購(gòu)買保密柜管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保密柜的管理，規(guī)范保密柜的購(gòu)買、使用、維護(hù)及報(bào)廢流程，確保公司機(jī)密文件、資料及物品的安全存儲(chǔ)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及保密柜使用的部門和人員。（三）基本原則1.安全保密原則：保密柜的管理應(yīng)確保存儲(chǔ)物品的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露和物品丟失。2.規(guī)范使用原則：明確保密柜的使用流程和規(guī)范，確保使用人員正確操作，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致安全事故。3.定期維護(hù)原則：對(duì)保密柜進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其性能良好，正常運(yùn)行。二、購(gòu)買管理（一）需求申請(qǐng)1.各部門因工作需要使用保密柜時(shí)，應(yīng)填寫《保密柜購(gòu)買申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明購(gòu)買原因、所需保密柜的規(guī)格、數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。（二）審批流程1.行政部門收到《保密柜購(gòu)買申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。2.審核通過(guò)后，申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，做出審批決定。3.審批通過(guò)的申請(qǐng)表返回行政部門，作為購(gòu)買保密柜的依據(jù)。（三）采購(gòu)實(shí)施1.行政部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，負(fù)責(zé)保密柜的采購(gòu)工作。采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公司相關(guān)采購(gòu)制度，選擇具有良好信譽(yù)和質(zhì)量保證的供應(yīng)商。2.在采購(gòu)合同中，應(yīng)明確保密柜的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款，確保采購(gòu)的保密柜符合公司要求。3.采購(gòu)?fù)瓿珊螅姓块T應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商的交貨情況，確保保密柜按時(shí)、按質(zhì)、按量送達(dá)公司指定地點(diǎn)。（四）驗(yàn)收1.保密柜送達(dá)公司后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括保密柜的外觀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。3.驗(yàn)收合格后，填寫《保密柜驗(yàn)收單》，參與驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收單作為保密柜入賬和后續(xù)管理的依據(jù)。三、使用管理（一）分配與登記1.行政部門根據(jù)各部門的需求和實(shí)際情況，將驗(yàn)收合格的保密柜分配至相應(yīng)部門。2.各部門負(fù)責(zé)指定專人作為保密柜的使用責(zé)任人，并填寫《保密柜使用登記表》，詳細(xì)記錄保密柜的編號(hào)、使用人、啟用時(shí)間等信息。3.使用責(zé)任人應(yīng)妥善保管《保密柜使用登記表》，如有人員變動(dòng)或其他信息變更，應(yīng)及時(shí)更新登記內(nèi)容。（二）使用規(guī)范1.保密柜僅供存放公司機(jī)密文件、資料、重要物品等，嚴(yán)禁存放易燃易爆、腐蝕性等危險(xiǎn)物品。2.使用責(zé)任人應(yīng)保持保密柜內(nèi)部清潔，定期清理灰塵和雜物，確保存儲(chǔ)物品的安全。3.保密柜應(yīng)設(shè)置專人專用的密碼或鑰匙，使用責(zé)任人應(yīng)妥善保管密碼和鑰匙，不得隨意透露給他人。如因工作需要委托他人使用，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好相關(guān)記錄。4.開啟保密柜時(shí)，應(yīng)確保周圍環(huán)境安全，防止他人窺視。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉保密柜，并檢查門鎖是否鎖好。5.在保密柜內(nèi)存放的文件、資料等應(yīng)分類整理，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。（三）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)保密柜的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括保密柜的使用規(guī)范執(zhí)行情況、存儲(chǔ)物品的安全性等。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)配合行政部門的監(jiān)督檢查工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。3.對(duì)于違反保密柜使用規(guī)范的行為，行政部門應(yīng)及時(shí)制止，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。四、維護(hù)管理（一）日常維護(hù)1.使用責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)保密柜進(jìn)行日常維護(hù)，檢查保密柜的外觀是否有損壞、變形等情況，門鎖是否正常工作。2.如發(fā)現(xiàn)保密柜存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，行政部門根據(jù)情況安排維修或更換。（二）定期保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)每年組織對(duì)保密柜進(jìn)行一次全面的保養(yǎng)工作，包括清潔、潤(rùn)滑、調(diào)試等。2.保養(yǎng)工作應(yīng)由專業(yè)人員進(jìn)行，確保保密柜的性能良好，延長(zhǎng)使用壽命。（三）故障維修1.當(dāng)保密柜出現(xiàn)故障時(shí)，使用責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。行政部門根據(jù)故障情況，判斷是否需要聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修。2.如需供應(yīng)商維修，行政部門應(yīng)提供詳細(xì)的故障描述和相關(guān)信息，協(xié)助供應(yīng)商盡快解決問(wèn)題。3.在保密柜維修期間，行政部門應(yīng)采取臨時(shí)措施，確保存儲(chǔ)物品的安全。五、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定1.保密柜因使用年限過(guò)長(zhǎng)、損壞嚴(yán)重等原因無(wú)法繼續(xù)使用時(shí)，由使用部門填寫《保密柜報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因和保密柜的使用情況。2.行政部門收到報(bào)廢申請(qǐng)表后，組織相關(guān)人員對(duì)保密柜進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。3.鑒定通過(guò)后，申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）報(bào)廢處理1.經(jīng)審批同意報(bào)廢的保密柜，由行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)的回收公司進(jìn)行處理。2.在報(bào)廢處理過(guò)程中，應(yīng)確保保密柜內(nèi)存儲(chǔ)的文件、資料等已進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。3.行政部門應(yīng)做好保密柜報(bào)廢處理的記錄，包括報(bào)廢時(shí)間、回收公司名稱、處理方式等信息。六、附則