門衛室信件管理制度一、總則（一）目的為規范公司門衛室信件管理工作，確保公司信件的安全、及時傳遞與妥善保管，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司門衛室對各類信件（包括但不限于平信、掛號信、快遞、包裹等）的接收、登記、保管、分發及退回等管理工作。（三）職責分工1.門衛室工作人員負責信件的日常接收、登記、保管及初步分揀工作，按照規定流程及時將信件傳遞給相關部門或人員，并做好記錄。2.各部門指定專人負責接收本部門的信件，對門衛室傳遞的信件進行確認、簽收，并及時處理。二、信件接收（一）接收流程1.門衛室工作人員應保持通訊暢通，在信件送達時及時接收。2.接收信件時，仔細核對信件上的收件地址、收件人姓名是否為本公司。對于收件地址或收件人有誤的信件，應及時與快遞員或寄件人溝通確認。3.對收到的信件進行逐一清點，檢查信件是否有破損、變形、水漬等異常情況。如發現問題，應在快遞單或信件上注明，并與快遞員或寄件人當場核實。（二）特殊情況處理1.對于無法當面簽收的信件（如收件人外出等），門衛室工作人員應與快遞員協商，采取合適的保管方式（如暫存門衛室、放置指定地點等），并做好記錄。2.若收到的信件為機密文件或重要資料，門衛室工作人員應立即采取保密措施，單獨存放，并及時通知相關部門或人員前來領取。三、信件登記（一）登記內容1.門衛室工作人員應建立《門衛室信件登記簿》，對每一封接收的信件進行詳細登記。登記內容包括信件編號、寄件人姓名及地址、收件人姓名及部門、信件類型（平信、掛號信、快遞、包裹等）、快遞單號、收到日期、送達時間等。2.對于重要信件或有特殊要求的信件，還應在登記簿上注明相關備注信息，如緊急程度、密級等。（二）登記要求1.登記信息應準確、完整、清晰，確保可追溯。2.登記工作應及時進行，不得積壓或延誤。四、信件保管（一）保管原則1.門衛室應設置專門的信件保管區域，確保信件存放安全、有序。2.對于不同類型、不同性質的信件，應進行分類保管，避免混淆。（二）保管措施1.信件保管區域應保持干燥、通風，防止信件受潮、發霉或損壞。2.對貴重物品、重要文件等信件，應采取額外的安全防護措施，如存放在保險柜中。3.定期對信件保管區域進行清理和檢查，確保信件存放環境良好，無丟失、損壞等情況。五、信件分發（一）分發流程1.門衛室工作人員根據信件上的收件人信息，在每天[具體時間]對信件進行集中分揀。2.分揀后的信件按照部門進行分類整理，填寫《門衛室信件分發清單》，注明信件編號、收件部門、信件數量等信息。3.將整理好的信件連同《門衛室信件分發清單》一并交至各部門指定的信件接收人員手中，并辦理簽收手續。（二）特殊情況處理1.若收件人離職、調崗或部門變更等原因導致信件無法正常分發，門衛室工作人員應及時與相關部門溝通，核實情況后按照新的收件信息進行分發或退回處理。2.對于無法確定收件部門或人員的信件，門衛室工作人員應通過內部溝通渠道（如公司內部通訊軟件、辦公電話等）進行查詢，或張貼通知，要求收件人盡快與門衛室聯系。如在規定時間內仍無法確定收件人，應將信件退回寄件人，并做好記錄。六、信件退回（一）退回原因1.收件人信息錯誤，經多次聯系仍無法更正。2.收件人拒收信件。3.因其他原因導致信件無法送達，且無法聯系到寄件人更改收件信息。（二）退回流程1.門衛室工作人員在確認信件需要退回后，應在《門衛室信件登記簿》上注明退回原因，并填寫《門衛室信件退回清單》，詳細記錄信件編號、寄件人姓名及地址、退回原因等信息。2.將需要退回的信件按照快遞或郵政規定的方式進行包裝，并粘貼退回標簽。3.聯系原快遞員或郵政工作人員，將退回信件交其帶回處理，并要求其在《門衛室信件退回清單》上簽字確認。七、信件查詢與跟蹤（一）查詢方式1.公司內部人員如需查詢信件狀態，可通過門衛室進行查詢。查詢時應提供信件編號、寄件人姓名或收件人姓名等相關信息。2.門衛室工作人員根據查詢信息，在《門衛室信件登記簿》中查找相關記錄，并向查詢人員反饋信件的接收、分發、退回等情況。（二）跟蹤措施1.對于重要信件或緊急快遞，門衛室工作人員應進行跟蹤，確保信件按時、準確送達收件人手中。跟蹤方式包括電話聯系快遞員、查詢快遞物流信息等。2.如發現信件在傳遞過程中出現延誤、丟失等異常情況，門衛室工作人員應及時與快遞員或寄件人溝通，了解原因，并采取相應的解決措施。同時，應將情況記錄在案，以便后續查詢和處理。八、保密規定（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等敏感內容的信件。2.其他需要保密的信件。（二）保密措施1.門衛室工作人員應對保密信件嚴格保密，不得擅自拆閱、泄露信件內容。2.在處理保密信件時，應采取專門的保密措施，如在單獨的區域進行操作、使用加密設備等。3.對于因工作需要接觸保密信件的人員，應進行保密教育，明確保密責任，簽訂保密協議。九、監督與考核（一）監督機制1.公司行政部門負責對門衛室信件管理工作進行定期檢查和不定期抽查，確保信件管理工作符合本制度要求。2.各部門對門衛室傳遞的信件進行監督，如發現問題及時向行政部門反饋。（二）考核辦法1.建立門衛室信件管理工作考核制度，對門衛室工作人員的工作表現進行量化考核。考核指標包括信件接收及時性、登記準確性、保管安全性、分發效率、退回處理及時性等。2.考核結果與門衛室工作人員的績效獎金、崗位晉升等掛鉤。對于工作表現優秀的人員，給予相應的獎勵；對于違反本制度規定，造成信件丟失、延誤或泄露等不良后果的人員，視情節輕重給予批評