鋼印章使用管理制度一、總則1.目的為加強公司鋼印章的管理，規范鋼印章的使用，維護公司的合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.定義本制度所稱鋼印章，是指公司以法定名稱刻制的，用于公司各類文件、合同、協議、證明等具有法律效力的文件上加蓋的印章。二、鋼印章的刻制與啟用1.刻制公司鋼印章的刻制由行政部門統一負責，根據公司實際需要，填寫《鋼印章刻制申請表》，報公司領導審批。審批通過后，行政部門持公司介紹信到公安機關指定的印章刻制單位進行刻制。刻制完成后，行政部門應及時將鋼印章移交公司檔案室，并辦理交接手續。2.啟用鋼印章啟用前，行政部門應在公司內部發布啟用通知，明確鋼印章的使用范圍、使用流程等相關事項。鋼印章啟用時，應在公司檔案室進行登記，記錄啟用日期、啟用范圍、保管人等信息。三、鋼印章的保管1.保管原則鋼印章應指定專人保管，保管人應具備高度的責任心和保密意識。鋼印章應妥善保管，存放于安全可靠的地方，防止印章被盜、丟失或損壞。2.保管人職責負責鋼印章的日常保管，確保印章安全。嚴格按照本制度規定的使用流程使用鋼印章，不得擅自使用印章。對鋼印章的使用情況進行登記，記錄使用日期、使用部門、使用事由、蓋章文件名稱等信息。定期對鋼印章進行檢查，如發現印章有損壞或異常情況，應及時報告行政部門。3.保管地點鋼印章應存放于公司檔案室的專用印章保險柜內，保險柜鑰匙由保管人妥善保管，不得隨意轉交他人。四、鋼印章的使用1.使用范圍公司對外簽訂的合同、協議、文件等具有法律效力的文書。公司內部發布的重要文件、通知、通報等。公司出具的各類證明、介紹信等。其他需要加蓋鋼印章的文件或材料。2.使用流程申請：使用部門或個人填寫《鋼印章使用申請表》，詳細說明使用事由、蓋章文件名稱、蓋章份數等信息，并經部門負責人簽字確認。審批：《鋼印章使用申請表》報公司領導審批，審批通過后方可使用鋼印章。蓋章：保管人憑經審批的《鋼印章使用申請表》，在指定的文件或材料上加蓋鋼印章，并確保印章清晰、端正。登記：蓋章完成后，保管人應在《鋼印章使用登記表》上進行登記，記錄使用日期、使用部門、使用事由、蓋章文件名稱、蓋章份數等信息。3.特殊情況處理如遇緊急情況，無法事先辦理審批手續的，使用部門或個人應電話請示公司領導同意后，先行加蓋鋼印章，并在事后及時補辦審批手續。對于涉及公司重大利益或風險的文件，如合同金額較大、涉及重要業務等，應經公司法律顧問審核后，方可加蓋鋼印章。五、鋼印章的停用與銷毀1.停用因公司名稱變更、業務調整等原因，需要停用鋼印章的，由行政部門填寫《鋼印章停用申請表》，報公司領導審批。審批通過后，行政部門應及時在公司內部發布停用通知，收回鋼印章，并妥善保管。2.銷毀對于停用的鋼印章，行政部門應定期進行清理，填寫《鋼印章銷毀申請表》，報公司領導審批。審批通過后，行政部門應會同公司審計部門等相關人員，對鋼印章進行銷毀，并在《鋼印章銷毀登記表》上記錄銷毀日期、銷毀方式、銷毀人員等信息。六、監督與檢查1.公司行政部門負責對鋼印章的使用情況進行定期檢查，確保鋼印章的使用符合本制度規定。2.公司審計部門負責對鋼印章的管理情況進行審計監督，如發現違規使用印章的行為，應及時進行調查處理。3.對于違反本制度規定使用鋼印章的行為，公司將視情節輕重，給予相關責任人批評教育、警告、罰款等處罰；如造成公司經濟損失或其他不良影響的