辦公室設施管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室設施的管理，確保設施的正常使用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有辦公室設施的管理，包括辦公桌椅、電腦、打印機、復印機、傳真機、空調、飲水機等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：辦公室設施由公司行政部門統(tǒng)一管理和調配。2.合理使用原則：員工應合理使用辦公室設施，不得隨意損壞或浪費。3.定期維護原則：行政部門應定期對辦公室設施進行維護和保養(yǎng)，確保設施的正常運行。二、設施采購（一）需求申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公室設施需求申請表》，詳細說明設施名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。2.申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交至行政部門。（二）審核與審批1.行政部門收到申請表后，對需求進行審核，核實是否確有必要采購。2.審核通過后，申請表提交至公司領導審批。（三）采購實施1.經(jīng)領導審批同意后，行政部門負責按照公司采購流程進行采購。2.采購過程中，應選擇質量可靠、價格合理的供應商，確保所采購設施符合公司要求。（四）驗收與入庫1.設施到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收。2.驗收內容包括設施的數(shù)量、規(guī)格、質量等，確保與采購合同一致。3.驗收合格后，設施辦理入庫手續(xù)，并登記入賬。三、設施配置（一）辦公桌椅配置1.根據(jù)員工崗位和職責，合理配置辦公桌椅。2.新員工入職時，由行政部門統(tǒng)一安排辦公桌椅。（二）電腦及相關設備配置1.根據(jù)工作需要，為員工配置電腦及相關設備，如顯示器、鍵盤、鼠標等。2.電腦配置標準由行政部門根據(jù)公司實際情況制定，并報公司領導批準。（三）其他設施配置1.打印機、復印機、傳真機等辦公設備，根據(jù)部門需求進行配置。2.空調、飲水機等公共設施，根據(jù)辦公室實際情況進行配置。四、設施使用（一）使用規(guī)范1.員工應按照設施的使用說明正確操作，不得擅自更改設施的設置。2.不得在辦公設施上安裝與工作無關的軟件或硬件。3.保持辦公設施的清潔衛(wèi)生，定期擦拭和保養(yǎng)。（二）安全使用1.注意用電安全，不得私拉亂接電線，不得超負荷使用電器設備。2.離開辦公室時，應關閉電腦、打印機、復印機等設備電源。3.如發(fā)現(xiàn)設施出現(xiàn)故障或安全隱患，應及時報告行政部門。（三）共享設施使用1.對于共享的辦公設施，如會議室設備、公共打印機等，使用前應提前預約。2.使用完畢后，應及時清理和歸還設施，并保持設施的整潔。五、設施維護（一）日常維護1.行政部門定期對辦公設施進行檢查和維護，確保設施正常運行。2.員工發(fā)現(xiàn)設施故障時，應及時報告行政部門，填寫《設施維修申請表》。（二）維修流程1.行政部門收到維修申請表后，及時安排維修人員進行維修。2.維修人員維修完畢后，填寫《設施維修記錄單》，并由使用部門簽字確認。（三）定期保養(yǎng)1.行政部門制定辦公設施定期保養(yǎng)計劃，按照計劃對設施進行保養(yǎng)。2.定期保養(yǎng)內容包括設備清潔、潤滑、調試、更換易損件等。六、設施更換與報廢（一）更換條件1.辦公設施出現(xiàn)嚴重故障，無法修復或維修成本過高。2.因技術更新或業(yè)務發(fā)展需要，原設施已不能滿足工作要求。（二）更換流程1.由使用部門填寫《辦公室設施更換申請表》，說明更換原因和更換設施的規(guī)格、數(shù)量等。2.申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交至行政部門審核。3.行政部門審核通過后，提交至公司領導審批。4.經(jīng)領導審批同意后，行政部門按照采購流程進行更換。（三）報廢條件1.辦公設施已超過使用年限，且無法正常使用。2.設施因損壞嚴重，無法修復或維修成本過高，且無使用價值。（四）報廢流程1.由使用部門填寫《辦公室設施報廢申請表》，詳細說明報廢設施的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等。2.申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交至行政部門審核。3.行政部門組織相關人員對報廢設施進行鑒定，確認符合報廢條件后，提交至公司領導審批。4.經(jīng)領導審批同意后，行政部門對報廢設施進行處理，并做好記錄。七、設施盤點（一）盤點周期1.行政部門定期對辦公設施進行盤點，每年至少進行一次全面盤點。2.在特殊情況下，如公司搬遷、部門調整等，可根據(jù)需要進行臨時盤點。（二）盤點內容1.盤點辦公設施的數(shù)量、規(guī)格、型號、使用狀況等。2.核對設施的臺賬記錄與實際情況是否一致。（三）盤點結果處理1.盤點結束后，行政部門編制《辦公室設施盤點報告》，對盤點結果進行總結和分析。2.如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的調整和處理。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.擅自損壞辦公設施或改變設施用途。2.未經(jīng)批準私自采購辦公設施。3.不按規(guī)定使用共享設施，影響他人正常使用。4.拒絕配合行政部門對設施進行管理和維護。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的員工，給予口頭警告，并責令其改正。2.對于違規(guī)行為較嚴重的員工，給予書面警告，并視情節(jié)輕重給予相應的經(jīng)濟處罰。3.對于因違規(guī)行為導致公司財產損失的