2.使用涉密文件的人員應嚴格遵守保密規定，不得將文件泄露給無關人員。（二）使用審批1.員工因工作需要使用涉密文件時，應填寫《涉密文件使用申請表》，注明文件名稱、密級、使用目的、使用期限等信息，經部門負責人審核、分管領導批準后，方可使用。2.對于絕密級文件的使用，需經公司總經理批準。（三）使用要求1.使用涉密文件時，應在符合保密要求的場所進行，不得在公共場所或未采取保密措施的環境中使用。2.使用人員應妥善保管涉密文件，不得擅自復制、摘抄、轉借或銷毀文件。如需復制或摘抄文件，應按照本制度的規定辦理審批手續。3.使用完畢后，應及時將涉密文件歸還至指定的保管部門或人員，并辦理歸還手續。五、涉密文件的存儲（一）存儲場所1.公司應設立專門的涉密文件存儲場所，如保密室、保險柜等，并確保存儲場所具備安全保密條件，如防盜、防火、防潮、防蟲等。2.涉密文件存儲場所應配備必要的安全設施，如監控設備、門禁系統、報警裝置等。（二）存儲方式1.涉密文件應按照密級分類存儲，不同密級的文件應分開存放，不得混存。2.存儲涉密文件的介質應進行加密處理，并定期進行備份，以防止數據丟失。3.存儲涉密文件的場所應設置明顯的標識，標明“涉密場所，未經許可不得入內”。（三）存儲人員要求1.負責涉密文件存儲的人員應經過保密培訓，熟悉保密規定和要求，具備良好的保密意識和責任心。2.存儲人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自開啟、查閱或銷毀涉密文件。六、涉密文件的保管（一）保管責任1.各部門負責人為本部門涉密文件保管的第一責任人，負責本部門涉密文件的日常保管和監督檢查。2.公司設立保密管理員，負責公司涉密文件的統一保管和定期檢查。（二）保管措施1.涉密文件應存放在專門的保密柜或文件架內，并加鎖保管。2.定期對涉密文件進行清查盤點，確保文件的數量、內容與臺賬記錄一致。3.對發現的涉密文件丟失、損壞或泄露等情況，應及時報告，并采取相應的措施進行處理。（三）保管期限1.涉密文件的保管期限根據文件的性質和重要程度確定，一般為[X]年。2.保管期限屆滿后，如需繼續保存，應重新進行鑒定和審批；如需銷毀，應按照本制度的規定辦理銷毀手續。七、涉密文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無需繼續保存的涉密文件。2.因工作失誤或其他原因形成的多余、重復或無效的涉密文件。3.已被新的文件替代且無需繼續保存的涉密文件。（二）銷毀方式1.涉密文件的銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。2.對于存儲在電子介質上的涉密文件，應采用專業的數據擦除工具進行擦除，并進行多次覆蓋，確保數據徹底銷毀。（三）銷毀審批1.擬銷毀涉密文件時，應填寫《涉密文件銷毀申請表》，注明文件名稱、密級、數量、銷毀原因等信息，經部門負責人審核、分管領導批準后，方可進行銷毀。2.對于絕密級文件的銷毀，需經公司總經理批準。（四）銷毀記錄1.建立涉密文件銷毀記錄臺賬，詳細記錄文件的名稱、密級、數量、銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息。2.銷毀記錄應保存至少[X]年，以備查閱。八、監督與檢查（一）監督部門公司設立保密工作領導小組，負責對公司涉密文件管理工作進行監督檢查。保密工作領導小組辦公室設在公司辦公室，負責日常監督檢查工作的組織和協調。（二）檢查內容1.涉密文件管理制度的執行情況。2.涉密文件的產生、傳遞、使用、存儲、保管和銷毀等環節的管理情況。3.涉密人員的保密意識和行為規范情況。（三）檢查方式1.定期檢查：保密工作領導小組辦公室定期對公司各部門的涉密文件管理工作進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查。2.不定期抽查：保密工作領導小組辦公室不定期對公司各部門的涉密文件管理工作進行抽查，及時發現和糾正存在的問題。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，保密工作領導小組辦公室應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應按照整改通知書的要求，認真落實整改措施，并將整改情況及時報告保密工作領導小組辦公室。3.對于違反涉密文件管理制度的行為，公司將視情節輕重，給予相應的紀律處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。九、培訓與教育（一）培訓對象公司全體員工，特別是涉及涉密文件管理和使用的人員。（二）培訓內容1.國家保密法律法規和公司保密制度。2.涉密文件管理的基本知識和技能。3.保密意識和職業道德教育。（三）培訓方式1.定期組織保密培訓，邀請專業的保密機構或專家進行授課。2.發放保密宣傳資料